Автоматизации документооборота и делопроизводства

     Функциональные  возможности САДД поддерживают ведение  РК на всех этапах исполнения документа, включая его регистрацию, наложение  на документ резолюций, оформление отчетов  исполнителями, списание документа  в дело. Подсистема формирования стандартных отчетов дает возможность оперативно контролировать исполнение документов.

     Все документы, подлежащие регистрации, делятся  на несколько групп, каждая из которых  регистрируется отдельно, т.е. имеет  отличные от других групп правила  формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор  реквизитов. Системой поддерживаются три базовые группы:

• входящие;
• исходящие (внутренние);
• письма и обращения граждан.

     Группа  Входящие предназначена для регистрации поступающей в организацию служебной корреспонденции. Группа Исходящие (внутренние) предназначена для регистрации исходящей из организации корреспонденции и внутренних документов. Группа Письма и обращения граждан — для регистрации поступающих в организацию писем граждан.

     Система допускает деление каждой из групп  документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому  признаку, признаку подразделений или  признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно делить на более  мелкие подгруппы и т.д. Например, группу Исходящие можно разделить  на подгруппы Отправляемые документы  и Внутренние документы, а подгруппу  Внутренние документы — на подгруппы  Приказы, Распоряжения, Инструкции и  т.д.

     Деление на подгруппы определяется правилами  документооборота и нуждами справочно-аналитической  работы, а состав подгрупп и правила  формирования регистрационных номеров  хранятся в системном справочнике  группы документов.

     В зависимости от того, к какой базовой  группе отнесен документ, его РК содержит разный набор реквизитов. Состав реквизитов каждой из групп  документов также определяется действующими российскими нормативными документами.

     Рассмотрение  входящего документа

     Все операции по рассмотрению входящих документов производятся с помощью системы  автоматизированного документооборота, входящей в состав предлагаемого  решения.

     При регистрации документа, поступившего в предприятие, уполномоченный на то служащий заполняет экранную форму. Система автоматически в соответствии с принятыми в организации  правилами формирует регистрационный  номер документа, а пользователь вводит все необходимые сведения о документе, в том числе краткую  аннотацию, и при необходимости  присоединяет отсканированный, (а при  возможности — распознанный средством  оптического распознавания) электронный  образ документа.

     Исполнение  резолюций

     Резолюция, вынесенная по входящему документу, может требовать от исполнителей проведения каких-либо действий или  быть нейтральной — например «принять к сведению». С точки зрения автоматизации  документооборота наиболее интересны  резолюции, требующие от исполнителей подготовки внутренних или исходящих  документов.

     Содержащееся  в резолюции распоряжение о подготовке документа порождает отдельный  производственный процесс подготовки документа. Этот процесс традиционно  состоит из следующих этапов:

• подготовка текста проекта документа;
• согласование проекта документа;
• утверждение проекта документа.

     Основная  по трудоемкости задача — подготовка текста проекта документа — уже  давно во многих органах власти решается при помощи средств вычислительной техники. При этом формальные операции документооборота, такие, как визирование  при согласовании и утверждение, требуют работы с бумажным документом.

     Подготовленный  полностью в электронном виде документ необходимо распечатать и  зарегистрировать в САДД. Производится это в порядке, схожем с регистрацией любого другого документа за исключением того, что необходимость в сканировании отпадает. САДД позволяет проконтролировать процесс согласования и утверждения бумажного документа, учесть выдвинутые замечания и довести их до сведения исполнителей.

     Подготовка  документа ведется современными технологиями работы с документами, предоставляемыми решениями Microsoft. Более подробное описание этих решений приведено в разделе «Подготовка документов».

     Обработка исходящих документов

     Прошедший согласование и утверждение проект исходящего документа автоматически  регистрируется в САДД как утвержденный исходящий документ. Далее, в случае указания в РК внешних адресатов, которым надлежит получить данный документ, осуществляется контроль отправки бумажных экземпляров.

     В рассматриваемом комплексе программных  средств передача дел на архивное хранение производится автоматизированно за счет тесной интеграции САДД и системы автоматизации архивного дела.

     Система автоматизации архивного дела предназначена  для ведения и учета архивных документов.

     Контроль  исполнения

     Предлагаемое  решение обладает средствами контроля за документооборотом — от непосредственного контроля руководителем за исполнением собственных резолюций до контроля статистических параметров документооборота отдельных подразделений и Государственного учреждения Централизованной бухгалтерии Фрунзенского района СПб в целом.

     Текущий контроль исполнения резолюций осуществляется по записям в папке «На контроле»  кабинета автора резолюции. РК находятся  в этой папке с момента вынесения  контрольной резолюции до утверждения  автором резолюции отчета ответственного исполнителя.

     Общий контроль исполнения резолюций осуществляется с помощью отбора РК по различным  реквизитам резолюций, который производится с помощью функции Поиск. При этом отбор может производиться:

• для каждой картотеки и для всех картотек сразу;
• за определенный период времени регистрации РК или наложения резолюции;
• по авторам и исполнителям резолюций;
• по контрольным или неконтрольным резолюциям;
• по находящимся на контроле или снятым с контроля резолюциям;
• по резолюциям, выполненным в срок или с нарушением срока.

     Также контроль исполнения можно осуществлять с помощью отчетов, получаемых при  работе с отчетными формами системы  автоматизированного документооборота.

     Еще один способ эффективного контроля за ходом процесса по исполнению резолюции — сквозное взаимное соответствие сроков на всех технологических уровнях подготовки внутреннего или исходящего документа.

     Контрольные сроки исполнения документа, определенные в резолюции, автоматически доводятся  до исполнителей и учитываются средством  автоматизации их деятельности. При  подготовке сложных документов, где  несколько исполнителей отвечают за отдельные разделы, обычно применяется  программный продукт Microsoft Project. В меньших рабочих группах контрольные механизмы системы автоматизированного документооборота могут напрямую взаимодействовать со списками задач, ведущихся в почтовых системах Microsoft Outlook непосредственных исполнителей. Однако пример системы контроля интереснее рассматривать на более сложном примере, когда исполнением резолюции занято крупное подразделение. 
 

 
 
 

  Заключение 

  На  сегодняшний день очень многие управленцы понимают, что успеха фирма или  организация может достигнуть не только тогда, когда она будет  хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации  будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

  За  время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных  продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации  рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень  трудно представить современный  офис не только без компьютера, но и  без специальных программ, позволяющих  автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний  день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует  основным требованиям российского  делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного  программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности  функционирования и настройки того или иного ПО.

  Таким образом, спрос на такие программы  быстро увеличивается, и благодаря  этому производители создают  все более и более совершенные, многофункциональные (корпоративные) системы, позволяющие решить любые  промышленные вопросы, преодолеть не только проблемы, характерные для, по определению  В.Э. Баласаняна, канонических моделей делопроизводства, но и проблемы, порожденные временным соединением двух полярных эпох в развитии документационного обеспечения управления [Баласанян 2003: 23]. Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса.

  Период  смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически  неизбежно. Однако очень многие компании-производители  стремятся обеспечить эффективность  деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке  пути к новой эпохе.

  Целью данной дипломной работы являлось создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение на реально  существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.

  Проведенные нами исследования и работы по созданию модели электронного документооборота с эффективным движением документов, позволяют нам сделать ряд  выводов и предложений:

  Актуальность  проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого  документационного пространства с  учетом рационального использования  человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

  Исследование  проблем в области бумажного  делопроизводства и проведенный  сравнительный анализ его с электронным  делопроизводством позволил нам  выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью  разработки дальнейшего их решения:

  - неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

  - попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

  - накопление множества документов, назначение и источник появления  которых неясны;

  - большие затраты времени на  подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость  обработки и информации, а значит  – медленная реакция на новые  воздействия;

  - избыточность документооборота, большая  потеря времени на обработку  входящей и исходящей корреспонденции,  внутренних документов и на  ознакомление с документами;

  - противоречивость принимаемых решений,  невозможность обеспечить быструю  передачу исходных документов  и информации должностным лицам,  принимающим решения;

  - бесконтрольность исполнителей, невозможность  доведения в короткие сроки  поручений, вытекающих из резолюций  до конкретных исполнителей;

  - невозможность установления истории  работы с документами;

  - непроизводственные затраты рабочего  времени на поиск необходимого  документа, формирование тематической  подборки документов;