Capitolul I – Consideraţii generale despre fondurile europene

Cheltuielile Primăriei Albă Iulia pentru organizarea de cursuri de formare profesională:

• Cheltuieli legate de formarea profesională a personalului care va utiliza produsele software implementate

1. Cheltuieli legate de formarea profesională a personalului care va asigura mentenanţa soluţiei dacă acesta este angajat al beneficiarului

Cheltuielile Primăriei Albă Iulia aferente managementului de proiect, dacă  nu au fost acoperite în cadrul cheltuielilor:

1. Cheltuieli salariale pentru personalul contractual 

• Cheltuieli de deplasare

• Cheltuieli cu transportul de bunuri
• Birotică
• Cheltuieli cu achiziţia de echipamente TIC

      Acordarea prefinanţării¹⁹ se aplică pentru solicitanţii care nu sunt ordonatori de credite finanţaţi integral de la bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale, bugetul asigurărilor pentru şomaj, după caz.  Prefinanţarea reprezintă sumele transferate din instrumente structurale către beneficiari, alţii decât cei prevăzuţi la art. 5 alin. (1)-(3) al Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 64/2009, prin plata directă ori prin plata indirectă, în stadiul iniţial pentru susţinerea începerii derulării proiectelor şi/sau pe parcursul implementării acestora, în condiţiile prevăzute în contractul de finanţare încheiat între beneficiar şi Organismul Intermediar responsabil, în vederea asigurării derulării corespunzătoare a proiectelor finanţate în cadrul programelor operaţionale.

      Primăria Albă Iulia a avut posibilitatea de a opta prin cererea de finanţare pentru prefinanţarea cheltuielilor eligibile ale proiectului. Valoarea totală a prefinanţării acordate a fost în procent de maximum 30% din valoarea eligibilă a contractului de finanţare încheiat între OIPSI şi primărie. Prefinanţarea se acordă, conform prevederilor contractului de finanţare, acelor beneficiari care au optat pentru această facilitate. Opţiunea finală, valoarea prefinanţării şi graficul de rambursare s-a definitivat la semnarea contractului de finanţare. Primăria Albă Iulia  a optat pentru cuantumul procentului de prefinanţare de maximum 30%, iar această şi-a manifestat-o, la încheierea contractului de finanţare cu OIPSI. În vederea obţinerii prefinanţării, primăria a avut obligaţia de a transmite Organismului Intermediar următoarele documente:

1. contractul de achiziţie încheiat între primărie şi operatorul economic, care conţine cel puţin o cheltuială eligibilă
2. cererea de prefinanţare a beneficiarului, conform contractului de finanţare încheiat între Organismul Intermediar şi primărie(în formatul standard solicitat prin contract)
3. scrisoare de garanţie bancară pentru suma aferentă prefinanţării solicitate

       Suma acordată Primăriei Albă Iulia sub forma prefinanţării s-a recuperat progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecărei cereri de rambursare întocmite de aceasta, stabilit prin contract.. Recuperarea s-a efectuat începând cu prima Cerere de rambursare, astfel încât suma aferentă prefinanţării să se recupereze integral înainte de ultima Cerere de rambursare.

   Modalitatea de depunere a propunerilor de proiecte presupune parcurgerea mai multor etape. Primăria Albă Iulia a completat şi a transmis on-line cererea de finanţare, la care a ataşat toate documentele solicitate în ghid. Toate documentele au fost în formatul iniţial editabil (.doc, .docx, .odf sau .xls sau în alt format precizat pe site), cu excepţia celor care nu sunt disponibile decât în format fizic, care au fost scanate şi transmise în format .pdf, la o rezoluţie de 300 dpi. Pentru a permite verificarea corectitudinii calculelor, toate tabelele referitoare la buget trebuie să fie neprotejate la editare. Aplicaţia software prin care s-a realizat înregistrarea şi transmiterea aplicaţiei a fost disponibilă pe pagină web a MCSI - OIPSI la adresa http://fonduri.mcsi.ro, începând cu ora 9.00 a primei zile de înregistrare şi până la ora 16.30 a ultimei zile de înregistrare. Aplicaţia software a generat automat solicitantului, în speţă Primăria Albă Iulia un mesaj de confirmare a efectuării înregistrării cu numărul de înregistrare obţinut. În termen de maxim 5 zile lucrătoare după înregistrarea on-line, Primăria Albă Iulia a depus dosarul la sediul MCSI cu respectarea detaliilor cuprinse în ghid. Dosarul a fost transmis prin poştă şi a fost primit şi înregistrat la registratură MCSI cel mai târziu în a 5-cea zi lucrătoare de la înregistrarea on-line. A fost responsabilitatea primăriei de a  se asigura că dosarul se înregistrează la MCSI în timp util. Nedepunerea dosarului de solicitare în termenul menţionat la pct.3 atrage decăderea solicitantului din dreptul de a utiliza numărul de înregistrare, fiind necesară reînregistrarea în sistem. 

3.4 Evaluarea şi selecţia proiectului depus de către Primăria Alba Iulia 

           Înregistrarea propunerilor de proiecte se face continuu după  data lansării „Cererii de propuneri de proiecte”. Evaluarea şi selecţia²⁰ proiectului depus de către Primăria Albă Iulia a demarat după expirarea termenului de depunere a proiectelor, urmând să conducă la o ierarhizare pe baza punctajelor acordate la evaluarea tehnico-economică. Acordarea finanţării către Primăria Albă Iulia s-a făcut pe baza deciziei Comitetului de Selecţie, în limita acoperirii alocării financiare planificate pentru prezentul apel. Procesul de evaluare şi selecţie a propunerii de proiect s-a derulat în 4 etape: 

1. Verificarea criteriilor de transmitere
2. Verificarea administrativă şi a eligibilităţii
3. Evaluarea tehnico-economică
4. Selecţia proiectului

      Verificarea criteriilor de transmitere a cererii de finanţare a Primăriei Albă Iulia şi anexelor aferente acesteia s-a realizat în conformitate cu legislaţia în vigoare, ce conţine prevederi referitoare la  grila de verificare a conformităţii administrative şi a eligibilităţii. Răspunsurile la aceste puncte pot fi „Da” sau „Nu”. Deoarece s-a trecut la următoarea fază de verificare proiectul a răspuns cu „Da” la ambele puncte. Sunt verificate doar proiectele admise în urma verificării criteriilor de transmitere. Proiectul Primăriei Albă Iulia a fost admis pentru verificare.

       Verificarea adminitrativa şi a eligibilităţii a proiectului depus de către Primăria Albă Iulia presupunea respectarea anumitor reguli specifice. În cazul în care lipsesc mai mult de trei documente,  proiectul se respinge automat, iar primăriei i se trimite o scrisoare de notificare prin fax sau prin poştă (în cazul în care primăria nu furnizează un nr. de fax) prin care i se comunică respingerea, cu precizarea motivelor respingerii. De asemenea, dacă lipseşte oricare dintre documentele următoare: Cererea de finanţare, Studiul de fezabilitate/Analiza necesităţilor, Proiectul Tehnic, bugetul proiectului, proiectul se respinge automa.

      Pentru notarea criteriilor de la verificarea administrativă a Primăriei Albă Iulia s-au solicitat documente/informaţii/clarificări suplimentare faţă de cele depuse, OIPSI întocmind o scrisoare de solicitare de documente/clarificări/informaţii pe care ofiţerul de proiect a transmis-o prin fax sau prin poştă primăriei. Dovada transmiterii faxului o reprezintă confirmarea de transmitere a acestuia. Dacă în 5 zile lucrătoare de la primirea scrisorii/faxului primăria nu răspundea solicitărilor, proiectul era respins. Rămâne în responsabilitatea primăriei să se asigure că răspunsul este primit de OISPI-MCSI în timp util.

         Verificarea administrativă şi a eligibilităţii a  Primăriei Albă Iulia s-a realizat începând cu punctul 3 din grila de verificare a conformităţii administrative şi a eligibilităţii. Propunerea a fost admisă deoarece a obţinut răspuns pozitiv la toate întrebările. În caz contrar, propunerea era respinsă şi primăriei i se trimitea o scrisoare de notificare prin care i se comunica respingerea, cu precizarea motivelor respingerii. În cazul respingerii Cererii de Finanţare, Primăria Albă Iulia avea posibilitatea de a retransmite dosarul cererii de finanţare corectat/completat, cu respectarea prevederilor Ghidului Solicitantului. După verificarea administrativă şi a eligibilităţii, proiectul  a fost transmis experţilor evaluatori.

      Sunt evaluate doar propunerile de proiecte admise în urma verificării administrative şi a eligibilităţii. Evaluarea proiectului Primăriei Albă Iulia s-a realizat individual de către experţi evaluatori pe baza criteriilor prezentate în grila de evaluare tehnico-economică. După evaluare, proiectul primăriei a fost transmis Comitetului de Selecţie. Pe durata parcurgerii etapei de evaluare tehnico-economică s-a constatat că sunt necesare documente/clarificări/informaţii suplimentare, OIPSI a întocmit o solicitare de documente/clarificări/informaţii pe care ofiţerul de proiect a transmis-o prin scrisoare/fax primăriei, cu confirmare de primire din partea acesteia. Primăria Albă Iulia a trebuit să transmită răspunsul la solicitare în maximum 5 zile lucrătoare de la data primirii cererii. Indiferent de modalitatea de transmitere (personal , prin poştă sau curier), răspunsul a fost înregistrat la MCSI cel mai târziu în a 5-a zi lucrătoare de la data primirii cererii.  A rămas în responsabilitatea primărie să se asigure că răspunsul este primit de OIPSI-MCSI în timp util.

      Comitetul de selecţie²¹ a analizat raportul de evaluare al Primăriei Albă Iulia şi a întocmit lista cu proiecte ce întrunesc condiţiile spre a fi finanţate (în ordinea descrescătoare a punctajelor), până la concurenţa cu bugetul apelului. În cazul egalităţii de puncte pentru ultimele proiecte de pe listă se aplică criteriile de departajare: numărul de servicii publice furnizate, corelarea între obiective, rezultatele aşteptate şi activităţi , gradul de pregătire şi maturitate a proiectului, aplicate succesiv.

      Decizia de finanţare a proiectului Primăriei Albă Iulia a fost  luată de către Comitetul de Selecţie care a decis să:

1. aprobe proiectul cu reducerea costurilor eligibile totale; aceasta se întâmplă când

una sau mai multe cheltuieli nu sunt eligibile sau nu sunt justificate, dimensiunea cofinanţării solicitate sau raţa de cofinanţare solicitată nu se încadrează în limitele specificate pentru acest apel, însă din punct de vedere tehnic proiectul este viabil. În acest caz, primăria  a acceptat implementarea proiectului în întregime şi nu a renunţat la solicitarea finanţării. Selectarea proiectului Primăriei Albă Iulia pentru finanţare a fost condiţionat de următoarele elemente:

19. punctajul obţinut să fie de cel puţin 50 puncte, fără obţinerea unui punctaj 0 la niciunul dintre subcriterii;

• disponibilitatea fondurilor alocate acestui apel.
• punctaj superior pentru criteriile de departajare, dacă este cazul pentru proiectele ce au obţinut acelaşi punctaj total

        Lista proiectelor aprobate a fost publicată pe site-ul http://fonduri.mcsi.ro. Primăria Albă Iulia a fost informată asupra rezultatului selecţiei şi în termen de 5 zile a decis acceptarea finanţării şi nu a  contestat decizia. Contestaţiile pot fi depuse la sediul MCSI în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea Scrisorii de Respingere sau Scrisorii de Aprobare (în cazul reducerii cheltuielilor). Contestaţiile se pot referi doar la motivaţiile incluse în scrisoarea trimisă de OIPSI. OIPSI va soluţiona contestaţiile şi va trimite răspunsul în scris către contestatar.

      În cazul în care Primăria Albă Iulia nu ar fi respectat termenele menţionate mai sus, aceasta putea fi decăzuta din drepturi, iar OIPSI ar fi decis finanţarea următorului proiect de pe listă. Primăria a furnizat orice informaţii de natură tehnică sau financiară legate de Proiect solicitate de către Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Certificare şi Plată, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze controlul/auditul/monitorizarea asupra modului de implementare a proiectelor cofinanţate din instrumente structurale.

      Primăria Albă Iulia trebuie să ţină în continuare o evidenţă contabilă distinctă, folosind conturi analitice distincte pentru proiect. Monitorizarea proiectului  se face de către OIPSI, în vederea urmăririi îndeplinirii indicatorilor stabiliţi prin contract pentru măsurarea obţinerii rezultatelor prevăzute. Monitorizarea constă în urmărirea progresului fizic şi procedural înregistrat în implementarea proiectului primăriei şi în colectarea şi introducerea în SMIS (Sistemul Unic de Management al Informaţiilor) a tuturor informaţiilor legate de proiect.

      Pentru realizarea monitorizării fizice a proiectului Primăriei Albă Iulia, OIPSI a desfăşurat următoarele activităţi: verificarea conţinutului documentelor de raportare (rapoarte de progres elaborate şi transmise de către beneficiar (activităţi desfăşurate/progresul fizic); vizite de monitorizare care îşi propun verificarea stadiului fizic al implementării proiectului la faţa locului/sediul primăriei (anunţate şi ad-hoc).

    Verificările documentelor Primăriei Albă Iulia asigură faptul că  rapoartele de progres elaborate de către această sunt complete şi corecte, că respectă formatul prevăzut în Contractul de finanţare, că proiectul este implementat în conformitate cu legile comunitare şi naţionale. De asemenea se va urmări evoluţia în timp a indicatorilor stabiliţi prin Contractul de finanţare, realizările faţă de ţintă propusă, procentul de realizare.

    Scopul vizitei de monitorizare în incinta Primăriei Albă Iulia este de a se verifica la faţa locului realizarea fizică a unui proiect, sistemul de management al proiectului şi de a permite echipei de monitorizare să colecteze unele date suplimentare faţă de cele cuprinse în rapoartele de progres, în vederea aprecierii valorii indicatorilor faţă de ţintele propuse şi a acurateţei informaţiei furnizate de beneficiar.

      Vizita de monitorizare a Primăriei Albă Iulia a urmărit:

3. asigurarea faptului că proiectul progresează sub aspect de realizare fizică în conformitate cu calendarul activităţilor inclus în contractul de finanţare;
4. identificarea posibilelor probleme cât mai curând cu putinţă şi emiterea de sugestii de îmbunătăţire a implementării;
5. identificarea elementelor de succes ale proiectului;
6. asigurarea unei comunicări strânse între primărie şi OIPSI, care să conducă la o bună colaborare în vederea implementării cu succes a proiectului (realizarea tuturor indicatorilor prevăzuţi în contract în perioada de timp prevăzută)

      Primăria Albă Iulia a participat la vizită şi a furnizat echipei de monitorizare toate informaţiile solicitate. Autoritatea de Management a POS CCE, OIPSI şi alte structuri cu atribuţii de control/verificare /audit a finanţărilor nerambursabile din fondurile structurale au efectuat misiuni de control pe perioada de implementare a proiectului, pe durata contractului de finanţare, cât şi până la expirarea termenului de 3 ani de la data închiderii oficiale a POS CCE şi 5 ani de la terminarea proiectului.

      Primăria Albă Iulia ţine o evidenţă contabilă distinctă a proiectului şi asigură înregistrări contabile separate şi transparente ale implementării proiectului. Aceasta trebuie păstrează toate înregistrările/registrele timp de trei ani de la data închiderii oficiale a POS CCE.

      Primăria Albă Iulia pãstrează şi pune la dispoziţia organismelor abilitate, dupã finalizarea perioadei de implementare a proiectului, inventarul asupra activelor dobândite prin Instrumentele Structurale, pe o perioadã de 5 ani de la data închiderii oficiale a POS CCE (în conformitate cu art.90, paragraful 1, litera a) din Regulamentul Comisiei Europene nr. 1083/2006).

      Primăria Albă Iulia furnizează orice informaţii de natură tehnică²² sau financiară legate de proiect solicitate de către Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Plată/Certificare, Autoritatea de Audit, Comisia Europeană sau orice alt organism abilitat să verifice sau să realizeze auditul asupra modului de implementare a proiectului cofinanţat din instrumente structurale. Aceasta asigură disponibilitatea şi prezenţa personalului implicat în implementarea proiectului pe întreaga durată a verificărilor. Primăria acordă dreptul de acces la locurile şi spaţiile unde se implementează proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum şi la toate documentele şi fişierele informatice privind gestiunea tehnică şi financiară a proiectului. Documentele sunt uşor accesibile şi arhivate, astfel încât  permit verificarea lor. În cazul neregulilor constatate, recuperarea debitului se realizează conform prevederilor OG nr.12/2007. Activităţile de monitorizare, control şi audit sunt detaliate în modelul de contract de finanţare.

    Verificările documentelor Primăriei Albă Iulia asigură că rapoartele de progres elaborate de către această sunt complete şi corecte, că respectă formatul prevăzut în Contractul de finanţare, că proiectul este implementat în conformitate cu legile comunitare şi naţionale. De asemenea urmăresc evoluţia în timp a indicatorilor stabiliţi prin Contractul de finanţare, realizările faţă de ţintă propusă, procent de realizare. Sunt evaluate doar propunerile de proiecte admise în urma verificării administrative şi a eligibilităţii. Evaluarea proiectului Primăriei Albă Iulia s-a realizat individual de către experţi evaluatori pe baza criteriilor prezentate în grila de evaluare tehnico-economică. După evaluare, proiectul primăriei a fost transmis Comitetului de Selecţie. 

3.5 Selectarea investiţiilor publice de către Primăria Albă Iulia conform OUG 34/19.04.2006 privind achiziţiile publice 
 

Achiziţiile publice desfăşurate de către Primăria Albă Iulia s-au realizat astfel:

• atribuirea contractului de achiziţie publică, inclusiv a contractului sectorial;
• încheierea acordului-cadru;
• atribuirea, de către primărie, a unui  contract de lucrări, în cazul în care s-au

îndeplit în mod cumulativ următoarele condiţii: contractul este finanţat/subvenţionat în mod direct, în proporţie de mai mult de 50%, de către autoritatea contractantă; valoarea estimată a respectivului contract este egală sau mai mare decât echivalentul în lei al 4.845.000 euro;

• atribuirea, de către primărie , a unui  contract de servicii, deoarece s-au

îndeplinit în mod cumulativ următoarele condiţii: respectivul contract este finanţat/subvenţionat în mod direct, în proporţie de mai mult de 50%, de către autoritatea contractantă; valoarea estimată a respectivului contract este egală sau mai mare decât echivalentul în lei al 193.000 euro;

• atribuirea contractului de achiziţie publică de către Primăria Albă Iulia, în

numele şi pentru o altă persoană fizică/juridică, deoarece contractul este finanţat/subvenţionat în mod direct, în proporţie de mai mult de 50%, de către autoritatea contractantă;

• organizarea concursului de soluţii;
• atribuirea contractului de concesiune de lucrări publice şi a contractului de concesiune de servicii.

Procedurile de atribuire a contractului de achiziţie publică ale Primăriei Albă Iuliaau constat în :

2. licitaţia deschisă, respectiv procedura la care primăria  are dreptul de a depune oferta;
3. licitaţia restrânsă, respectiv procedura la care primăria are dreptul de a-şi depune candidatura, urmând ca numai candidaţii selectaţi să aibă dreptul de a depune oferta;
4. dialogul competitiv, respectiv procedura la care primăria are dreptul de a-şi depune candidatură şi prin care autoritatea contractantă conduce un dialog cu candidaţii admişi, în scopul identificării uneia sau mai multor soluţii apte să răspundă necesităţilor sale, urmând ca, pe baza soluţiei/soluţiilor, candidaţii selectaţi să elaboreze oferta finală;
5. negocierea, respectiv procedura prin care Primăria Albă Iulia derulează consultări cu candidaţii selectaţi şi negociază clauzele contractuale, inclusiv preţul, cu unul sau mai mulţi dintre aceştia. Negocierea poate fi:  negociere cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare; negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare;
6. cererea de oferte, respectiv procedura simplificată prin care primăria solicită oferte de la mai mulţi operatori economici.

      Primăria Albă Iulia a organizat un concurs de soluţii²³, respectiv o procedură specială prin care a decis achiziţionarea, îndeosebi în domeniul amenajării teritoriului, al proiectării urbanistice şi peisagistice, al arhitecturii sau în cel al prelucrării datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concurenţiale de către un juriu, cu sau fără acordarea de premii.

      Primăria Albă Iulia a decis să achiziţioneze direct produse, servicii sau lucrări, în măsura în care valoarea achiziţiei, estimată conform prevederilor secţiunii a 2-a a prezentului capitol, nu a depăşeşit echivalentul în lei a 15.000 euro pentru fiecare achiziţie de produse, servicii sau lucrări. Primăria nu a divizat contractul de achiziţie publică în mai multe contracte distincte de valoare mai mică şi nici nu a utilizat metode de calcul care să conducă la o subevaluare a valorii estimate a contractului de achiziţie publică, cu scopul de a evita aplicarea prevederilor prezentei ordonanţe de urgenţă care instituie obligaţii în raport cu anumite praguri valorice.