Организация закупочной деятельности предприятия (на примере ОАО «Вятич»)

 

     Для обеспечения производства сырьем и материалами в ОАО «Вятич» используется система закупок, базирующихся на следующих принципах:

• закупка продукции требуемого количества, нужного качества, точно в срок;
• закупка продукции с минимальной общей стоимостью затрат;
• предсказуемость и долгосрочность поставок;
• постоянное улучшение качества закупок, с целью постоянного удовлетворения изменяющихся требований потребителей продукции ОАО «Вятич».

     Закупку продукции осуществляют только на основании договора поставки, содержащего следующие разделы:

• Предмет договора;
• Цена договора;
• Сроки и условия поставки продукции;
• Условия оплаты;
• Качество продукции;
• Приемка продукции;
• Тара, упаковка и маркировка;
• Ответственность сторон;
• Конфиденциальность;
• Форс-мажор;
• Срок действия и условия расторжения договора;
• Порядок урегулирования споров;
• Прочие условия;
• Юридические адреса и реквизиты сторон.

     Договор на поставку продукции заключает  специалист, назначенный ответственным по подразделению за закупку данного вида ресурсов.

     Договор на поставку продукции на следующий  период заключают на основании распоряжения коммерческого директора. Распоряжение выпускается за 6 месяцев, предшествующих периоду поставки.

     Объем закупок рассчитывают исходя из производственной программы   ОАО   «Вятич»,   которую   формирует  дирекция  по  продажам  до  1 сентября предшествующего года. Производственная программа на год корректируется ежеквартальной производственной программой, которая выдается за 4 дня до начала планируемого периода (отв. – дирекция по производству).

     При наличии альтернативных поставщиков  коммерческий директор несет ответственность  за организацию и проведение комиссии по закупкам для распределения объемов поставки и за организацию закупок данного вида продукции.

     Для формирования бюджета закупок сырья и материалов на планируемый период начальники отделов направляют специалистам финансовой службы следующие данные:

• ожидаемые остатки сырья и материалов на начало планируемого месяца;
• ожидаемые кредиторские и дебиторские задолженности поставщиков;
• о закупках на планируемый месяц.

     Таким образом, можно сделать вывод, что  организация и планирование закупочной деятельности на ОАО «Вятич» осуществляется традиционными методами, без привлечения дополнительных специализированных сотрудников и средств автоматизации. Тем не менее, в настоящее время идет подготовка к реорганизации структуры управления материальными потоками, а также автоматизация деятельности пивзавода.

 

      2 ТЕОРИТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВОПРОСА ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

2.1 Сущность и задачи закупочной логистики

 

     Закупочная  логистика — это управление материальными  потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

     Значимым  элементом микрологистической системы  является подсистема закупок, организующая вход материального потока в логистическую систему. Управление материальными потоками на данном этапе имеет известную специфику, что объясняет необходимость выделения закупочной логистики в отдельный раздел изучаемой дисциплины.

     Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (служба снабжения): сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

     — элементом, обеспечивающим связи и  реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;

     — элементом микрологистической системы, то есть одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

     — самостоятельной системой, имеющей  элементы, структуру и самостоятельные цели.

     Рассмотрим  цели функционирования службы снабжения на каждом из выделенных уровней.

     1. Как элемент макрологистической  системы служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает «ввязывание» предприятия в макрологистическую систему. Идея логистики — получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников, требует, чтобы персонал службы снабжения добивался реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей логистической макросистемы. Это означает, что служба снабжения, работая на собственное предприятие, в то же время должна преследовать цель повышения эффективности функционирования всей макрологистической системы. Собственное предприятие при таком подходе рассматривается как элемент всей макрологистической системы: улучшается положение всей системы - улучшается положение предприятия, как ее элемента.

     2. Служба снабжения, являясь элементом  организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи снабжение—производство—сбыт. Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического обеспечения (например, система МРП ) обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени.  

     Режим работы в реальном масштабе времени  обеспечивает обработку информации в темпе, определяемом скоростью  ее поступления. Этот режим дает возможность получать необходимую информацию о движении материального потока в текущий момент времени и своевременно выдавать соответствующее административное и управляющее воздействие на объекты управления.

     Цепь  снабжение—производство—сбыт должна строиться   на основе современной концепции маркетинга, то есть вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем, исходя из нее,  стратегия развития производства и уже затем стратегия снабжения производства. Следует отметить, что маркетинг намечает  данную задачу лишь в концептуальном плане. Научный инструментарий маркетинга, нацеленный на всестороннее исследование рынка сбыта, не содержит методов, позволяющих решать задачи технико-технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при изучении рынка сбыта. Маркетинг не предлагает также и методов системной организации всех участников процесса продвижения материалов от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.

     3. Эффективность функционирования  службы снабжения, возможность  реализации перечисленных целей как на уровне предприятия, так и на уровне макрологистики в существенной степени зависит от системной организации самой службы снабжения. Особенности организации деятельности этой службы с точки зрения возможности эффективного управления материальными потоками рассмотрены в следующем параграфе.

2.2 Служба закупок на предприятии

 

     В соответствии с концепцией логистики  в процессе обеспечения предприятия предметами труда должны иметь место мероприятия по реализации системного подхода к управлению материальными потоками в пределах самой службы снабжения.

     Для обеспечения предприятия предметами труда необходимо решить задачи:

     — что закупить;

     — сколько закупить;

     — у кого закупить;

     — на каких условиях закупить.

     Кроме того, необходимо выполнить работы:

     — заключить договор;

     — проконтролировать исполнение договора;

     — организовать доставку;

     — организовать складирование.

     Что, сколько и у кого закупить - задачи сложные по своей  природе. В России их решение осложнено тем, что  в недавнем прошлом предприятия  эти задачи в полном объеме зачастую не решали вообще, так как ресурсы распределялись.

Рисунок 5 - Реализация функции снабжения в процессе работы различных подразделений предприятия

     Рассмотрим  два варианта организации снабжения, принципиально отличающиеся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем.

     На  рисунке 5 представлен вариант организационной структуры предприятия с распределением перечисленных выше задач между различными функциональными подразделениями. Как видим,    задачи что закупить и сколько закупить решаются дирекцией по  производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда.

     Задачи, у кого и на каких условиях закупить решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, то есть заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Рисунок 6 - Реализация функции снабжения в процессе работы одного подразделения предприятия 

     Другой  вариант, представленный на рисунке 6, предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому  снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

     2.3 Задача «сделать или купить»

 

     Задача  «что закупить» заключается в  принятии одного из двух альтернативных решений — делать комплектующее изделие самим (если это в принципе возможно) или же покупать у другого производителя. В англоязычной литературе эта задача встречается под названием Make-or-Buy Problem (задача «сделать  или купить»), или сокращенно -  задача MOB,  решение которой зависит от ряда внешних факторов, а также от условий на самом предприятии.

     В более широком плане задача MOB — это обоснование решения вопроса о степени использования в производственном процессе собственных средств производства. Решения принимаются как по использованию собственных средств труда (собственный транспорт, склады, техника, оборудование), так и по использованию собственных предметов труда, то есть изготовленных своими силами заготовок, полуфабрикатов, комплектующих изделий. Альтернативные решения — наемный транспорт, лизинг оборудования, аренда складов, а также закупка полуфабрикатов или комплектующих изделий.

     Значимым  с точки зрения настоящего курса  внешним фактором является степень  развития логистики в экономике. Самостоятельное производство комплектующих снижает зависимость предприятия от колебаний рыночной конъюнктуры. Предприятие может устойчиво функционировать вне зависимости от складывающейся на рынке ситуации (естественно, в известных пределах). В то же время, высокое качество и низкую себестоимость комплектующих скорее обеспечит производитель, который специализируется на их выпуске. Поэтому, отказываясь от собственного производства и принимая решение о закупке комплектующих у специализированного поставщика, предприятие получает возможность поднять качество и снизить себестоимость, однако попадает при этом в зависимость от окружающей экономической среды. Риск потерь, обусловленный ростом зависимости, будет тем ниже, чем выше надежность поставок и чем более развиты в экономике логистические связи. Таким образом, чем выше степень развития логистики в обществе, тем «спокойнее» предприятие отказывается от собственного производства комплектующих и перекладывает эту задачу на специализированного производителя.