Автоматизации документооборота и делопроизводства

 
 

Подсистемы  и их функции

В данной публикации мы сможем лишь коротко  остановиться на функциях подсистем, решающих отдельные задачи автоматизации  документооборота. Более детальному обсуждению каждой из задач и особенностей программного обеспечения для их реализации будут посвящены дальнейшие публикации данной рубрики.

Как мы уже убедились, система автоматизации  документооборота складывается из нескольких подсистем. Каждая подсистема обладает набором специфических для нее  функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между  собой. В реальной практике программные  продукты достаточно условно можно  отнести к той или иной группе в нашей классификации. Как правило, системы реализуют лишь часть  функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого  класса. По этому построение систем автоматизации документооборота из существующих на рынке продуктов требует не только хорошего понимания конечной задачи, но и отличного знания рынка программного обеспечения.

Можно выделить следующие подсистемы автоматизации  документооборота.

• Системы автоматизации делопроизводства;
• Архивы документов;
• Системы ввода документов и системы обработки образов документов;
• Системы управления стоимостью хранения документов;
• Системы маршрутизации документов;
• Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. 

 

 

         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1 Структура системы автоматизации документооборота организации. 

В основе системы документооборота лежит  подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах автоматизации  делопроизводства. Клиентское рабочее  место осуществляет возможность  занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными.

В том  случае, если система документооборота хранит документы или их образы необходима специальная среда их хранения. В  простейшем случае для этого может  использоваться файловая система. В  более сложном случае это может  быть специализированная система построения архива документов. База данных должна содержать информацию о правах доступа  к документам, блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие  систем оптимизации стоимости хранения документов и системы поддержки полнотекстового индексирования.

Клиентские  приложения, соответственно, должны включать такие дополнительные функции, как  доступ к документам в архиве, поддержка  блокировки и изменения атрибутов  документов, а также возможность  полнотекстового поиска.

Для ввода  документов в систему может использоваться система распознавания текстов  и печатных форм.

В случае наличия в системе средств  маршрутизации база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов  и пр. Модуль маршрутизации осуществляет непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей  и внесение информации об изменении  статуса документов в базу данных. Клиентское рабочее место системы  маршрутизации может непосредственно  не взаимодействовать с базой  данных и архивом документов, а  получать доступ к документам посредством  среды маршрутизации, в качестве которой может использоваться электронная  почта.

  Классификация систем электронного управления документами. 

  Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства  отечественных организаций и  предприятий.Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

  Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие  процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов  документов в компьютерных сетях, а  так же обеспечивала контроль над  потоками документов организации. Часто  эти документы хранятся в специальных  хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

  Системы электронного управления документами включают:

  1) системы электронного документирования (делопроизводства);

  2) системы электронного документооборота;

  3) корпоративные системы электронного  управления документами.

  Требования:

  Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.

  Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.

  Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных  модулей, интегрированных между  собой, что обеспечивает возможность  поэтапного внедрения системы.

  Открытость.Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

  Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими  надежную и бесперебойную работу системы при различных видах  сбоев.

  Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему  спектру документов, от электронной  почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.

  Доступность. Возможность обеспечения доступа  к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные  типы клиентов. Поддержка различных  категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).

  Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла  электронного документа. 

  Таблица 3.

  Классификация систем электронного управления документами

 

Системы автоматизации делопроизводства

  В настоящее время на отечественном  рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных  для автоматизации документационного  обеспечения управления. На сегодняшний  момент можно выделить следующие  решения от ведущих компаний-разработчиков:

  российские  системы, в основе которых лежит  Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» – Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» –ИРМ, «Эксадо Интерпроком» – ЛАН;

  полностью российские разработки: «1С:Архив» – 1С, «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» – Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз.

  Для них используются разнообразные  обозначения: система автоматизации  документооборота и делопроизводства, система управления документами, система  электронного документооборота и так  далее.

  Таблица 5.

  Сравнение технологий 

   

 Краткие характеристики системы «Дело»

  Система автоматизации делопроизводства и  документооборота «Дело» была разработана  ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для  автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций. 

  Функциональные  возможности: 

  отслеживание  всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;

  единая  регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;

  регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;

  ввод  текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;

  направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;

  пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;

  регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

  осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;

  объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;