Проблема внутрихозяйственного контроля

1. Платежное поручение (форма  № 0401060) представляет собой письменное  распоряжение владельца счета  на списание денег с его  счета и зачисление их на счет получателя. Оно применяется в основном по нетоварным операциям, для перечисления в бюджет налогов, удержанных из оплаты труда работников, для оплаты счетов организаций связи за услуги, для расчетов с органами имущественного, социального и медицинского страхования и в других случаях.

 

Расчеты с помощью платежных  поручений осуществляются по договоренности сторон и по товарным операциям, которые  могут быть срочными, досрочными и  отсроченными.

 

При этой форме расчеты осуществляются не по каждой отдельной отгрузке, отпуску товаров или оказанию услуг, а путем периодического перечисления денежных средств в сроки и в размерах, заранее согласованных сторонами.

 

2. Аккредитив (форма № 0401063). В  основе аккредитивной операции  лежит договор между продавцом и покупателем, в силу которого покупатель обязуется открыть в определенном банке и в обусловленный срок аккредитив для расчета с продавцом за купленный у него товар.

 

В расчетах по аккредитиву принимают  участие два банка:

 

• банк предприятия-покупателя, который открыл аккредитив (банк-эмитент);

 

• банк предприятия-поставщика, который  будет получать денежные средства с  аккредитива (исполняющий банк).

 

Открыть аккредитив может организация, покупающая товары (работы, услуги). Аккредитив открывается только в том банке, в котором у организации есть расчетный или валютный счет.

 

Для аккредитива предусмотрен типовой  бланк. Его форма приведена в  Положении о безналичных расчетах. Аккредитив закрывается, если:

 

• срок аккредитива истек;

 

• поставщик представил в исполняющий банк заявление об отказе от аккредитивной формы расчетов (такая возможность должна быть предусмотрена условиями открытия аккредитива);

 

• покупатель отозвал аккредитив своим распоряжением (такая возможность  также должна быть предусмотрена  условиями открытия аккредитива).

 

Действующее законодательство предусматривает  следующие виды аккредитивов:

 

-          покрытые (депонированные) или непокрытые (гарантированные);

 

-          отзывные  или безотзывные.

 

Покрытыми (депонированными) считаются  аккредитивы, при открытии которых банк-эмитент перечисляет собственные средства плательщика или предоставленный ему кредит в распоряжение банка-поставщика (исполняющий банк) на отдельный балансовый счет «Аккредитивы» на весь срок действия обязательств банка-эмитента.

 

В каждом аккредитиве должно ясно указываться, является ли он отзывным или безотзывным. При отсутствии такого указания аккредитив является отзывным. Отзывной аккредитив может  быть изменен или аннулирован  банком-эмитентом без предварительного согласования с поставщиком.

 

Безотзывный аккредитив не может быть изменен или аннулирован без  согласия поставщика, в пользу которого он открыт.

 

3. Чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное  распоряжение чекодателя банку  произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю.

 

Чек принадлежит к так называемым неэмиссионным ценным бумагам и, соответственно, чековое обращение  не регулируется Законом «О рынке  ценных бумаг».

 

Чек как ценная бумага может выступать  в качестве самостоятельного объекта гражданско-правовых сделок.

 

Чек оплачивается плательщиком за счет денежных средств чекодателя.

 

Чеки действительны в течение 10 дней, не считая дня их выдачи. Чеки применяются, например, при расчетах за принятые по приемосдаточным документам товары, если они фактически вывезены покупателем или доставлены ему, и оказанные услуги.

 

Чеки выписываются в момент установления суммы платежа.

 

Отличительной чертой отношений по расчетам чеками является их особый субъектный состав. В качестве основных участников данных отношений выступают чекодатель, чекодержатель и плательщик.

 

Чекодатель — это лицо, выписавшее чек.

 

Чекодержатель — лицо, являющееся владельцем выписанного чека.

 

Плательщик — банк, производящий платеж по предъявленному чеку.

 

4. В договоре с покупателем (заказчиком) товаров (работ, услуг) можно предусмотреть, что их оплата будет производиться по платежным требованиям, выписанным организацией-продавцом.

 

На основании платежного требования продавца банк покупателя (заказчика) спишет денежные средства с его расчетного счета и зачислит их на расчетный счет организации-продавца.

 

Для платежного требования предусмотрен типовой бланк (форма № 0401061). Его  форма приведена в Положении  о безналичных расчетах.

 

Списание денежных средств со счета  плательщика (покупателя) по платежному требованию может производиться: 1) с акцептом; 2) без акцепта.

 

5. Инкассовое поручение. На основании  инкассового поручения производится  списание денежных средств со  счетов плательщиков в бесспорном  порядке. Инкассовые поручения применяются:

 

• в случаях, когда бесспорный порядок  взыскания денежных средств установлен законодательством, в том числе  для взыскания денежных средств  органами, выполняющими контрольные  функции;

 

• для взыскания по исполнительным документам;

 

• в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору, при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.

 

В Положении о безналичных расчетах также предусмотрен типовой  бланк инкассового поручения (форма № 0401071).

 

Инкассовое поручение может  оформляться с помощью таких  расчетных документов, как платежное  требование, платежное требование-поручение, а также с помощью векселя  и чека.

 

Платежи по инкассо осуществляются с использованием двух инструментов:

 

-          платежного  требования, оплата которого может  производиться или по распоряжению  плательщика («с акцептом»), или  без его распоряжения («без акцепта»),

 

-          инкассового  поручения, оплата которого производится без согласия плательщика.

 

Оплата расчетных документов производится по мере поступления денежных средств  на счет плательщика в очередности, установленной законодательством.

 

В случае неисполнения или ненадлежащего  исполнения поручения клиента по получению платежа на основании платежного требования или инкассового поручения банк-эмитент несет перед ними ответственность в соответствии с законодательством.

 

Последние экземпляры расчетных документов (с  отметкой банка) главный бухгалтер  организации должен хранить в отдельной папке до получения выписки с расчетного счета в банке.

 

Центральным банком Российской Федерации установлено  ограничение для юридических  лиц при осуществлении ими  расчетов наличными деньгами. В соответствии с Указанием от 20 июня 2007 № 1843-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» [15] предельный размер расчетов наличными деньгами установлен в размере 100000 рублей по одной сделке. Граждане, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица, применяют правила, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения.

 

Учет векселей, применяемых при расчетах между предприятиями за полученные товары, выполненные работы, оказанные услуги, производится в соответствии с письмами Минфина РФ от 31.10.1994 № 142 и от 16.07.1996 № 62. Вексель, выданный организацией за поступившие товары, включает в себя цену товара, НДС и доход по коммерческому кредиту.

 

1.3 Теоретические  основы организации внутрихозяйственного  контроля расчетов с поставщиками  и подрядчиками

 

Учет расчетов с поставщиками и покупателями и  формирование внутреннего контроля имеют жизненно важное значение для любого предприятия, активно работающего в условиях рыночной экономики.

 

Развитие  рыночных отношений повышает ответственность  и самостоятельность предприятий  в выработке и принятии управленческих решений по обеспечению эффективности расчетов с дебиторами и кредиторами.

 

Необходимость внутрихозяйственного контроля связана, прежде всего, с увеличением объектов и данных в бухгалтерском учете  предприятия.

 

По мере роста масштаба деятельности предприятия  и расширения аппарата управления возникают проблемы, связанные с обменом информацией, затрудняется контроль за различными подразделениями предприятия со стороны центрального руководства, что повышает риск ошибок и злоупотреблений персонала.

 

Основными функциями внутрихозяйственного контроля являются: осуществление проверок звеньев управления, предоставление обоснованных предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению эффективности управления; осуществление экспертных оценок различных сторон функционирования организации и предоставление обоснованных предложений по их совершенствованию [25, с. 60].

 

Кроме того, в компетенцию внутренних аудиторов, ревизоров и других лиц, уполномоченных производить внутрихозяйственный  контроль, входят экспертиза средств  управления риском (в частности, риском, связанным с условными обязательствами и аналогичными статьями финансовой отчетности), контроль за осуществлением программы по соблюдению этических норм, организация специальных расследований и надзор за их проведением.

 

Многие предприятия страдают от неэффективного использования разного  рода ресурсов от недостатка необходимой  для принятия правильных решений  информации, непреднамеренного и  преднамеренного искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны  работников.

 

Подобных проблем можно избежать путем создания внутри самих компаний эффективной системы внутреннего  контроля [20, с. 32].

 

На службу внутреннего контроля организации возложено выполнение следующих функций:

 

-          контроль  за эффективностью систем  бухгалтерского учета и внутреннего контроля, разработка рекомендаций по их улучшению;

 

-          контроль  за достоверностью бухгалтерской  и оперативной информации, проведение  экспертизы средств и способов, используемых для идентификации,  оценки, классификации этой информации и составления на ее основе отчетности, а также изучение отдельных статей отчетности и операций, остатков по бухгалтерским счетам;

 

-          контроль  за соблюдением законодательства, нормативных актов, требований  учетной политики, инструкций, решений и указаний руководства и собственников;

 

-          контроль  за деятельностью различных звеньев  управления;

 

-          контроль  за эффективностью механизма  внутреннего контроля, изучение  и оценка контрольных процедур  в филиалах и структурных подразделениях экономического субъекта;

 

-          контроль  за сохранностью и состоянием  имущества экономического субъекта;

 

-          контроль  за отдельными элементами структуры  внутреннего контроля;

 

-          проведение  мероприятий по предупреждению злоупотреблений и специальных расследований;

 

-          разработка  рекомендаций и мероприятий по  устранению выявляемых недостатков  и повышению эффективности управления.

 

В число общих задач лиц, осуществляющих внутрихозяйственный контроль, также  входит проверка:

 

-          достоверности  и правильности информации, а  также источников информации;

 

-          систем, предназначенных для реализации  задач и планов и соблюдения  процедур, законодательных актов  и инструкций, а также их выполнения  сотрудниками компании;

 

-          сохранности  активов;

 

-          оценка  эффективности использования ресурсов, и т.д.

 

Рассмотрим расчетные операции, по которым наиболее часто возникают  ошибки у бухгалтеров при отражении  их бухгалтерскими проводками и оформлении документами.

 

В соответствии со статьей 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться  оправдательными документами.

 

Таблица 1.1

 

Содержание и признаки нарушений  при оформлении документовСодержание нарушений Признаки нарушений

1 2

1. При оправдательном документе  отсутствует распоряжение на  осуществление операций Отсутствие подписей руководителей, выписок из приказов, решений совета директоров, учредителей

2. При распорядительном документе  нет оправдательного Операция по каким-то причинам не совершилась или пропущена

3. Документы составлены с нарушением  установленной формы Доверенности, счета, акты и т.п. составлены по произвольной форме

4. В одном и том же документе  не совпадают реквизиты Документы составлены от имени одной организации, а печать- другой

5. В документах полностью или  частично отсутствуют реквизиты Отсутствие обязательных реквизитов, содержание операции сформулировано некорректно

6. При документах отсутствуют  приложения. На которые имеются  ссылки В документах указаны приложения, а в действительности их нет

7. Документы подписаны лицами, не  имеющими на это право Денежные документы подписывает кассир, а накладные - заведующий складом

8. Подделка подписей, наличие подчисток,  дописок, исправлений Следы подчисток, исправлений, дописок и т.д.