Автоматизации документооборота и делопроизводства

 
 

1.6 Экспертиза  ценности документов. Подготовка  дел к сдаче в архив 

    Экспертиза  ценности документов в УПФР на стадии делопроизводства проводится: при составлении  номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения  документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

    Для организации и проведения экспертизы ценности документов в УПФ  создается  постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется – ЭК). ЭК УПФ осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

    Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня  документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел УПФ  путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные  копии документов и не относящиеся  к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное  решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК УПФ.

    По  результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению .

    Передача  дел в УПФ в архив  производится только по описям.

    Дела  с исполненными документами постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив  после истечения  двухлетнего срока их хранения и  использования в структурном  подразделении.

    Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив  не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном  порядке.

    Прием каждого дела производится сотрудником  архив в присутствии работника  УПФ. При этом на обоих экземплярах  описи против каждого дела, включенного  в нее, делается отметка о наличии  дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и  прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а  также подписи заведующего архивом  и лица, передавшего дела.

    Так как в УПФР по Советскому району г.Казани используется электронный документооборот, то применяется следующая схема подготовки электронных документов к передаче в архив:

    - проверка физического состояния  машинных носителей, предназначенных  для передачи в архив;

    - запись электронных документов  на машинные носители;

    - проверка качества записи;

    - описание электронных документов;

    - проставление архивных шифров  на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной  описью (описями) электронных документов  постоянного хранения и по  личному составу;

    - подготовка комплекта сопроводительной  документации.

           В данной организации сопроводительная  документация электронных документов  должна быть достаточной для  обеспечения их сохранности и  использования. В ней отражается  следующая информация:

    - название документа,

    - дата его создания,

    - характеристика содержания (аннотация),

    - электронный формат,

    физическая  и логическая структура (для баз  данных, сайтов и т.п.),

    объем документа (для баз данных также  – количество записей). 

     

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 3.Практические аспекты  автоматизации делопроизводства на примере системы «Дело»

Настройка системы 

Главной особенностью системы автоматизации

делопроизводства  и документооборота «ДЕЛО» является

настраиваемость на ту уникальную схему документооборота,

которая сложилась на предприятии. В свою очередь схема

документооборота  определяется организационной структурой

предприятия и правилами ведения делопроизводства в

организации.

Настройка системы на организационную структуру  предприятия,

прежде  всего, позволяет упорядочить и  локализовать поиск РК

документов, исполняемых различными должностными лицами.

На Рис. 3-1 приведена упрощенная модель доступа к РК

документов, исполняемых в различных подразделениях.

После того, как документ зарегистрирован (будем считать, что

это входящий, то есть поступивший извне документ), запись о

его РК оказывается в картотеке (см. Рис. 3-1). В момент

первичной регистрации документу присваивается

регистрационный номер и определяется должностное  лицо,

которому предстоит определить дальнейшее движение

документа (в РК вписывается его фамилия). Например, таким

лицом может быть директор предприятия.

Существование у документа поручения (в виде пункта или

резолюции) должно быть отражено в РК путем  ввода

информации  об этом поручении: фамилий автора резолюции

(если  это резолюция), исполнителей данного  поручения,

контролера (если поручение – контрольное), а также текста

поручения. Для этого необходимо предварительно отыскать РК в

картотеке.

Поиск РК документа в картотеках можно  проводить, используя в

качестве поисковых критериев любые значения ее реквизитов.

Но при  достаточно большом количестве карточек в картотеке

такой поиск может занять много времени. Дополнительное

время потребуется, также, на формирование поискового

запроса. Кроме того, если доступ к карточкам  будет

осуществляться  только через поиск по всей картотеке, то

пользователи  будут иметь возможность доступа  не только к

«своим», но и к «чужим» документам.  
 
 

 

Рис. 3-1. Схема создания кабинета в системе «ДЕЛО» 
 

Чтобы избежать подобных проблем, система  «ДЕЛО»

предоставляет возможность автоматического выделения  из всей

совокупности  РК, находящихся в картотеке, тех  РК документов,

исполнение которых в текущий момент времени зависит от

определенных  должностных лиц.В системе «ДЕЛО» аналогом

 рабочего  стола должностноголица является кабинет, а соответствующие должностные лица

будут называться владельцами кабинета.

Например, после выдачи поручений (и назначения их

исполнителей), в картотеке появились записи об РК документов,

среди исполнителей которых есть кто-либо из сотрудников

подразделения 1 ( Рис. 3-1 ). Создание кабинета, владельцами которого являются

все должностные лица подразделения, приведет к тому, что в

кабинет попадут дубликаты записей обо  всех РК документов,

исполнение которых требует участия кого-либо из сотрудников

подразделения (см. Рис. 3-1). Но при необходимости можно

настроить систему так, что у кабинета будет  произвольное число

владельцев, например, только один владелец. В этом случае в

кабинет будут попадать документы, относящиеся  только к

данному должностному лицу. Количество кабинетов,

     создаваемых в системе, не ограничивается.

После того как кабинет создан, доступ пользователя к

документам  может быть ограничен совокупностью записей об

РК, попавших в «свой» кабинет. Такой подход очень удобен при

внедрении безбумажной технологии: исполнитель «видит»

только  предназначенные ему документы.

Для ускорения  поиска и разграничения доступа  к документам в

организациях со значительным документооборотом

целесообразно делить одну большую картотеку на несколько

картотек  подразделений. Подобное деление также  может и

должно  производиться, если какое-либо подразделение  ведет

свое  собственное делопроизводство, т. е. документ может быть

создан (зарегистрирован) внутри подразделения. В этом случае

кабинеты  будут создаваться уже при  картотеках подразделения.

При настройке  системы «ДЕЛО» можно повторить

организационную структуру предприятия, создав кабинеты, как

минимум, по количеству самостоятельных подразделений. В

этом случае делопроизводители различных подразделений

     будут обращаться за документами в «свои» кабинеты.

Для ускорения  поиска и разграничения доступа  к документам в

организациях со значительным документооборотом

целесообразно делить одну большую картотеку на несколько

     картотек  подразделений.

В зависимости  от того, на каком

этапе исполнения находится документ в текущий момент

времени, запись о его РК попадает в отдельный массив – так

называемую  папку кабинета. Таким образом, область для

поиска  требуемой карточки еще более  сужается, давая

пользователю  возможность обращаться непосредственно  к

интересующей  его папке. С другой стороны, с  точки зрения

разграничения прав доступа к информации, доступ к любой из

папок кабинета для части пользователей  может быть закрыт.

Для работы с документами, требующими исполнения,

используются  папки: Поступившие, На исполнении, На

контроле, У руководства, На рассмотрении и папка В дело. 

Папка «Поступившие»