ПР-подразделение в органах государственного управления

    - передачу информации в информационные  агентства и СМИ через средства электронной и факсимильной связи.

    Деятельность  группы подготовки и редактирования исходящей информации ЦОС направлена на:

    - осуществление взаимодействия с  редакциями юридических изданий;

    - подготовку для публикации материалов, связанных с историей и сегодняшней деятельностью Минюста;

    - подготовку пресс-релизов;

    - редактирование материалов, поступающих  от сотрудников ЦОС для публикации;

    - информационную поддержку журнала  «Бюллетень Министерства юстиции Российской Федерации» и газеты «Телеграф N».

    Каждую  функциональную группу возглавляет  руководитель. В соответствии с новой организационной структурой они осуществляют комплексный и линейный контроль за своими группами, призваны обеспечить квалифицированное осуществление закрепленных за группами функций Центра путем разработки планов и мероприятий по их выполнению, непосредственного методического воздействия и контроля за деятельностью подотчетных им сотрудников в плане соответствующей функции. По своему положению это прежде всего вспомогательные звенья при руководстве Центра, которые не наделяются самостоятельными властно-распорядительными полномочиями в отношении субъекта управления (группы) и реализуют свои предложения через указания руководства ЦОС. Если линейный руководитель (начальник ЦОС) указывает исполнителям, что делать, то функциональный руководитель указывает, как делать, то есть какими методами, приемами, средствами выполнять задание. Функциональные руководители дают указания по выполнению каждой конкретной функции и, соответственно, несут ответственность за ее выполнение. В отдельных случаях эти специалисты дают свои рекомендации начальнику Центра. Таким образом, в Центре общественных связей формально имеет место делегирование полномочий, т.е. передача подчиненному функций или видов деятельности из сферы действий руководителя. В делегировании полномочий есть ряд положительных факторов:

    г оно освобождает руководителя от выполнения несвойственных ему рутинных операций;

    - оно является целенаправленной  формой повышения квалификации сотрудников и способствует использованию их профессиональных знаний и опыта;

    - положительно влияет на мотивацию  сотрудников. Они чувствуют себя хозяевами на определенных участках работы, а это способствует раскрытию способностей, проявлению инициативы и самостоятельности.

    Профессиональные  обязанности работника PR-сферы весьма разнообразны. Внутри образованных в Центре общественных связей функциональных групп сохраняется некоторая специализация сотрудников в соответствии с тем или иным направлением, с учетом квалификации, интересов и личных качеств каждого. Это создает условия для более эффективного использования квалификации работника. Однако такая специализация не должна быть слишком узкой, иначе это затруднит перераспределение служащих внутри отдела и в результате сведет на нет один из главных принципов построения PR-структуры - принцип «гибкой технологии».

    Полномочия  сотрудников определены должностной  инструкцией.

2.6.3.Основные  направления деятельности  Центра

    Управленческая  деятельность, не осознанная обществом и не получившая его положительного отклика, в демократическом государстве обречена на неудачу. Вот почему успех деятельности любой организации в России сегодня в известной степени зависит от практического использования механизма «паблик рилейшнз». Успех же деятельности служб по связям с общественностью в органах государственной власти определяется тем, насколько точно осознаны закономерности «паблик рилейшнз» в сфере управления, как полно «идеальная модель» служб по связям с общественностью воспроизведена в организационной структуре и насколько рационально используются механизмы и методы PR.

    За  три года своего существования Центр  общественных связей Минюста окреп, набрался опыта, создал определенную структуру, отработал методы своей деятельности. Успешно организованная и проводимая Центром общественных связей работа помогает более оперативно и своевременно обнаруживать и устранять недостатки в организации и осуществлении деятельности Министерства юстиции, устанавливать тесное сотрудничество с общественностью.

    В практике PR общественность условно подразделяется на закрытую и открытую системы, поэтому деятельность Центра можно разделить на внутренний и внешний PR. Рамки внешних контактов ЦОС не ограничены. Центр общественных связей -это не что иное, как инструмент вхождения во «внешнюю среду», обеспечивающий Министерству юстиции узнаваемость на федеральном и региональном уровне.

    Одна  из основных задач Центра в системе  политического управления - формирование благоприятного имиджа и постоянное поддержание высокого авторитета Министерства юстиции РФ. ЦОС - «продавец» образа Минюста, и от того, насколько грамотно он преподнесет свой «товар», будет зависеть положительное или отрицательное восприятие ведомства обществом.

    Формированию позитивного имиджа Минюста во многом способствует систематическое взаимодействие со средствами массовой информации. Цивилизованные контакты с представителями печати, телевидения и радио - одна из главных задач Центра общественных связей Министерства юстиции РФ.

    Критерием успеха информационной деятельности ЦОС  можно считать наличие материалов в СМИ, понимание проводимой Министерством политики. Если же этого нет, значит отношения, сложившиеся между Центром и журналистами, требуют пересмотра. ЦОС должен одинаково реагировать на запросы редакций, независимо от количества подписчиков у газеты или журнала.

    Насколько высок коэффициент полезного  действия сегодняшней работы Центра с прессой, позволяют определить публикуемые статьи. Проведенная Центром аналитическая работа позволила выявить, что в 1998 г. подавляющее большинство публикаций носило доброжелательный характер. Все направления реформирования Минюста объективно поддерживались прессой. В начале 1998 г. в прессе было опубликовано несколько статей, негативно оценивающих передачу пенитенциарной системы из МВД в Минюст, однако в процентном отношении (от числа всех публикаций на эту тему) количество таких статей не превышает 3%. Критических статей, содержащих четко сформулированные недостатки в деятельности Минюста, в 1998 г. не было.

    t Определенные отношения сложились у Центра и с некоторыми радиостанциями, телевизионными каналами. Так, в конце 1998 г. при активном участии ЦОС достигнута договоренность между Министерством юстиции и телекомпанией REN-TV об открытии правового канала «Ваше право», призванного решить задачи правового воспитания граждан России. В соответствии с договоренностью Центр общественных связей Министерства юстиции РФ призван принимать участие в ежеквартальном составлении тематического плана передач, оказывать помощь творческой группе телекомпании при его разработке, обеспечивать информационную поддержку авторской группе телеканала в процессе подготовки передач, организовывать участие съемочной группы телекомпании в публичных мероприятиях, проводимых Министерством на территории России и за рубежом.

    Заметное<место  в деятельности ЦОС занимает информационная и организационная поддержка таких изданий, как «Бюллетень Министерства юстиции Российской Федерации», «Российская юстиция», «Человек и закон», «Хозяйство и право», «Право», «Юридический вестник» и некоторых других, одним из учредителей которых выступает Минюст России. Почти все эти издания создали регулярную рубрику «В Министерстве юстиции Российской Федерации», публикуют материалы совещаний, заседаний коллегий Министерства.

    Своеобразным  и постоянно действующим носителем  позитивной информации стал ежемесячный официальный «Бюллетень Министерства юстиции Российской Федерации». В нем в полном объеме (или в извлечениях) публикуются нормативные акты, имеющие непосредственное отношение к многогранной деятельности Министерства, приказы, распоряжения и тому подобные акты министра, положения, инструкции, разработанные Министерством по направлениям его деятельности, отражаются значимые

    кадровые  перестановки в центральном аппарате и в территориальных ведомствах юстиции, даются исторические справки по различным вопросам, а также отражается повседневная деятельность Минюста.

    Выпуск  нового, полностью обновленного «Бюллетеня Министерства юстиции Российской Федерации» позволяет обеспечить координирующую роль Министерства по основным направлениям его деятельности, укрепить взаимодействие центральных и территориальных органов юстиции, создать общероссийскую систему правовой информации в части функционирования этих ведомств, сократить сроки получения такой информации и в целом - повысить авторитет власти органов и учреждений юстиции.

    Издание «Бюллетеня...» играет большую роль при налаживании внутренних коммуникаций. Формирование единой команды в большой организации весьма трудное дело, «Бюллетень...» же должен помочь в достижении этой цели. С его помощью можно лучше информировать сотрудников, выделять приоритетные направления развития, публично поощрять лучших и т.д.

    Кроме того, Центр общественных связей принимает активное участие в подготовке к изданию «Справочника общероссийских политических общественных объединений», «Справочника общероссийских религиозных организаций и объединений», газеты «Судебный пристав».

    Для Центра общественных связей СМИ являются одновременно и средством, и аудиторией, требующими особого отношения. Необходимо систематически держать их в курсе дел. К наиболее распространенным формам работы со СМИ в Центре общественных связей и в Министерстве юстиции относятся:

    • подготовка и распространение пресс-релизов. В своей работе Центр широко использует пресс-релизы, содержащие информацию о новых событиях; структурных изменениях в Министерстве юстиции, связанных с образованием новых подразделений, сменой руководящего состава и т.п.; о публичных выступлениях в СМИ руководства Минюста, его ведущих специалистов. Ежедневно сотрудники ЦОС организуют информационные материалы для центральных газет и журналов, радио, телевидения, готовят пресс-релизы и с помощью средств электронной и факсимильной связи рассылают их в информационные агентства, ведущие СМИ;

    • встречи с журналистами. Это одна из форм внешней и внутренней жизни Центра. Встречи проходят регулярно в рамках повседневной деятельности ЦОС. Работа с журналистами ведется как руководством Центра общественных связей, так и рядовыми специалистами этого структурного подразделения Министерства;

    • организация «круглых столов». Это  одна из форм совместного обсуждения идей, проблем, ситуаций, имеющих значение для широких кругов общественности. Например, ЦОС совместно с инициативной группой из числа лидеров общественных организаций и фондов организовал «круглый стол» на тему: «Роль общественных организаций и благотворительных фондов в реформировании пенитенциарной системы», получивший широкий резонанс общественности и исключительно позитивное освещение в СМИ;

    • пресс-конференции. Может возникнуть необходимость в выяснении спорных  вопросов с общественностью и  привлечении ее внимания к решению  какой-либо проблемы. В этом случае используют пресс-конференцию с приглашением представителей средств массовой информации. Приглашение рассылается во все СМИ или избирательно;

    • брифинги. Брифинг представляет собой  непродолжительную инструктивную встречу руководства Министерства с журналистами с приглашением представителей органов государственной власти. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с иллюстрацией конкретных фактов. Это та же пресс-конференция, но без комментариев. Брифинги, как правило, организуются в случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов, чтобы дать объяснения происшедшему, его причинам, предотвратить возможные ошибки и преувеличения по этому поводу;

    • организация регулярных выступлений  руководящего состава в средствах массовой информации. Из российских и зарубежных СМИ поступает большое количество просьб об интервью. Практически ни одна просьба, ни одно предложение не остаются без внимания;