Оцінка ефективності запропонованих заходів щодо удосконалення касової політики підприємства

Коли підприємстві відбувається щодня трохи касових операцій, то касові звіти можуть складатися 1 разів у 3-5 днів. Прийняті від касира звіти і документи перевіряються працівниками бухгалтерії, а контролю над правильним веденням касової книжки здійснює головний бухгалтер. При виявленні видачі грошей із каси, не підтверджених розпискою одержувача у видатковому касовому ордері, ця сума вважається нестачею та збирається з касира. У цьому виписується видатковий касовий ордер з ім'ям касира. Якщо сума готівки не виправдана приходним касовим ордером, всі вони вважаються надлишком каси і зараховуються до дохід організації шляхом виписки приходного касового ордера.

 

 

 

РОЗДІЛ 3

УДОСКОНАЛЕННЯ ЯКОСТІ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ ТА КАСОВОЇ  ПОЛІТИКИ ПІДПРИЄМСТВА

 

3.1 Шляхи та  напрямки удосконалення касових  операцій та касової політики підприємства

 

Будь-яке підприємство задля забезпечення нормальних умов функціонування виробництва має своєчасно у необхідних обсягах витрачати кошти й одержувати їх у тому обсязі, який би покривав витрати і дозволяв мати прибуток для розширеного відтворення [26]. З урахуванням встановлених законом вимог припустимого і максимуму готівкових коштів, і навіть нерівномірності вимоги грошей із каси або повернення будь-якої цифри в касу, періодично можуть бути ситуації, коли або готівкових коштів бракує, або що є сума наприкінці робочого дня перевищує припустимий ліміт і, тому, потрібна інкасація, хоча заодно можливо, що наявні кошти знадобляться наступного дня.

Здійснення ретельного планування і функцію контролю готівкових грошових потоків для підприємства дозволяють домогтися зниження кількості  інкасацій, витрат за доставку та переміщення грошових засобів у банк з цього приводу, і навіть збільшити ліквідність, тобто доступність готівкових засобів у разі їхньої необхідності. Інакше кажучи планування може допомогти досить часто позбутися зайвої готівкової грошової маси чи її дефіциту.

Практика показує, досить часто можна запобігти  великий зайвій сумі готівки або ж навпаки дефіциту каси підприємства. Це можна забезпечити шляхом планування і рознесення у часі (зсуву) деяких касових операцій. Так, багато операцій з видачі грошей із каси (підзвіт, відрядження, зарплата) плануються заздалегідь(відомі їхні суми).

Приміром, повернення підзвітних сум відбувається у  передбачуваний період. Якщо кошти видавалися на суворо визначені цілі, можна припускати про час їх витрати, зразкових розмірах невитраченої частини коштів. Оплата штрафів та пенею до каси підприємства відбувається після повідомлення певного фізичної чи юридичної особи про необхідність сплати певної суми.

Отже, більшість потоків  готівки, можливо легко спланувати. На нашу думку, це призведе до зменшення кількості інкасацій грошових сум, відповідно і витрат їх у часі. Звісно, планування касових операцій неспроможна укладати в обов'язки касира, який має лише своєчасно ухвалювати й видавати гроші. Вважаємо, цю роботу може додатково здійснювати працівник планового відділу чи бухгалтерії підприємства і при отриманні інформації безпосередньо від головного бухгалтера про можливі витратах чи парафіях готівки по касі. Основне завдання аналізу грошових потоків є виявлення причин нестачі чи надлишку коштів й визначення джерел надходжень і сучасних напрямів використання. Джерелом інформації для аналізу динаміки готівкових коштів служитиме касова книга, плановані відрядження, виплати винагород, прийом (повернення) готівкових коштів у касу з різних причин.

Метою аналізу грошових потоків є виявлення причин відхилення балансу коштів у бік їх дефіциту чи надлишку, визначення джерел надходжень і сучасних напрямів витрати коштів. Економічно правильне планування грошових потоківмає забезпечувати позитивний сукупні грошові потоки. Обов'язково також розглянути, і проаналізувати потоки на проміжні періоди (місяці). Місячні баланси повинні прагнути бути також позитивними. Щоб можна було забезпечити позитивний баланс коштів варто використовувати, на нашу думку такі основні засади управління потоками коштів:

1. Реалізувати вироблену  продукцію та послуги з вигідним  цінами не більше оптимальних,  економічно виправданих термінів  зберігання. Ціна продукції рослинництва  має найнижчі значення у післязбиральний період, Тривале зберігання призводить до псування великий частки продукції. Тому треба обґрунтувати оптимальні терміни збереження і розміри сховищ й реалізовувати продукцію по найвигіднішою цінами.

2. Збільшувати оборотність  всіх видів запасів, уникаючи причому їхній дефіцит. З одного боку запаси – це тимчасово виведені з обороту кошти, тому їхній високий обсяг до неефективного використання фінансових ресурсів. З іншого боку запаси забезпечують безперервність виробничого процесу, тому їх наявність обов'язкова для безперервного виробництва. Необхідно обґрунтовувати обсяг необхідних запасів за кожним видом ресурсів.

3. Скорочування дебіторської заборгованості. Скорочена заборгованість означає повернення чи поповнення обсягу коштів підприємства, що дозволить планувати нові види виробничих витрат. Проте надмірний тиск на дебіторів не рекомендується, адже, серед яких можуть бути дуже бажані клієнти та покупці, тимчасово які мають можливості оплатити придбані товари. Для прискорення для отримання грошей можна використовувати розумні знижки за свої товари.

4. Домогтися економічно  обґрунтованих термінів виплати  кредиторської заборгованості яка забезпечить з одного боку згладжування потреби у вільних грошових засобах, з другого – неприпустимих різких збільшень витрат внаслідок штрафів та пені. Використовувати будь-які переваги як знижок ціни придбаних ресурсів в постачальників.

Розподіл всієї діяльності підприємства втричі самостійні сфери  дуже важливо, оскільки хороший (тобто. близька до нулю) сукупний потік можна отримати з допомогою обмеження або компенсації негативного грошового потоку по основній діяльності припливом коштів від продажу активів (інвестиційна діяльність) чи залученням кредитів банку (фінансову діяльність). І тут величина сукупного потоку приховує реальну збитковість підприємства. Завдяки її аналізу легше вивести підприємство до прибуткового функціонування. З іншого боку, також потрібен розподіл грошової маси на готівкову і безготівкову частину. Розробляючи інструмент задля забезпечення позитивного балансу готівкових коштів, здійснення касових операцій в такий спосіб, щоб крім дефіциту не виникало занадто великий готівкової грошової суми, можна регулювати обсяги споживаних і затребуваних грошових сум загалом, включаючи безготівкові, що перебувають у рахунках банках чи цінні папери.

 

3.2. Алгоритми  удосконалення касових операцій  та касової політики підприємства

 

Як показав наше обстеження, здійснюване для підприємства управління готівкою грошима (потоками) твориться  з допомогою трьох видів робіт:

- облік руху готівкових  коштів (прибуткові витратні касові ордера);

- аналіз потоків коштів (обсяги надходження й витрачання  коштів з каси підприємства, оптимізація грошових потоків);

- упорядкування бюджету  коштів (планування обсягів витрат і доходів у майбутнє).

Управління готівкою грошовими потоками може охоплювати деякі інші аспекти управління діяльністю підприємства. У тому числі формування та регулювання власного капіталу, товарно-матеріальних запасів,необоротних активів, і навіть розрахунки з кредиторської та дебіторської заборгованості.

Роль і значимість управління грошовими потоками, зокрема  готівкою, особливо зростає у сучасному інформаційному просторі:

- планування графіка  розподілу капіталовкладень протягом  року;

- управління оборотним капіталом (оцінки короткострокових потреб у готівці та управління запасами);

- управління витратами  всіх видів закупівель і їх оптимізації з погляду раціональнішого розподілу ресурсів підприємства у процесі виробництва;

- управління потребою  позикових коштів на здійснення капіталовкладень (фінансування рахунок власних коштів чи кредитів банку);

- управління економічним  зростом і розвитком підприємства.

Аналіз діяльності обстеженого  підприємства дозволив виокремити такі складнощі у управлінні грошима:

- управлінські працівники завжди мають повну оперативну інформацію про джерела грошових надходжень, про суми, терміни і платежі, і навіть про засоби оплати (готівковий чи безготівковий розрахунок);

-різносторонні потоки коштів (витрати й доходи) найчастіше збігаються в часі та за величиною;

- часом трапляється  випадкова втрата платіжних документів, тому касовий план доводиться створювати при неповній інформації про надходженнях і витратах;

- запити фінансування  часто вже не відповідають реальним потребам;

- рішення про притягнення кредитів приймаються без належної оцінки їхньої необхідності, розміру й термінів погашення.

Зазначені, і навіть деякі  інші хиби свідчить, що можна запобігти, якщо впровадити у практику роботи бухгалтерії метод бюджетування, що передбачає складання касових бюджетів.

Мета бюджетування коштів полягає у розрахунку необхідного  їхніх об'єму і визначенні моментів часу, коли в підприємства очікується недолік чи надлишок коштів у тому, щоб уникнути кризових явищ і раціонально  використовувати кошти підприємства.

Касовий бюджет є складовою  Основного бюджету підприємства міста і використовує дані бюджетів продажів, закупівель, витрат за оплату праці та ін. Касовий бюджет це є докладний кошторис очікуваних надходжень і виплат коштів за певного періоду, що включає як конкретні статті надходжень і виплат, продовжує їх тимчасові параметри.

На підвищення точності розрахунку обсягу необхідних і вступників коштів керівництву підприємства треба  зазначити конкретні статті надходжень і витрат грошей, і навіть тимчасові параметри цих процесів. Як було зазначено вище, що завдання можна здійснити, використовуючи бюджетування коштів.

У цьому треба враховувати, що бюджет коштів, як й інші бюджети, великою мірою залежить від суб'єктивних оцінок, прогнозів (наприклад, прогнозу продажів, оцінки періодів погашення дебіторської заборгованості тощо.), тому, загальна помилка розрахунків (можливі відхилення) веде до значного викривлення кінцевих результатів і може бути підвалинами прийняття неправильного управлінського рішення.

Розробка бюджету коштів, як інших бюджетів, є наслідком  тісного співробітництва всіх служб  підприємства міста і мусить бути регулярною, оскільки разові бюджети з урахуванням одиничних оцінок можуть спричинить великим відхилення і невірним управлінським рішенням. Регулярність розробки бюджету дозволить керівнику визначити, які надають найбільше вплив на величину грошового потоку, і направити свої головні зусилля більш вірну оцінку цих факторів.

Підсумовуючи, можна сказати, що касовий бюджет дозволяє:

1. Аналізувати значні  відхилення за статтями бюджету  та взагалі оцінювати їхній вплив на фінансові показники підприємства.

2. Одержати цілісне  уявлення про сукупної потреби  у грошових засобах.

3. Приймати управлінські  рішення про більш раціональне  використання ресурсів.

4. Своєчасно визначати  потребу у об'ємі та термінах залучення позикових коштів.

Головна мета складання  бюджетів є визначення моментів часу, протягом яких в підприємства бракуватиме чи надлишок коштів у тому, щоб розумно уникнути кризових явищ чи пом'якшити їх, і раціонально використовувати тимчасово вільні кошти. Виявлення таких моментів щодо готівкових коштів буде корисно для коригування часу здійснення касових операцій. Тож якщо рознести у часі згущення прибуткових і видаткових операцій навіть упродовж 1-2 діб, можна домогтися відсутності дефіциту засобів у касі, з другого боку – відсутності зайвих залишків готівки понад дозволеного ліміту і тенденції зниження цим потреби у інкасації засобів і зниження витрат за обслуговування підприємства касою.

Під час упорядкування бюджету потрібна неабияка кількість первинної інформації, яка, зазвичай, існує у розрізненому вигляді у різних підрозділах підприємства. На підприємстві немає єдиної служби, яка б зведенням цієї інформації воєдино упорядкувала бюджети. Ці функції розподілені з різних службам, і немає змоги оперативного відслідковування і коригувань руху коштів.

З іншого боку, часом трапляється  свідоме завищення показників в  розрізнених фінансових планах з  думкою те що, що якомусь підрозділу підприємства виділяти більше фінансових коштів. Упорядкування єдиного бюджету дозволяє уникнути таких явищ й одержати об'єктивнішу картину потреби у грошах. Касовий бюджет має включати все грошові надходження, і виплати, які зручно групувати за видами діяльності - основна, інвестиційна і фінансова.

У першому етапі формування касового бюджету необхідно визначити  надходження, і витрата коштів по основний діяльності підприємства, оскільки результати планування грошового потоку по основний діяльності можна використовувати у разі планування інвестицій й визначенні джерел фінансування.

Відзначаємо, що із складання касового бюджету (тобто. планування приходу\відтоку коштів у касу і на рахунках банках) потрібно складати такі документи:

По основний діяльності - бюджет продажів, своєю чергою що розподіляється на шість приватних бюджетів (кошторисів):