Порядок учета основных средств

      Инвентаризация  основных средств проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49.

      Инвентаризация  основных средств включает в первую очередь проверку наличия документального  оформления, то есть наличие и состояние  инвентарных карточек, наличие и  состояние технических паспортов и документации, наличие документов на основные средства, полученные или сданные в аренду и т.д.

      Для проведения инвентаризации в организации  создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается распоряжением (приказом) руководителя.

      В результате проверки фактического наличия  инвентаризационная комиссия составляет инвентаризационную опись по форме № инв-1 (код ОКУД 0309001) в разрезе видов и объектов основных средств и мест их нахождения.

      Во  всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки  или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей по форме № инв-18 (код по ОКУД 0309017) и оцениваются по рыночной стоимости с определением степени изношенности объекта.

      Объекты основных средств, оказавшиеся в  излишке или ранее не учтенные, подлежат оприходованию на баланс с отнесением остаточной стоимости на финансовые результаты.

      Недостача основных средств списывается с  кредита субсчета 01.1 «Собственные основные средства» в дебет счетов 02.1 «Износ собственных основных средств» на сумму начисленного износа и 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на сумму разницы между балансовой стоимостью основных средств и суммой начисленного износа.

      Недостача относится на материально ответственных  лиц (в дебет субсчета 73.3 «Расчеты по возмещению материального ущерба» с кредита счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей»).

      Потери  основных средств от стихийных бедствий относятся на финансовые результаты (в дебет счета 80 «Прибыли и убытки»).

      Результаты  инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после окончания инвентаризации.

 2.2. Особенности учета  основных средств  в бюджетных учреждениях.

      Основные  средства бюджетного учреждения представляют собой совокупность материально-вещественных ценностей, используемых в качестве средств труда и действующих в течение длительного времени. К ним относятся:

• здания;
• сооружения;
• передаточные устройства;
• рабочие машины и оборудования;
• измерительные и регулирующие приборы и устройства;
• вычислительная техника;
• транспортные средства;
• производственный и хозяйственный инвентарь;
• многолетние насаждения;
• прочие основные средства.

      Основные  средства бюджетного учреждения отражаются в бухгалтерском учете и отчетности по первоначальной стоимости, т.е. по фактическим  затратам их приобретения, сооружения и изготовления.

      К основным средствам, в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, не относятся предметы, приобретенные  по цене ниже лимита, установленного Минфином России и действовавшего на момент приобретения, независимо от срока  их службы.

      Основные средства учитываются по первоначальной стоимости, а предметы, которые переоценивались – по восстановительной стоимости. Учтенная на бухгалтерских счетах первоначальная (восстановительная) стоимость объектов основных средств может изменяться лишь при проведении работ по достройке, дооборудованию или реконструкции, увеличивающих их стоимость.

      Основные  средства в учреждении могут поступать  в результате приобретения за счет средств бюджета или безвозмездного получения от других организаций.

      Основные  средства, пришедшие в негодность, списываются в установленном порядке. В случае нарушения действующего порядка списания с баланса основных средств, а также бесхозяйственного отношения к материальным ценностям (уничтожение, сжигание и т.п.), виновные в этом лица привлекаются к ответственности в установленном порядке.

      Все полученные, безвозмездно переданные, а также выбывшие основные средства отражаются в учете по балансовой стоимости.

      Учет  основных средств ведется в разрезе  инвентарных объектов по местам их хранения и ответственным лицам. Отдельным инвентарным объектом считается законченное устройство со всеми относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями или предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций.

      Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту присваивается инвентарный номер.

      Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на период его нахождения в учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированных, не должны присваиваться другим, вновь поступающим объектам основных средств.

      Стоимость приобретенных основных средств  в бухгалтерии записываются в  дебет соответствующих субсчетов  счета 01 и кредит соответствующих  субсчетов разд. V “Денежные средства” или разд. VII “Расчеты”. Одновременно делается запись по дебету соответствующего субсчета счета 20 или 21 и кредиту субсчета 250.

      На  сумму выбывших из эксплуатации основных средств производится запись по кредиту  соответствующих субсчетов счета 01 и дебету субсчетов 020, 250.

      Поступление в эксплуатацию основных средств  оформляется актом приемки-передачи, в котором приводятся характеристика объекта, его балансовая стоимость  и сумма износа. Акт с технической  документацией передается в бухгалтерию.

      При поступлении основных средств в  учреждение материально-ответственные  лица на документе поставщика или  на акте приемки расписывается в  получении этих ценностей.

      Для списания пришедшим в негодность основных средств составляются акты о ликвидации основных средств в бюджетных учреждениях; акты о ликвидации транспортных средств и т.д.

      Учет  операций по выбытию и перемещению  основных средств ведется в  накопительной  ведомости – мемориальном ордере № 9. Записи в накопительную ведомость  производятся по каждому документу. При этом в графе “Итого” записывается сумма выбывших и перемещенных материальных ценностей, которая должна равняться сумме записей по дебету субсчетов. По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу “Журнал-главная”.

      Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках форм ОС-6  и ОС-8. Карточки ведутся по каждому  инвентарному объекту. Карточка формы  ОС-6 предназначена для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, машин  и оборудования, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря, транспортных средств. Карточка формы ОС-8 служит для учета многолетних насаждений. Эти карточки регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств. Опись ведется в одном экземпляре. Записи в ней производятся в разрезе групп основных средств с указанием года открытия карточек. Для каждой группы отводится соответствующее число страниц. Нумерация ведется по каждой группе, начиная с №1.

      Карточки  хранятся в картотеках бухгалтерии  и располагаются по соответствующим субсчетам и группам с подразделением внутри их по материально-ответственным лицам.

      В процессе эксплуатации основные средства постепенно изнашиваются, т.е. их первоначальная стоимость постоянно уменьшается. Для этого необходимо ежегодно производить начисление износа.

      Учреждение  применяет порядок равномерного начисления износа по основным средствам  в течение срока их полезного  использования, величина которого зависит  от двух факторов: величины первоначальной стоимости основных средств, сложившейся из покупной стоимости, затрат на транспортировку, монтаж, установку и норм амортизационных отчислений.

      Износ определяется и учитывается по зданиям, сооружениям, передаточным устройствам, машинам и оборудованию,  производственному  и хозяйственному инвентарю, транспортным средствам. Необходимо помнить, что начисленная сумма износа не может составлять свыше 100% стоимости основных средств. Ежегодно из карточек сумма износа записывается в ведомость. На общую сумму износа в последний рабочий день декабря составляется мемориальный ордер с отражением по дебету субсчета 250 и кредиту субсчета 020. После сумма износа по мемориальному ордеру записывается в книгу “Журнал-главная”.

      Согласно  постановлениям Правительства РФ, начиная  с 1992 года проводятся регулярные переоценки основных средств. Основные средства переоцениваются по восстановительной стоимости, путем умножения их балансовой стоимости на соответствующий индекс (коэффициент).

      Переоценки  подлежат все основные средства, находящиеся  в собственности организаций, их хозяйственном ведении.

      Переоценка  производится в течение года, без  отражения в бухгалтерском учете  и отчетности результатов в текущем  году.

 2.3. Технические средства  автоматизации учета  основных средств

    2.3.1. Общий анализ современного рынка программного обеспечения 

     Выбор программ предлагаемый сегодня разработчиками, впечатляет и пугает. Каждый заявляет, что его программа лучшая. Трудно разобраться во всем этом многообразии.

     Однако  далеко не всем фирмам, занимающимся индустрией программных технологий, удается открыть формулу успеха и «сводить Баланс» интересов со своими партнерами, пользователями, конкурентами, с государством, многие годы получать положительное «Сальдо» практически на всех направлениях этого нелегкого пути в условиях нынешней российской действительности.

     Среди отечественных разработчиков прикладного  экономического программного обеспечения  особо выделяются следующие: 1С, АйТи, Галактика, ДИЦ, Интеллект-Сервис, Информатик, Иифософт, Ий-фин, Инэк, КомТех +, Ланке, ЛокИС, Никос-софт, Парус, R-Style, Цефей, Электронные деньги, а из разработчиков информационно – правовых систем - Гарант, ЦКР (Кодекс), Консультант + и другие.

     То, что развитие идет по спирали, наглядно видно на примере деятельности корпорации «Галактика», которая прошла тернистый путь длиною в 12 лет: от разработки индивидуальных заказных и локальных отраслевых программ к универсальным тиражируемым комплексам и обратно, к отраслевым, но уже на значительно более высоком уровне. Создание новых технологий управления, неотъемлемой частью которых являются корпоративные информационные системы и программные комплексы - вот основная «галактическая» линия сегодня. Корпорация «Галактика» разработала широкий спектр отраслевых решений, учитывающих особенности различных бизнес - процессов. Новые модули системы «Галактика» - «Техническая подготовка производства», «Управление розничной торговлей», «Кредиты, векселя, займы», «Спецодежда», «Экспорт-импорт» - существенно расширяют возможности адаптации типовых решений корпорации применительно к отраслевой специфике.

     «Интеллект-Сервис» - один из ведущих производителей программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета, торговли и управления. Компания основана в 1990 г. Центральный офис находится в Москве, работают филиалы в Киеве и Минске. Общая численность персонала - более 300 человек и свыше 500 дилеров в различных регионах России, Украины и Беларуси. Кроме программ фирма осуществляет поставку компьютеров, оргтехники, торгового оборудования, установку и поддержку локальных сетей, занимается обучением персонала клиентов и пр. Оборот компании в 1998 г. составил более 5 млн. долл. Программы серии «БЭСТ», известные многим тысячам пользователей, пополнились на сегодняшний день новыми разработками: системой «БЭСТ-Ф» - для анализа финансово-хозяйственной деятельности; «БЭСТ - Маркетинг» - для проведения маркетингового анализа эффективности рекламы, рынков, товаров, конкурентов и прочие; «БЭСТ - Плановик» предназначена для автоматизации планирования деятельности предприятий. Для розничной торговли выпущен вариант «БЭСТ-4-Магазин», имеющий связь с кассовым и торговым оборудованием, удаленным магазином (филиалом). Кассовый программный модуль «БЭСТ-КПМ» автоматизирует рабочее место кассира-операциониста.