Автоматизации документооборота и делопроизводства

    -регистрация  входящей корреспонденции;

    -контроль  исполнения документов;

    -формирование  и набор приказов и др. документов;

    -ведение  дел согласно номенклатуре  дел ;

    -сдача  дел с постоянным сроком хранения  в архив;

    -списание  дел временного хранения.

    3)В  обязанности зав.архивом входит приём документов на хранение.

    4)Обязанности  архивиста:

    -приём  документов на хранение;

    -выдача  архивных справок. 

      Основными задачами Общего отдела  являются:

    -    Обеспечение четкой организации  делопроизводства, координация

    деятельности  сотрудников делопроизводственной службы.

    -    Методическое   руководство   и   контроль   за  организацией

    делопроизводства.

    -    Сокращение документооборота, унификация  форм документов.

    -    Обеспечение единого порядка  документирования, организации работы 

    документами,  создание удобных поисковых систем, контроля исполнения

    документов  и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

    -    Координация работы всех лиц,  ответственных за делопроизводство.

    -    Обеспечение повышения квалификации  и профессиональных навыков

    сотрудников службы делопроизводства.

    -    Обеспечение хозяйственного обслуживания  всех управленческих

    подразделений.

    Исходя  из вышеперечисленных задач, Общий  отдел осуществляет следующие функции:

    -    Разработка и внедрение технологических  процессов работы с документами;

    -    Разработка внутренних нормативно-методических  документов по вопросам

    документационного обеспечения управления;

    -    Участие в постановке задач,  разработке, проектировании и внедрении  новых

    информационных  технологий;

    -    Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании.

    -    Осуществление контроля за  оформлением  необходимых реквизитов, наличием  и комплектности приложений);

    -    Обеспечение экспедиционной обработки,  доставки, регистрации документов  и справочной работы с ними;

    -    Разработка номенклатуры дел,  обеспечение хранения дел;

    -    Обеспечение рабочих мест современными  средствами, в том числе средствами  автоматизации;

    -    Организация машинописных, копировальных  работ с документами и оперативного  использования документной информации.

    Общий отдел в своей деятельности руководствуется  законами РФ, правилами, положения об Общем отделе, инструкциями и методическими  рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами  по вопросам документационного обеспечения  управления, Уставом и работает в  тесном взаимодействии с другими  подразделениями .  

1.2.Документирование  деятельности УПФ по Советскому  району     г.Казани

     

      В УПФР по Советскому району  г.Казани присутствует централизованная форма работы с документами. Все операции по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, регистрации, тиражировании ,созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив выполняет Общий отдел, а именно документовед.

    УПФР  по Советскому району г.Казани издает организационные документы -положения, правила, инструкции(см.Приложение 6)  и распорядительные документы -приказы, распоряжения(см.Приложение 7).

    Приказами и распоряжениями оформляются решения  нормативного характера, а также  оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы управления.

    Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений управляющего, заместителями управляющего или  начальниками  других структурных  подразделений.

    Приказы оформляются на бланке  и имеют  установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок  их расположения в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».  Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства.

    Подготовка  приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых  сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.

    Порядок оформления и составления бланков  и организационных и распорядительных документов УПФР по Советскому району г.Казани соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству(см.Приложение 8) .

    Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила  по вопросам, отнесенным к компетенции  УПФР. Положение об УПФР по Советскому району состоит из 5 частей («Общие положения», «Задачи и функции », «Структура », «Руководство», «Права и ответственность »).

    В правилах устанавливаются нормы  и требования, обязательные для выполнения.

    В инструкции излагается порядок осуществления  какой-либо деятельности или порядок  применения положений законодательных  и иных нормативных актов (Инструкция по делопроизводству ).

    Положения Инструкции по делопроизводству  распространяются на организацию работы с документами  независимо от вида носителя, включая  их подготовку, регистрацию, учет и  контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в УПФР по Советскому району г.Казани, отвечают требованиям настоящей инструкции по делопроизводству.

    Поскольку УПФР по Советскому району г.Казани оснащено компьютерными средствами,  то  в Управлении  применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить программную систему «Дело», Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.

    Также в УПФР по Советскому району г.Казани используются такие специальные программы, как «БухСофт», «CheckXML»,  «Программный модуль сбора информации. Комплексная оценка» для автоматизации процедуры подготовки документов к исполнению.

    Положения, правила и инструкции применяются  как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем  структурного подразделения, и утверждаются  в форме грифа утверждения  или путем издания приказа.

      Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке.

    Кроме вышеперечисленных документов, УПФР издает также следующее: инструктивные  и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации. Все эти  документы перечислены в номенклатуре дел УПФР.

    К недостаткам документирования в  УПФР по Советскому району г.Казани

    можно отнести не соблюдение лексических  норм и документационной лингвистики. 
 

       1.3. Организация документооборота

          

    Движение  документов  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

      В УПФР по Советскому району  г.Казани различают 3 документопотока:

    - входящий документопоток (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные  распоряжения и инструкции, и  т.д.)

    - исходящий документопоток (письма  и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты и т.д.)

    - внутренний документопоток (приказы,  распоряжения, инструкции руководства,  служебные записки, акты и т.д.).

    Необходимо  отметить, что внутренний документопоток осуществляется с помощью электронной  почты, обеспечивая оперативность. 

    Технологическая цепочка движения и обработки  документов в УПФР по Советскому району г.Казани состоит из следующих этапов:

    - приема и первичной обработки;

    - предварительного рассмотрения  и распределения;

    - регистрации документов;

    - направления на исполнение и  исполнения документов;

    - оформления и удостоверения документов;

    - отправки.

    На  каждом этапе Общий отдел выполняет  типовые операции по работе с документами.

      Прием и отправка.

      Прием и отправка документов в УПФР по Советскому району г.Казани осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

      Прием и первичная обработка  документов осуществляется документоведом. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы с пометкой «лично»,  передаются адресату без вскрытия конверта.

     

      Регистрация.

    На  полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется  регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. 

    Поступившие телеграммы  регистрируются в журнале  и немедленно передаются адресату. Право подписи телеграмм, составленных в УПФР, имеют управляющий или  его заместитель.

    Передача  информации с помощью телефонограмм  осуществляется устно по каналам  телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один  передается адресату, а второй, как  правило, подшивается в дело.

      Тексты служебных документов, направляемые  по каналу факсимильной связи,  оформляются на бланках. Объем  передаваемого документа, не должен  превышать 5 листов. Ответственность  за содержание документа возлагается  на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после  передачи возвращаются исполнителям.

      В УПФР по Советскому району  г.Казани регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

    Документы Управления регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или  создания.

    Не  подлежат регистрации следующие  документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные  извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские  документы, месячные, квартальные и  полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).