ПР-подразделение в органах государственного управления

    • информационный обмен.

    Одна  из главных задач работы Центра - превратить СМИ в естественного союзника. ЦОС строит свою работу со средствами массовой информации в режиме диалога, сотрудничества, взаимной ответственности. Соглашения могут быть документально подтвержденными или носить неформальный характер устных договоренностей, но тем не менее соблюдаться в любом случае. Соблюдение этого принципа значительно повышает действенность PR-службы, результативность ее влияния на общественное мнение.

    Коммуникационная  политика разрабатывается на основе анализа информационного рынка. Акцент делается на том, что информационные материалы для прессы всегда должны быть составлены так, чтобы они не остались незамеченными. Нужно побудить журналиста написать интересный материал о том, чем занимается Министерство юстиции. Подготовка информации такого уровня требует мастерства и опыта не только от журналистов, но и от сотрудников Центра. Специалист PR должен предоставлять СМИ точку зрения организации в той форме, в которой она может быть представлена общественности.

    Одним из главных принципов работы со средствами массовой информации является гибкость и адаптивность к ситуации. Как организация, претендующая на широкую известность, Министерство юстиции имеет план работы со СМИ - комплексную программу PR-сопровождения, разрабатываемую каждые полгода Центром общественных связей и утверждаемую министром. Однако в работе с внеплановыми запросами СМИ гибкость зачастую может быть предпочтительнее жестко ограниченной политики, и сотрудники Центра это прекрасно понимают.

    Формируя  отношения со средствами массовой информации, Центр общественных связей выработал общую политику этих отношений. С одной стороны, она определяет правила предоставления информации для СМИ, а с другой - правила сбора и анализа информации, уже выпущенной СМИ для общественности. Специалисты ЦОС постоянно следят за сообщениями в печати, радио и на телевидении, ежедневно готовят обзоры столичной прессы для руководства Министерства, дают оценку результатов обратной связи с целевыми аудиториями, отвечают на вопросы, жалобы и выступления, выступают с опровержениями, составляют аналитические записки.

    Одна  из функций ЦОС - установление и развитие информационных связей с пресс-службами других федеральных органов исполнительной и представительной власти, информационными службами министерств юстиции государств - членов СНГ и других стран, сбор и анализ информации об их деятельности. На этом основании Центром общественных связей Министерства юстиции РФ установлены достаточно прочные деловые контакты с рядом пресс-служб органов законодательной и исполнительной власти. К их числу относятся Управление Администрации Президента Российской Федерации по связям с общественностью, Управление правительственной информации аппарата Правительства Российской Федерации, Управление информации МВД РФ, ЦОС ФСБ, пресс-бюро Государственного таможенного комитета РФ, пресс-службы Министерства обороны РФ, Министерства по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства РФ, Федеральной службы России по делам о несостоятельности и финансовому оздоровлению, Генеральной прокуратуры РФ и др.

    3 основе взаимодействия органов  власти и их PR-структур лежит принцип коллективной ответственности. Главная цель взаимодействия - повышение результативности деятельности органов власти и создание условий для повышения качества жизни граждан.

    Зачастую  Министерство юстиции нуждается  в непосредственной поддержке других органов власти. Большой вклад в развитие и повышение эффективности деятельности Минюста вносит ЦОС с помощью лоббирования, которое представляет собой специализированную часть «паблик рилейшнз», заключающуюся в формировании и поддержании отношений с органами власти для влияния на законодательство и применение законов. В деятельности Центра общественных связей Минюста лоббирование - это механизм воздействия на процесс принятия решений государственными и Законодательными органами путем подготовки, аргументации, консультирования, содействия принятию соответствующих законов.

    Конструктивные  и цивилизованные формы приобретает  лоббирование через механизм связей с общественностью, который помогает выявить действительные потребности в поддержке отдельных сфер общественной жизни, социальных групп населения.

    В своей деятельности ЦОС выбирает эффективный и цивилизованный путь лоббирования - влияние на политические решения при соблюдении закона и правовых норм, что требует продолжительной и кропотливой работы с властными и законодательными структурами. Это наиболее характерно при оказании влияния на процесс законотворчества. Работа заключается в донесении до депутатского корпуса интересов и предложений Министерства юстиции и отдельных социальных групп. Оказание влияния на решение органов исполнительной власти требует усилий по созданию связей с властными структурами в процессе подготовки нормативных документов.

    В Центре общественных связей понимают, что решение комплекса проблем со всей очевидностью не может ограничиваться отдельными разовыми приемами. Это систематическая, целенаправленная организационная работа, в которой немалую роль могут играть личное обаяние при неформальных личных контактах, умение убеждать и, конечно же, доскональное знание предмета обсуждения. Все это требует продолжительного времени, знаний деловой среды, конкретных контактов с людьми.

    Не  менее важной задачей Центра является осуществление связей с общественными объединениями, партиями, движениями в целях привлечения представителей общественности к проведению мероприятий в сфере правового просвещения, разъяснения законодательства. Работа с общественными организациями ведется руководством Центра по определенному плану.

    Особое  внимание и поддержку представителей общественности и СМИ получили предложения о создании при Минюсте России Общественного совета, деятельность которого позволит решить ряд принципиально важных для Минюста PR-проблем и вопросов по координации деятельности общественных правозащитных организаций и объединений.

    Публичная деятельность Совета должна явиться  одной из важнейших его функций, обеспечивающей постоянное взаимополезное сотрудничество с различными общественными объединениями. Это позволит сформировать блок союзников по поддержке реформаторских начинаний Минюста России.

    Таким образом, представляя власть и будучи ее инструментом, Центр общественных связей Министерства юстиции вместе с тем представляет граждан, общественные формирования, т.е. выступает посредником во взаимоотношениях органов власти и населения. При этом, с одной стороны, Центр общественных связей обогащает средства административного воздействия «внеадминистративным влиянием», а с другой - позволяет общественным организациям достигать своих целей не столько прямым лоббированием, сколько путем формирования общественного мнения.

    Основой деятельности Центра является поиск  взаимопонимания с целевыми аудиториями. Но общественные связи в последнее время все ближе смыкаются с внутренней коммуникацией.

    Поэтому ЦОС направляет свои усилия не только на сотрудничество с представителями властных структур, средствами массовой информации и широкой общественностью, но и на развитие эффективных коммуникаций внутри Министерства. Они должны быть ориентированы на целевую субгруппу сотрудников Министерства юстиции и Центра общественных связей.

    Участвуя  в выработке информационной политики, общей стратегии Министерства юстиции, Центр общественных связей работает во взаимодействии с другими структурными подразделениями Минюста в соответствии с распределением прав и обязанностей между ними. Это взаимодействие заключается прежде всего в том, что ЦОС организует работу департаментов и управлений Министерства с общественностью и средствами массовой информации, привлекает их к участию в освещении их деятельности.

    Руководство Центра общественных связей поддерживает личные контакты с заместителями министра юстиции, курирующими то или иное направление деятельности Минюста, и руководителями структурных подразделений (личные встречи дают прекрасную возможность для обмена взглядами и мнениями) и систематически знакомит их с разрабатываемой раз в полгода комплексной программой PR-сопровождения. Многие относятся к этому с большим пониманием и выражают готовность к сотрудничеству, внося свои коррективы и предложения. Они понимают, что имиджМинюста зависит не только от первых лиц ведомства, но и от своевременного и качественного освещения в средствах массовой информации работы самих департаментов. В свою очередь для своевременного информирования общественности о деятельности Министерства, руководители структурных подразделений должны заблаговременно информировать Центр общественных связей о предстоящих событиях, требующих освещения в СМИ, с предоставлением максимально подробной информации о них. К сожалению, информационный поток от некоторых департаментов крайне нестабилен, и это значительно снижает эффективность PR-сопровождения деятельности Минюста, которая могла бы быть более высокой в условиях оперативного обеспечения Центра информацией от всех департаментов. Кроме того, еще одним недостатком организации деятельности ЦОС является некоторая хаотичность в работе с другими структурными подразделениями. Для преодоления этого было бы целесообразным решить вопрос о курировании сотрудниками Центра той

    или иной группы департаментов. Необходимо также усилить информационное взаимодействие с органами и учреждениями юстиции субъектов Российской Федерации для более полного освещения в центральных СМИ деятельности всей системы юстиции России в целом.

    Как уже отмечалось, Центр общественных связей систематически взаимодействует и с руководством Минюста по основным направлениям своей деятельности. Обязательным для ЦОС являются ежедневная обработка публикаций и сообщений в СМИ с подготовкой дайджеста для министра и его заместителей, составление ежемесячных, ежеквартальных и годовых отчетов, содержащих аналитические материалы о работе ЦОС, о складывающемся общественном мнении, тенденциях его развития. Отчеты несут информационную функцию, отражая деятельность и значительные события как ЦОС, так и Минюста в течение определенного промежутка времени. При этом они несут и мотивационную функцию.

    Как правило, отчет Центра общественных связей, предоставляемый руководству Минюста, содержит 4 раздела:

    1. Аналитический обзор прессы, статистические  данные. Статистическая обработка материалов по публикациям о Минюсте включает в себя данные по общему количеству публикаций о Министерстве, по распределению публикаций (позитив, критика, информация или ссылка). Формулируется итоговое резюме. К разделу прилагается список публикаций.

    2. Информация о количестве и  тематике интервью, пресс-конференций, выступлений руководства Министерства (приводятся фамилии выступающих, место проведения пресс-конференций, какому изданию или электронному СМИ давалось интервью и т.д.).

    3. Пресс-релизы (к отчету прилагаются  в хронологическом порядке все  пресс-релизы, подготовленные ЦОС  за отчетный месяц).

    4. Работа с общественностью (дается информация по контактам, принятым совместным решениям и результатам совместной деятельности).

    Отчеты - это средство признания достижений ЦОС. Сотрудники отдела должны быть с ними ознакомлены, поскольку это повышает для них наглядность результатов проводимых PR-кампаний, делает коммуникации персонифицированными, т.е. более личными, открытыми,

    Сотрудники  Центра являются одной из наиболее важных контактных аудиторий, которой ЦОС должен уделять внимание. Каждый работник Центра выступает в роли передатчика информации во внешний мир, т.е. формирует имидж своего отдела и Министерства юстиции в целом. Следовательно, объясняя сотрудникам, как важной части ведомства, значение их работы для своей организации, ЦОС воспитывает определенный тип поведения. Организация, которая добивается, чтобы ее служащие отождествляли себя с нею, добивается цели своей деятельности гораздо эффективнее.

    Внутренний  PR Центра общественных связей призван способствовать совершенствованию способов мышления сотрудников и руководства ЦОС, стиля работы каждого из них, использования своего рабочего времени.

    Работа  специалиста ЦОС должна протекать  в атмосфере, располагающей к инициативе и высокой творческой отдаче. Улучшение творческой атмосферы внутри отдела, мотивированности работы, человеческих отношений, доверия, терпимого отношения к критике и готовности ее использовать для совершенствования самого Центра, в конечном счете, будет способствовать повышению эффективности управленческого процесса.

    Многое  в деятельности Центра общественных связей зависит от того, на каком  уровне автоматизации обработки  информационных потоков осуществляется деятельность. Рационализация информационных потоков, автоматизация сбора, хранения, обработки и передачи информации являются важными задачами в повышении эффективности и качества работы ЦОС. В последнее время объемы перерабатываемой информации достигают огромных размеров, и обработать их, а также провести необходимый анализ вручную практически невозможно. Внедрение средств автоматизации дает положительные результаты и повышает эффективность работы специалистов Центра.

    Оперативная информация, поступая в Центр общественных связей, должна быть соответствующим образом обработана и сохранена. Поэтому руководство отдела посчитало необходимым установить и адаптировать к стоящим перед ЦОС задачам три базы данных:

    • банк текстов, интервью, стенограмм и  публикаций, относящихся тематически к деятельности Министерства. Его наполнение должно осуществляться по разработанному в ЦОС классификатору;

    • база данных по результатам информационного  взаимодействия с издательствами, редакциями, теле- и радиокомпаниями и конкретными журналистами;

    • база данных по каналам связи (адреса, телефоны, фамилии) с руководством изданий СМИ, электронных СМИ и журналистами.

    Еще одной формой накопления и сохранения информации в Центре общественных связей Минюста является формирование аудио- и видеофонда передач радио и телевидения по тематике, относящейся к ведению Министерства. Требует реализации идея осуществления фото- и видеосъемки проводимых Минюстом и ЦОС мероприятий.

    Одним из направлений совершенствования  деятельности Центра общественных связей на данный момент является активная работа по созданию и эксплуатации локальной сети «ЦОС - министр юстиции - заместитель министра юстиции» для обеспечения оперативного прямого информационного доступа руководства Министерства к базам данных, информационным подборкам и дайджестам, формируемым в Центре общественных связей.