Аудит материалов

2. Права и обязательства.  Необходимо убедиться в том,  что права организации на материалы, отраженные в отчетности, документально подтверждены и не ограничены правами третьих лиц.

3. Возникновение. Необходимо  убедиться в том, что отраженные  в бухгалтерском учете операции  по приобретению и выбытию  материалов имели место в течение  отчетного периода.

4. Полнота. Необходимо  убедиться в том, что отсутствуют  материалы, которые должны были  быть отражены в бухгалтерском  учете и отчетности, но не были  в нем отражены.

5. Стоимостная оценка. Необходимо  убедиться в том, что материалы  отражены в учете и отчетности  в правильной оценке: по фактической  себестоимости или по рыночной  стоимости, если она ниже фактической  себестоимости; а также в том,  что способ оценки материалов  при их отпуске в производство  или ином выбытии применяется  в соответствии с принятой  организацией учетной политикой.

6. Измерение. Необходимо  убедиться в том, что приобретение  и выбытие материалов отражены в учете в правильной оценке и в соответствующем отчетном периоде.

7. Представление и раскрытие.  Необходимо убедиться в том,  что материалы правильно классифицированы  в отчетности; что операции с  материалами отражены в бухгалтерском  учете в соответствии с нормативными  актами, регламентирующими порядок  ведения бухгалтерского учета  в Российской Федерации; что  вся существенная информация  о материалах раскрыта в отчетности.

Основными источниками информации являются первичные документы по учету материальных ценностей и различные аналитические и синтетические регистры. В качестве первичных документов по учету материалов используются преимущественно унифицированные учетные документы, к числу которых относятся следующие формы [5, с. 531]:

• доверенность (ф. № М-2 и № М-2а) – применяется для оформления права лица выполнять функции доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению;
• приходный ордер (ф. № М-4) – используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки;
• акт о приемке материалов (ф. № М-7) – для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика;
• лимитно-заборная карта (ф. № М-8) – применяется для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции в течение месяца;
• требование-накладная (ф. № М-11) – используется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;
• накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) – применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям;
• карточка учета материалов (ф. № М-17) – предназначена для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру или другому признаку материала;
• акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) – применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ.

Общие данные по учету материальных ценностей проверяются по строке 211 «Сырье, материалы и другие аналогичные ценности» Бухгалтерского баланса (форма №1) и по таким бухгалтерским регистрам, как главная книга, журналы-ордера № 6, 10, 10/1, вспомогательная ведомость № 10 при мемориально-ордерной форме учета или машинограммы, полученные на персональных компьютерах. Материальные ценности, не принадлежащие организации, отражаются по строке 920 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» Бухгалтерского баланса. Прочая существенная информация о материалах, предусмотренная действующими Положениями по бухгалтерскому учету, раскрывается в пояснительной записке.

1.4. Методика проверки основных комплексов работ по учету материалов

Начальным этапом проведения аудита является планирование. Оно предусматривает подготовку общего плана и программы аудита. В общем плане указывают виды работ и сроки проведения аудита, в программе – виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, период их проведения, исполнителей, рабочие документы. Содержание общего плана и программа аудита будут зависеть от конкретных особенностей проверяемого предприятия. В процессе проверки аудитор должен установить:

• реальность наличия и существования материалов (путем участия в инвентаризации либо оценке ее результатов);
• все ли операции с материалами, которые должны быть отражены на счетах учета, действительно в них представлены (документальная проверка);
• считается ли организация собственником всех материалов, т. е. имеются ли на них имущественные права, а суммы, отраженные как задолженность, – обязательствами (правовой аспект проверки);
• правильность оценки материалов и связанных с ними обязательств;
• правильно ли выбраны и применялись принципы учета материалов.

Затем необходимо проверить положения учетной политики по учету материалов, которые отражены в документе «Учетная политика». При этом особое внимание следует обратить на следующее:

• как учитываются материальные ценности – по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам;
• какой метод используется для списания материальных ценностей на затраты производства;
• какой метод применяется для учета движения материальных ценностей на складах.

Основные элементы учетной  политики, относящиеся к организации учета материалов, приведены в таблице 1.

Таблица 1 – Элементы учетной политики предприятия, связанные с учетом материальных ценностей

Уточнив соответствие положений  учетной политики, можно приступать к проверке соответствующих комплексов задач по учету материальных ценностей. К таким комплексам относятся:

• учет поступления материальных ценностей;
• аналитический учет движения материальных ценностей на складах предприятия;
• учет использования материальных ценностей по направлениям затрат списания недостач, потерь и хищений материальных ценностей;
• сводный учет материальных ценностей;
• анализ использования материальных ресурсов.

Для выполнения проверки комплексов задач по учету материальных ценностей применяют различные методы получения аудиторских доказательств, которые состоят из следующего содержания: инвентаризация, пересчет, подтверждение, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, устный опрос, проверка документов, прослеживание, аналитические процедуры.

Наблюдение процесса проведения инвентаризации используется для подтверждения фактического наличия материальных ценностей. В ходе аудиторской проверки аудиторы могут в необходимых случаях сами проводить инвентаризацию или наблюдать за процессом ее проведения.

Пересчет используется для подтверждения достоверности арифметических подсчетов материальных ценностей, соответствия их величине, отраженной в первичных документах и в регистрах бухгалтерского учета.

Подтверждение используется для получения информации о правильном отражении в бухгалтерском учете проведенных хозяйственных операций и реальности остатков на счетах учета материалов.

Проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных  операций (процедура инспектирования) используется при контроле за учетными работами, выполняемыми бухгалтерией, и корреспонденцией счетов по движению материалов.

Устный опрос используется в ходе получения ответов на вопросник аудитора по предварительной оценке состояния учета материалов, а также в процессе их проверки при уточнении у специалистов отдельных положений совершенных хозяйственных операций, вызывающих сомнение или неясных.

Проверка документов используется аудитором для уточнения правильности отражения в бухгалтерском учете поступления и расходования материалов, полноты и своевременности их отражения в регистрах бухгалтерского учета, обоснованности их оценки (взаимный контроль документов).

Прослеживание используется в ходе проверки операций, отраженных в первичных документах, в журналах-ордерах, ведомостях, главной книге, бухгалтерской отчетности. При этом особое внимание обращается на правильность корреспонденции счетов, соответствие сумм оборотов и остатков в регистрах аналитического и синтетического учета.

Аналитические процедуры используются при сопоставлении наличия материальных ценностей в разные периоды, данных отчета об их движении с данными бухгалтерского учета, оценке соотношений между различными статьями отчета и сопоставлении их с данными за предыдущие периоды.

Проверяя  учет поступления материалов, прежде всего уточняется, какой вариант применяет проверяемый субъект: с использованием счетов 15 и 16 или без него. Далее контролируют правильность оформления первичных документов на поступление материалов, их оценку, ведение аналитического учета (по номенклатурным номерам, артикулам и др.). Одновременно устанавливают, как был выделен НДС, отнесен на счет 19 и списан в дальнейшем на счет 68 субсчет НДС.

Аудитор также проверяет, как ведется учет по неотфактурованным  поставкам и материалам, которые оплачены, но на склад не поступили (материалы в пути). По операциям поступления материалов аудитор проверяет и операции по приобретению материалов, полученных в порядке обмена (бартера), поступивших безвозмездно и др.

При проверке организации учета движения материальных ценностей на складах прежде всего надо проконтролировать организацию складского хозяйства и контрольно-пропускной системы. Важно ознакомиться с организацией складского учета материалов и как ведется контроль операций, выполняемых на складе, со стороны бухгалтерии. Предприятия применяют преимущественно три основных варианта учета движения материалов на складах: оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод, карточно-документационный, бескарточный.

Если применяется сальдовый метод, то аудитор проверяет ведомости по приходу и расходу материалов, сверяет итоговые данные этих ведомостей с сальдовыми ведомостями. Карточно-документационный метод предусматривает составление в бухгалтерии количественно-суммовых оборотных ведомостей в размере номенклатурных номеров по группам материалов. В этом случае аудитор просматривает эти ведомости и проводит сверку остатков с карточками складского учета. Обычно осуществляется выборочная сверка, так как сплошной контроль – операция весьма трудоемкая.

Бескарточный метод – наиболее эффективный. Он применяется, как правило, при использовании персональных компьютеров. В этом случае карточки складского учета в обычном варианте не ведутся. Сам процесс складского учета организуется на персональных компьютерах, а за определенные периоды (месяц, квартал) составляются оборотные ведомости. Аудитор знакомится с имеющимися документами, выясняет, как ведется сверка данных складского учета с бухгалтерскими данными.

Налог на добавленную стоимость  списывается в соответствии с  положением гл. 21 НК РФ «Налог на добавленную  стоимость» и учитывается по дебету счета 19, субсчет «НДС по приобретенным  материальным ресурсам» в корреспонденции  с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счета 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами» и др. Аудитору необходимо проверить, как было образовано сальдо по счету 19 и как проводилось его отнесение на счет 68. По материальным ресурсам НДС списывается полностью на счет 68 в момент оплаты счетов.

Особое внимание должно быть уделено проверке операций по отпуску материальных ценностей в производство. Для этой цели на предприятии можно применить один из следующих методов оценки: по себестоимости единицы запасов; по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени приобретения закупок (метод ФИФО).

Метод оценки по себестоимости единицы запасов предусматривает списание каждой единицы материалов по цене приобретения или по себестоимости единицы запасов. Он применяется, если номенклатура материальных ценностей небольшая. Метод оценки по средней себестоимости наиболее распространен. При его применении важно правильно устанавливать средние цены. Метод ФИФО оценки запасов основан на допущении, что материальные ресурсы используются в течение отчетного периода в последовательности их приобретения. На складе на конец отчетного периода остаются остатки материальных ценностей по фактической себестоимости последних по времени закупок, а на себестоимость продукции списывают материальные ценности ранних по времени закупок.