Стили руководства персоналом

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения конкретные разрабатываются на его основе.

Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации. Утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или соответственно руководителем коллегиального или совещательного органа.

Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Обязательными реквизитами положения о подразделении являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделения, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделения взаимодействуют в работе (см. приложение Г )

Текст положения о подразделении состоит из разделов:

Общие положения.

Основные задачи.

Функции.

Права и обязанности.

Ответственность.

Взаимодействия.

Если структурное подразделение состоит из подразделений (секторов, отделов, групп, бюро и др.), в положение о таком подразделении после раздела «Основные задачи» включается раздел «Структура», а на каждое подразделение в составе крупной структурной единицы разрабатываются самостоятельные положения.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» формулируются цели, стоящие перед подразделением, или проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности.

В разделе «Функции» устанавливаются виды работ, которое должно выполнить подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

2.7 Должностная инструкция

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к нем мер воздействия.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись. (см. приложение Д)

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

- общие положения

- должностные обязанности

- права

- ответственность

- взаимоотношения

Раздел «Общие положения» включает:

- наименование должности;

-должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;

- порядок назначения на должность и освобождение от должности;

-перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;

-квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

- требования к специальным знаниям и навыкам.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:

- участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);

- виды работ, выполняемых работником.

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

- право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;

- право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

- право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;

- право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;

- право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию(статистическую, экономическую, управленческую и др.);

- право требовать определенных действий от других работников.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе «Взаимоотношения» указывается от кого , в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.

3 Охрана труда

3.1 Организация рабочего места секретаря

Офис – это помещение, где мы проводим большую часть времени.

Компьютер – это первая опасность для секретаря. Что же опасного в компьютере и от чего следует защищаться?

Во-первых, от негативных воздействий излучений компьютера на организм. Считается, что продолжительная работа перед экраном монитора приводит к различным функциональным расстройствам внутренних органов, а также к серьезной нагрузке на глаза.

Во-вторых, это заболевания, вызванные травмами повторяющихся нагрузок.

В возникновении «компьютерных» болезней такого рода чаще всего виноваты сами пользователи: плохая эргономика рабочих мест, незнание и несоблюдение основных правил работы за компьютером, регламентируемых целым рядом инструктивно-методических материалов.

В настоящее время разработаны соответствующие рекомендации, касающиеся освещения в помещении и на рабочем месте, микроклимата, правильной организации рабочего места.

Самочувствие человека, его работоспособность во многом зависит от освещения. При этом важен не столько уровень освещенности, сколько спектр светового излучения и его частота. Недостаточное естественное освещение приводит во многих случаях к ухудшению работоспособности, повышенной утомляемости.

Любое освещение не должно находиться позади работающего и давать блики на экран. Желательно не работать в темном помещении, так как глаза больше утомляются при переводе взгляда с темного поля на светлое. Как правило, работающий за компьютером пользуется еще и печатными текстами, поэтому должно быть хорошее локальное освещение на столе и неяркое общее верхнее освещение, которое в светлое время суток вполне заменяет дневной свет.

Компьютеры должны размещаться под углом 90-105 градусов к окнам. В поле зрения работающего с компьютером не должны попадать поверхности окружающей среды, которые обладают свойством зеркального отражения.

Также встречаются и другие опасности современного офиса. Это ненатуральные отделочные материалы, тонер в копировальных аппаратах и принтерах, озон, выделяемый при работе копировальной техники, неправильно установленные кондиционеры и вентиляторы, статичный, малоподвижный образ жизни персонала.

Литература

Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. – М.: МЦФЭР, 2004. – 224с

Галахов В.В., Корнева И.К. Делопроизводство. - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2004. – 456с

Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: ЮНИТИ – ДИАНА, 2003. – 359с

Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству – СПб Питер, 2006. – 192.

Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство 2-е изд. – СПб., Питер, 2007. – 158с

Приложение А 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

РОСТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИСТЕТ

Институт экономики и управления

Кафедра экономики и управления в строительстве