ПР-подразделение в органах государственного управления

    Руководство ЦОС попыталось разработать новую  организационную структуру, наиболее полно отвечающую стоящим перед Центром задачам. В основу структурных преобразований был заложен функциональный принцип. В составе ЦОС были сформированы три внештатные группы, ориентированные на курирование определенных направлений деятельности Центра:

    группа  обработки входящей информации, PR-сопровождения и рекламы;

    - группа накопления, систематизации  и передачи информации;

    - группа подготовки и редактирования исходящей информации ЦОС.

    Таким образом, для нормального функционирования Центра его работники формально были разделены на эти функциональные группы. Наличие в отделе таких групп отражает факт объективно обусловленного функционального разделения труда, его специализацию и кооперирование, когда каждая внештатная группа ЦОС имеет целевое назначение. Причем назначение их неодинаково. Они различаются в зависимости от их роли в решении задач, возложенных на Центр общественных связей.

    Сегодняшняя структура ЦОС строится на сочетании  линейного и функционального начал (линейно-функциональная организационная структура управления). Суть ее состоит в том, что нижестоящее звено (в данном случае - каждый сотрудник отдела) подчиняется своему линейному (непосредственному) руководителю и одновременно обязано выполнять указания руководителя   соответствующего направления деятельности в рамках его полномочий. Линейный руководитель (начальник отдела) имеет помощников в лице трех специалистов отдела, которые, с одной стороны, помогают руководителю принимать решения, с другой стороны, по своим функциям оказывают координирующее и информационно-методическое воздействие на подчиненных линейному   руководителю сотрудников. Чтобы освободить руководителя отдела от решения второстепенных вопросов, функциональные руководители имеют право давать указания остальным сотрудникам по отдельным функциям Центра. Считается, что переход на такой принцип структурной организации облегчит повседневную работу Центра общественных связей и будет способствовать более полной и эффективной реализации им своих функций.

    Таким образом, исходным основанием для определения  организационного «контура» Центра общественных связей является набор функций, которые этот отдел призван осуществлять. Соответственно работа сотрудников Центра в новых условиях станет более регламентированной и содержательной, функциональный принцип позволит создать в ЦОС целостную контролируемую систему, улучшит подконтрольность деятельности сотрудников, позволит лучше ориентироваться и принимать решения в сложных ситуациях. Одновременно данный подход порождает ряд проблем. Одна из них заключается в недопонимании многими сотрудниками ЦОС необходимости проведения этих структурных преобразований. Они привыкли выполнять указания только непосредственного (линейного) руководителя, а необходимость подчиняться своим же коллегам вызывает некоторое удивление, а иногда даже конфликты.

    После рассмотрения организационной структуры  Центра перейдем к анализу структурных связей в данном подразделении. Они призваны придавать динамичное состояние отделу, создавать условия для постоянного усиления его управленческого воздействия.

    Структурные связи Центра можно подразделить на три группы.

    1. Вертикальные. Они реализуются внутри  отдела, пронизывают Центр сверху донизу и охватывают всех работников. Это свойство вертикальных связей обеспечивает единство управления. Принципиальная схема таких связей внутри Центра «распоряжение - исполнение». В рамках вертикальных коммуникаций информация перемещается в отделе с уровня на уровень. Она может перемещаться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах, методах выполнения и т.д. Коммуникации по восходящей выполняют оповещение «верха» о том, что делается в Центре. Так руководство узнает о текущих и назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

    2. Функциональные связи внутри  Центра состоят в реализации одним сотрудником или одной внештатной группой ЦОС права участвовать в решении вопросов, составляющих функциональную обязанность других групп (сотрудников), или же в обязанности предоставлять другим группам (сотрудникам) информацию, согласовывать решения некоторых вопросов (см. схему).

    3. Горизонтальные связи Центра  выражены в отношениях между  отдельными сотрудниками ЦОС, не находящимися в прямой подчиненности по отношению друг к другу или функциональной зависимости.

    Таким образом, охватывая все процессы, происходящие внутри Центра, система структурных связей обеспечивает условия для реализации полномочий данного структурного подразделения Министерства юстиции РФ.

    

    Схема 3. Функциональные связи между внештатными группами ЦОС

    При этом надо отметить, что представленное здесь понятие структуры охватывает только внутренние связи в системе, внешние же связи не являются его характеристикой (анализ внешних связей будет предложен ниже). Однако, раскрывая это понятие,

    необходимо  сделать акцент на том, что структура  не является самодовлеющей величиной, что она ценна не сама по себе, а лишь постольку, поскольку обеспечивает надлежащие условия для эффективной реализации именно публичных внешних связей Центра. Социальная ценность структуры, которая связана со всеми сторонами деятельности Центра, определяется тем, что структура выступает необходимым средством осуществления его общественных функций, орудием эффективного решения поставленных перед ним задач. В свою очередь внутрисистемные связи Центра сформировали производные принципы деятельности, определяющие степень эффективности в сфере установления, поддержания и развития контактов с общественностью. К ним относятся:

    - системность: деятельность работников ЦОС - не набор (не сумма) механически связанных друг с другом приемов, методов, процедур взаимодействия с общественностью, а именно система как организованная целостность;

    - адекватность: речь идет о взаимном соотношении, взаимосоответствии целей, предмета и средств «паблик рилейшнз», о стратегической обусловленности и тактической, ситуативной целесообразности действий, о непротиворечивом соотношении избранных технологий;

    - «гибкая технология»: поскольку вероятность изменений во взаимодействии с общественностью весьма высока, в самой структуре Центра должна быть формально заложена возможность технологической переналадки связей с общественностью (кадровый состав, организация и т.д.).

    В содержание понятия структуры подразделения органа управления также входит состав должностей. Государственная должность является первичной организационно-структурной единицей государственного аппарата, заключающей в себе часть его I

    компетенции. Должность как исходная структурная единица включает четыре формальных элемента: точно обозначенное в штатном расписании служебное место, которое может занимать только одно лицо; обязанности по данной должности; полномочия и ответственность как совокупность поощрений и санкций, назначаемых служащему за его работу

    Помимо  руководящего состава (начальник ЦОС  и его заместитель) в Центр  общественных связей на данный момент входят еще 8 сотрудников: консультант, 2 главных специалиста, 3 ведущих специалиста, специалист II категории и специалист I категории. На основании решения руководства ЦОС о структуре, каждой должности соответствует ряд задач, которые рассматриваются в качестве необходимого вклада в достижение целей как Центра общественных связей, так и Министерства юстиции в целом. Распределение функций и обязанностей между структурными элементами (функциональными группами или отдельными сотрудниками) - один из важнейших принципов управления в ЦОС. Цели, задачи и функции, возложенные на Центр, распределяются между его структурными составляющими. Рациональное разделение труда выступает как необходимое условие оптимизации управленческого воздействия и в конечном итоге наиболее полного удовлетворения жизненно важных потребностей управляемого объекта в целом.

    Центр общественных связей возглавляет начальник отдела. Он имеет довольно высокий ранг в структуре Минюста, поскольку назначается министром юстиции Российской Федерации и напрямую ему подчиняется. Он отвечает за деятельность системы ЦОС в целом, несет персональную ответственность за решение стоящих перед Центром задач и в связи с этим выполняет следующие функции:

    - осуществляет общее (методическое  и стратегическое) руководство деятельностью ЦОС;

    - организует деятельность Центра  и выполнение приказов, инструкций, указаний и других решений министра, решений коллегии Министерства, осуществляет контроль за их исполнением;

    - принимает решения, направленные  на реализацию функций Центра, обеспечивает их выполнение, контролирует работу сотрудников ЦОС;

    - вносит на рассмотрение министра, коллегии Министерства наиболее важные вопросы, связанные с деятельностью Центра;

    - организует взаимодействие с  российскими и иностранными средствами  массовой информации для полного  и объективного освещения деятельности  Министерства и органов юстиции страны;

    - организует подготовку сообщений  в средства массовой информации, брифинги, пресс-конференции по вопросам деятельности Министерства и органов юстиции субъектов Российской Федерации;

    - организует оперативное информирование  руководства Министерства о позиции средств массовой информации, об откликах в прессе, на радио и телевидении о деятельности Минюста;

    - организует взаимодействие с  пресс-службами Администрации Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов государственной власти;

    - организует проведение совместно  с другими подразделениями Министерства сравнительно-правового анализа нормативных актов субъектов Российской Федерации, регулирующих деятельность органов юстиции в сферах правового информирования населения, связей с общественностью, правового просвещения;

    - обеспечивает координацию в работе  Центра и взаимодействие с другими подразделениями Министерства.

    У начальника Центра общественных связей, согласно штатному расписанию, имеется один заместитель, назначаемый в установленном порядке. Его компетенция определяется должностной инструкцией, а деятельность включает следующие функции:

    - планирование и организация работы  сотрудников ЦОС;

    - контроль за исполнением сотрудниками  ЦОС своих должностных обязанностей;

    - составление информационно-аналитической отчетности о деятельности ЦОС и предоставление ее начальнику отдела;

    - осуществление постоянной связи  с руководителями структурных подразделений Министерства (департаментов);

    - организация работы по информационной  поддержке изданий и сайта Минюста в Интернете.

    Таким образом, руководство Центра (начальник  ЦОС и его заместитель) осуществляет комплексное (по всем вопросам) и линейное (властно-распорядительное) управление всеми группами, то есть объектом (ЦОС) в целом.

    Остальные сотрудники Центра общественных связей, как уже отмечалось выше, распределены по функциональным группам. Каждая группа насчитывает 2-3 человека. Основными функциями группы обработки входящей информации и PR-сопровождения и рекламы являются:

    - мониторинг прессы и электронных СМИ;

    - обработка и систематизация входящей  информации по тематике деятельности Минюста Российской Федерации;

    - формирование банка текстов (статей, публикуемых в печатных СМИ) и их классификация по тематике деятельности Министерства юстиции;

    - осуществление взаимодействия и  поддержка творческих контактов с представителями СМИ;

    - осуществление взаимодействия с  общественными организациями и органами государственной власти;

    - осуществление взаимодействия со  специалистами структурных подразделений Минюста (департаментов);

    - подготовка пресс-конференций, брифингов,  встреч руководителей Министерства юстиции с журналистами;

    - информационная поддержка сайта  Минюста в Интернете. Группа  накопления, систематизации и передачи  информации осуществляет:

    - сбор и каталогизацию информации  о деятельности Минюста, отраженной в СМИ (видеотека, аудиотека, фототека);

    - анализ и подготовку информации, поступающей от информационных агентств;