Автоматизации документооборота и делопроизводства

    Документы регистрируются один раз: поступающие  – в день поступления, создаваемые  – в день подписания или утверждения.

    Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения, приказы ректора  по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения управляющего УПФР и т.д.

    Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно  в журналах регистрации и карточках  учета.

      В УПФР по Советскому району  г.Казани заказная входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журналах учета. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета.

    Контроль  исполнения.

    Контроль  исполнения в УПФР включает в себя постановку на контроль, регулирование  хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа  в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в  целях своевременного и качественного  исполнения поручений, зафиксированных  в документах.

      При постановке документа на  контроль  проставляется штамп  «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем  углу документа, в правом, как  правило, пишется резолюция.

      Общий отдел ведет механическую  и автоматизированную контрольную  картотеку. Контрольная карточка  составляется в 2-х экземплярах:  один – передается исполнителю  вместе с документом, другой остается  в контрольной картотеке до  исполнения документа.

    Документы в УПФР по Советскому району г.Казани  подлежат исполнению в следующие сроки:

    - с конкретной датой исполнения  – в указанный срок;

    - без указания конкретной даты  исполнения, имеющие в тексте  пометку "срочно" – исполняются  в 3-дневный срок; имеющие пометку  "оперативно" – в 10-дневный  срок, остальные – в срок не  более месяца.

      При необходимости изменения  срока исполнения документа ответственный  исполнитель представляет на  имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

    Обо всех случаях изменения срока  исполнения документов ответственный  исполнитель информирует руководство.

    Снятие  документа с контроля осуществляется общим отделом по исполнении документа  с фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких  сведений об исполнении.

    На  контроль ставятся все поступающие  документы управляющего, требующие  исполнения.

    Необходимо  отметить, что в УПФР по Советскому району г.Казани осуществляется жесткий контроль за исполнением документов, что повышает эффективность работы.

1.4. Построение  информационно – поисковой системы   

    ИПС (информационно-поисковая система) - это система, обеспечивающая поиск и отбор необходимых данных в специальной базе с описаниями источников информации (индексе) на основе информационно-поискового языка и соответствующих правил поиска.

    В УПФР по Советскому району г.Казани создаются ИПС ручного типа, механизированные и автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

      Для достижения информационной  совместимости поисковых массивов  Управления существует централизованная  разработка классификаторов: типовой  номенклатуры дел, классификатора  корреспондентов, классификатора  структурных подразделений, классификатора  названий видов документов, классификатора  аспектов деятельности организации,  классификатора вопросов, содержащихся  в предложениях, заявлениях и  жалобах граждан, и др.

      Регистрация документов – фиксация  факта создания или поступления  документа путем проставления  на нем индекса с последующей  записью необходимых сведений  о документе в регистрационных  формах.

      Индекс документа состоит из  порядкового номера в пределах  регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре  дел, классификатором корреспондентов,  исполнителей и др. В индексе  документа соблюдается следующая  (или обратная) последовательность  его составных частей: порядковый  регистрационный номер, индекс  по номенклатуре дел, индекс  по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются  друг от друга косой чертой.

      Регистрации подлежат все документы  УПФР. Регистрации подлежат как  традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые  средствами вычислительной техники  (машиночитаемые, машинограммы).

      Документы регистрируются на  карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

      Количество экземпляров регистрационно-контрольных  карточек определяется числом  справочных и контрольных карточек  в структурных подразделениях, где  документ будет исполняться и  контролироваться.

      Регистрация документов-ответов  осуществляется на регистрационных  формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается  самостоятельный порядковый регистрационный  номер в пределах соответствующего  регистрируемого массива. 

      Предложения, заявления и жалобы  граждан регистрируются на регистрационно-контрольных  карточках установленной формы.

      Для регистрации документов могут  использоваться копировально-множительная  и вычислительная техника. 

      В автоматизированной ИПС регистрация  документов осуществляется с  использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

      Справочные картотеки формируются  из регистрационно-контрольных карточек  в зависимости от задач конкретных  ИПС в соответствии с используемыми  классификаторами. Составляются следующие  картотеки: 

• справочные
• контрольно-справочные
• по географии поступающих документов
• по предложениям, заявлениям и жалобам граждан
• тематические (приказы, решения) и др

      Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС в УПФР по Советскому району формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях.

      Недостатки прежде всего связаны  с использованием ручным типом  ИПС, т.к. затрачивается много  времени для поиска нужного  документа . 
 
 
 

    

  

1.5 Классификация и систематизация документов     

    Для классификации и систематизации документов, формирования дел в УПФР по Советскому району г.Казани составляется номенклатура дел(см.Приложение 9).

    Номенклатура  дел предназначена для организации  группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета  дел, определения сроков их хранения и является основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для  учета дел временного (до 10 лет  включительно) хранения.

      Насчитывает три вида номенклатур: конкретная, примерная и типовая. В УПФР по Советскому району г.Казани  применяется типовая и примерная номенклатура.

           Типовые и примерные номенклатуры  дел в УПФР по Советскому  району г.Казани  позволяют установить единую схему формирования, унификации заголовков однородных документов, установления единых сроков хранения источников документной информации.

           Подобные номенклатуры разрабатываются   Общим отделом УПФР по Советскому  району г.Казани. Заголовки дел отвечают специфике самой организации. Сроки хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру из типовой без изменений. Заголовок дела адекватно отражает его содержание. Структура заголовка номенклатуры отражает следующие аспекты:

    -  род оформляемого дела (переписка, досье, подборка документов);

    -  конкретный вид документов (приказы, протоколы, планово-отчетная документация);

    - автор, тема, корреспондент;

    - календарный период селекции (отбора) документов.

      Номенклатура дел УПФР составляется  на основе фактического состава  документов, находящихся и используемых  в делопроизводстве. Номенклатура  дел была составлена в двух  экземплярах документоведом на общем бланке Управления, согласована с архивом Общего отдела УПФР по Советскому району г.Казани и подписана управляющим УПФР по Советскому району г.Казани .

    Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться документоведу для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется  в соответствии с номенклатурой дел.

    К началу нового года разрабатывается  или пересматривается номенклатура дел. Готовятся папки для формирования дел согласно номенклатуры дел. Номенклатура дел в УПФР по Советскому району г.Казани вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    На  папках указываются реквизиты:

    -  наименование вышестоящей организации;

    -  наименование учреждения;

    -  наименование структурного подразделения;

    -  номер (индекс) дела;

    -  название дела;

    -  дата (начало и окончание);

    -  количество листов;

    -  срок хранения.

    При формировании дел соблюдаются следующие  общие правила:

• в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• в дело группируются  документы одного календарного или учебного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
• в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
• по объему дело обычно не превышает 250 листов.
• при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.