Автоматизации документооборота и делопроизводства

  выполнение  поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;

  ввод  сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;

  получение согласно действующим правилам и  инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

  предоставление  любому должностному лицу своего личного  электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;

  получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также  регистрационных карточек для обеспечения  совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;

  хранение  электронных образов документов;

  списание  документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой  дел и, при необходимости, извлечения их из дела;

  протоколирование  работы пользователя с системой, включая  работу с регистрационными карточками и резолюциями.

  Система функционирует в локальной вычислительной сети и рассчитана на моно структурную организацию.

  В качестве средства разработки (базы данных) БД используется РСУБД, что усложняет доработку и адаптацию системы.

  Система обеспечивает поиск документов в  базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MS SQL.

  По  данным, представленными разработчиками, система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ [www.eos.ru]. 

    Краткие характеристики системы  «Евфрат-Документооборот» 

  Данная  система была разработана компанией  Cognitive Technologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.

  «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет:

  автоматизировать  регистрацию документов и заданий;

  обеспечить  эффективное взаимодействие сотрудников  в рамках работ по документам;

  осуществлять  мгновенный поиск информации;

  контролировать  выполнение работ, инициируемых документами  и заданиями;

  проводить мониторинг состояния выполняемых  процессов и анализ загрузки персонала  за счет формирования различных журналов и отчетов;

  организовать  долговременное хранение документов организации;

  обеспечить  разграничение прав доступа сотрудников  к информации.

  Основными функциями системы являются:

  регистрация документов в системе (заполнение электронной  регистрационной карточки), присоединение  к карточке любого количества файлов произвольного формата;

  постановка  документов на контроль;

  возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

  возможность проектирования типовых маршрутов  движения документов;

  слежение  за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

  поиск документов по любому из полей регистрационной  карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

  разграничение прав доступа к документам, в том  числе с использованием ролей, что  удобно при временном или постоянном замещении должностей;

  протоколирование  действий пользователей, криптографическое  шифрование и применение ЭЦП;

  подготовка  и печать журналов и отчетов;

  рассылка  документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;

  возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;

  доступ  к документам и поручениям при  помощи веб-браузера из любой точки мира.

  По  данным, предоставленным разработчиками, в новой версии АС «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 появились и были усовершенствованы  следующие функциональные блоки:

  поддержка территориально-распределенной работы: создание единого пространства управления филиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам;

  интеграция  с электронной почтой: регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»; отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

  регистрация документов - облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа на основе существующего; автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации; поддержка  потокового сканирования;

  контроль  и анализ деятельности организации: расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами;

  возможности администрирования: поддержка работы с иерархическими словарями; организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов; новый Генератор отчетов [www.evfrat.ru].

  Особенностью  системы АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

  Информации  о наличии сертификата соответствия ГСДОУ отсутствует. 

  Краткая характеристика системы «DocsVision – Делопроизводство» 

Приложение  «Делопроизводство» является частью системы  DocsVision — программного продукта, предназначенного для создания автоматизированных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Эти функции системы DocsVision обеспечиваются совместной работой трех ее основных частей: платформы DocsVision и приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».

Приложение  DocsVision «Делопроизводство» предназначено для автоматизации документооборота, под которым понимается процесс движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Целью внедрения приложения является переход  к безбумажным технологиям работы с документами, включенными в  документооборот, в том числе  с архивными материалами, что  обеспечивает:

• повышение эффективности корпоративных методов работы над документами;
• повышение качества контроля над документооборотом, исключение потери отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;
• сокращение времени поиска документов и другой информации;
• сокращение временных затрат на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.

Приложение  позволяет реализовать автоматизацию  следующих процессов:

• регистрация документов;
• управление процессами обработки документов;
• исполнение и контроль исполнения документов;
• создание архивов документов;
• управление сопутствующей справочной информацией.

Приложение  «Делопроизводство» позволяет организации  автоматизировать работу с документами, двумя основными задачами которой  является регистрация и последующая  обработка документов. При этом приложение обеспечивает совместное хранение учетной  информации документа, справочных данных, изображения бумажного документа  и его текстовой версии в стандартных  карточках документов, а также  берет на себя организацию движения документов, например, автоматически пересылая задания исполнителям и напоминая им о сроках исполнения. Кроме того, приложение обеспечивает необходимую конфиденциальность или невозможность изменения определенной информации.

Обработка документов заключается в выполнении одного из сценариев работы с документами:

• разработка проекта документа;
• согласование документа;
• визирование документа;
• назначение резолюций;
• согласование резолюций;
• исполнение резолюций;
• назначение поручений по резолюции;
• контроль исполнения резолюций и поручений;
• массовое ознакомление исполнителей с документом;
• назначение отдельных контрольных вех (создание заданий по обработке документов, объединение их в процессы) и их контроль; создание отчетов по состоянию исполнения документов;
• свободная маршрутизация (рассылка) документа;
• отслеживание местоположения документа;
• сдача документа в архив (впоследствии выемка из архива);
• поиск документа в системе.

 
 
 
 

    Глава 2.Организация «ручного» документооборота и делопроизводства в УПФР по Советскому району города Казани.

    2.1.Изучение  структуры и функций ДОУ

    Делопроизводство  – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами.

    Делопроизводство  охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

    В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное  обеспечение управления» (ДОУ).

    Согласно  Основным положениям государственной  службы документационного обеспечения  управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения  по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами  и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

    Служба  делопроизводства в УПФР по Советскому району г.Казани(см.Приложение 2) представлена Общим отделом и Отделом кадров(будет рассмотрено во втором разделе). Общий отдел возглавляет начальник, который подчиняется непосредственно управляющему от. ПФР .

    Структура Общего отдела УПФР по Советскому району г.Казани(см.Приложение 3).

      Общий отдел УПФР по Советскому  району г.Казани по Штатному расписанию состоит из 4 единиц(см.Приложение 4):

    1.начальник  отдела;

    2.документовед;

    3.зав.архивом;

    4.архивист. 

    По  должностным инструкциям у каждой единицы есть свои обязанности(см.Приложение 5):

    1)В  обязанности начальника отдела  входит:

    -общее  руководство отделом;

    -приём  и обработка приказов и распоряжений;

    -выдача  бланков документов и печати.

    2)Обязанности  документоведа: