Проблема внутрихозяйственного контроля

 

-        контроль  за состоянием дебиторской и  кредиторской задолженности;

 

-        контроль  за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с поставщиками и покупателями;

 

-        своевременная  выверка расчетов с дебиторами  и кредиторами для исключения  просроченной задолженности.

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией при расчетах с поставщиками и подрядчиками, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если форма документа не предусмотрена в этих альбомах, то он должен содержать следующие обязательные реквизиты:

 

• наименование;

 

• дату составления;

 

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

 

• содержание хозяйственной операции;

 

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

 

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

 

• личные подписи  указанных лиц.

 

Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, должен быть утвержден  руководителем ООО «Селана» по согласованию с главным бухгалтером. Первичный  учетный документ должен быть составлен  в момент совершения операции, а если это невозможно, то сразу после ее окончания.

 

За своевременное  и качественное оформление первичных  учётных документов, передачу их в  установленные сроки для отражения  в бухгалтерском учете, а также  достоверность содержащихся в них данных отвечают лица, составившие и подписавшие эти документы.

 

В ООО «Селана» товарно-материальные ценности поступают  как от местных, так и от иногородних  поставщиков: от промышленных предприятий, кооперативов, иных производственных предприятий с разными формами собственности в соответствии с договорами.

 

Поступление материальных ценностей в ООО  «Селана» от поставщиков, выполнение работ  и оказание услуг подрядчиками производится на основании заключённых между  заказчиками (покупателями) и подрядчиками (поставщиками) хозяйственных договоров, договоров подряда, купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством. За нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчетных документов и за необоснованный отказ.

 

Документальное  оформление поступления ценностей  в ООО «Селана», конечно же, зависит  от способа их поступления в организацию. Доставка материальных ценностей может осуществляться от поставщиков несколькими способами: силами поставщика (централизованные поставки), силами самой организации (самовывоз) и с привлечением сторонних (транспортных) организаций.

 

Независимо от вида доставки поставщик обязан выдать организации – покупателю комплект всех необходимых документов: платежные поручения, счета-фактуры, товарные накладные, накладные на отпуск материалов на сторону и другие расчетные документы. Причем к указанным документам должны прикладываться документы, подтверждающие качество приобретенных товарно-материальных ценностей (так называемые сопроводительные документы), например, сертификаты соответствия.

 

Организация устанавливает порядок  приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы. При этом необходимо:

 

- зарегистрировать документы;

 

- проверить соответствие данных  этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам)  по ассортименту, ценам и количеству  материальных ценностей, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренных договором;

 

- проверить правильность расчетов  в расчетных документах;

 

- акцептовать (оплатить) расчетные  документы полностью или частично  или мотивированно отказаться  от акцепта (от оплаты);

 

- определить фактические размеры  ответственности в случае нарушения  условий договора;

 

- передать документы в бухгалтерию  организации в сроки, предусмотренные  правилами документооборота организации.

 

При централизованных поставках приемка материальных ценностей осуществляется непосредственно на складе организации-покупателя.

 

В том случае, если организация  самостоятельно вывозит приобретаемые  ценности, то приемка осуществляется на складе поставщика. В этом случае представитель организации-покупателя (экспедитор) обязан предъявить поставщику доверенность и документ, удостоверяющий личность. На данном предприятии применяется типовая форма доверенности на получение материальных ценностей форма № М-2 (имеет корешок и отрывную часть). Порядок оформления и получения по ним ценностей установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Постановлением Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а. Доверенность оформляется в бухгалтерии предприятия в одном экземпляре под расписку получателя и является основанием для передачи экспедитору товарно-транспортных (товарных) документов и для передачи самих ценностей. Не допускается выдача доверенностей лицам, не работающим в организации. Подпись лица, на имя которого составлена доверенность, является обязательным атрибутом.

 

Выписка доверенности фактически является заключением с работником договора о полной материальной ответственности. От имени организации доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером или иными должностными лицами, уполномоченными на это приказом по организации.

 

В доверенности указываются:

 

·           полное наименование потребителя товара и  его адрес; наименование плательщика и его адрес;

 

·           реквизиты  расчетного счета, наименование и местонахождение  банка плательщика;

 

·           паспортные данные экспедитора;

 

·           наименование, дата и номер документа, на основании  которого должны быть переданы ценности;

 

·           на оборотной стороне доверенности указывается подробный перечень подлежащих передаче товарно-материальных ценностей.

 

В доверенности указывается дата ее выдачи и дата, по которую данная доверенность действительна. Бланк  доверенности имеет корешок, на котором указываются ее основные реквизиты, и по которому в бухгалтерии организации-получателя осуществляется учет выданных доверенностей, которые подшиваются в хронологическом порядке, формируя книгу. На последнем листе книги, составленной из корешков доверенностей за квартал, делается надпись за подписью главного бухгалтера: «В настоящей книжке пронумеровано _____ листов» (количество листов пишется прописью).

 

При доставке товарно-материальных ценностей  сторонними организациями в ООО  «Селана» применяются такие основные документы, как товарная накладная, накладная на отпуск материалов на сторону, расходная накладная.

 

Товарная накладная (форма ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата  России от 25 декабря 1998 г. № 132), составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

 

Например, ООО «Удмуртская ветеринарная компания», расположенное по адресу: 426028, УР, г. Ижевск, ул. Пойма, д. 79, по основному договору обязано поставить в адрес ООО «Селана» товары: 1) АДС-2, 100 мл. (А-М); 2) Эндометромаг 1000 мл.; 3) Гентамаст 10 мл. – общей стоимостью 4640 руб. ООО «Селана» зарегистрирована по адресу: 427430, УР, г. Воткинск, ул. Подлесная, д. 2а. Так как данная организация находится на специальном налоговом режиме, она не заполняет графы 13 и 15 в товарной накладной.

 

В строке «Грузоотправитель» указывается полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Если отгрузка осуществляется структурным подразделением поставщика, то необходимо указать адрес местонахождения такого подразделения. В строке «Грузополучатель» указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.

 

Товарная накладная составляется уполномоченным лицом организации. В строке «Основание» указываются  номер и дата договора, а также номер и дата транспортной накладной, выписанной для организации-перевозчика. Товарную накладную подписывает работник организации-продавца, разрешивший отпуск груза, главный бухгалтер организации-продавца, а также работник организации-продавца, производящий отпуск груза.

 

В документе не допускаются подчистки  и помарки. Исправление ошибки в  первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

 

Также для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней  организацией применяется накладная  на отпуск материалов на сторону (форма  № М-15). Данный документ выписывается в двух экземплярах на основании  нарядов, договоров (контрактов), приказов (распоряжений) руководителя и других документов. В накладной на отпуск материалов на сторону:

 

·           содержится перечень разрешенных к отпуску  ценностей с указанием их количества, цены и общей суммы;

 

·           указывается  структурное подразделение (склад), которое должно произвести отпуск;

 

·           указывается  организация-получатель ценностей;

 

·           содержится разрешительная подпись уполномоченных лиц.

 

Расходная накладная предназначена  для оформления операций, связанных с отпуском товаров с оптового склада.

 

Также в ООО «Селана» при расчетах с поставщиками и подрядчиками оформляются  различные акты, например, акт сдачи-приемки  оказанных услуг, акт приемки-сдачи  работ, акт об оказании платных услуг  и другие. Учитывая, что форма акта сдачи-приемки оказанных услуг (выполненных работ) не установлена нормативными правовыми актами, стороны договора вправе составить такой акт в произвольной форме. Вместе с тем, он, в силу требований пункта 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, должен содержать обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование сторон договора, от имени которых составлен акт; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование и личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

 

Прежде всего, при оформлении актов  оказания услуг (выполнения работ) необходимо обеспечить четкое разграничение каждой из перечисленных услуг (работ), а также обосновать их непосредственную связь с производственной деятельностью организации. Как правило, в тексте акта делают отметку о том, что данный акт является неотъемлемой частью договора на оказание услуг, выполнение работ.

 

Основным документом по расчетным  взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура, который служит основанием для оформления соответствующих  банковских платежных документов на перечисление задолженности (платежных  требований, платежных поручений).

 

Например, в ООО «Селана» в марте 2009 года поступили на склад бензин 80 и дизельное топливо на сумму 71820,70 руб., в том числе НДС в  сумме 10955,70 руб.

 

В счете-фактуре должны быть указаны:

 

·          порядковый номер счета-фактуры;

 

·          наименование и регистрационный номер поставщика;

 

·          наименование получателя (плательщика);

 

·          стоимость, цена поступающих товарно-материальных ценностей;

 

·          сумма  налога на добавленную стоимость;

 

·          дата предоставления счета-фактуры.

 

Счет-фактура подписывается руководителем  и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров, и скрепляется  печатью организации.

 

В счете-фактуре не допускаются  подчистки и помарки. Исправления  заверяют подписью руководителя и печатью поставщика с указанием даты исправления.

 

Счета-фактуры составляются предприятием поставщиком на имя предприятия  покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней со дня отгрузки товаров или предоплаты (аванса) представляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм по НДС. Второй экземпляр счета-фактуры (копия) остается у поставщика (подрядчика).

 

В ООО «Селана» получаемые счета-фактуры  хранятся в журнале учета полученных счетов-фактур в течение полных пяти лет с даты их получения. Они должны быть подшиты и пронумерованы.

 

Также ООО «Селана» ведет книгу  покупок, в которой регистрируются счета-фактуры, представляемые поставщиками. Цель ведения книги покупок заключается  в определении сумм НДС, подлежащего зачету в соответствии с законом об НДС. Книга покупок включает все реквизиты поступающих счетов-фактур поставщиков, причем суммы НДС фиксируются раздельно по товарам со ставкой обложения налогом в 18 и 10 %, отдельно показываются покупки, не облагаемые по действующему положению НДС.

 

А поставщики в свою очередь хранят выдаваемые счета-фактуры в журнале  выданных счетов-фактур и ведут специальную  книгу продаж. Учет выданных поставщиками счетов-фактур в книге ведется  в хронологическом порядке по мере отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или получения предоплаты. Записи делаются не позднее десяти дней после совершения операции. Заполнение книги продаж аналогично книге покупок.