Отчет по преддипломной практике в Гуреевского сельского поселения

Документальное  оформление расчетов с подотчетными лицами

     Выдача  авансов подотчетным лицам осуществляется на административно-хозяйственные нужды и на расходы, связанные со служебными командировками. Выдача авансов на административно-хозяйственные нужды осуществляется на основании служебной записки получателя, в которой указывается назначение аванса.

     На  служебной записке о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

     Служебная записка получателя утверждается руководителем бюджетного учреждения  либо уполномоченным им лицом.

     Направление сотрудников бюджетного учреждения  в командировку оформляется следующими унифицированными документами:  

№ формы	Код формы	Наименование  формы
Т-10А	0301025	служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении
Т-9	0301022	приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Т-9А	0301023	приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
Т-10	0301024	командировочное удостоверение

 

     В распоряжении о направлении в  командировку указывается фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность командируемого сотрудника, цель, срок, дата начала и дата окончания командировки, источник финансирования командировочных расходов.

     Командировочное удостоверение подтверждает время пребывания сотрудника в командировке (время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него). Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре сотрудником кадровой службы бюджетного учреждения  на основании распоряжения о направлении работника в командировку.

     При посещении сотрудником учреждения  в ходе выполнения служебного задания нескольких пунктов назначения в каждом пункте необходимо сделать отметки о времени прибытия и выбытия. Отметки должны быть заверены подписью ответственного должностного лица и печатью.

     Личные  данные сотрудника и пункт назначения, указанные в командировочном удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование места назначения, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок прибывающей стороны на обороте удостоверения.

     Краткий отчет о выполнении задания (ф. № Т-10А, вторая часть) работник заполняет после возвращения из командировки. Отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, и предоставляется в бухгалтерию бюджетного учреждения  вместе с командировочным удостоверением.

     Выдача  наличных денежных средств под отчет  на расходы, связанные 
со служебными командировками, производится в соответствии с заявлением 
на выдачу денег. В заявлении подотчетным лицом указывается место назначения, основание и срок командировки, а также приводится расчет командировочных сумм исходя из стоимости проезда, норм суточных, норм расходов по найму жилого помещения. В случае превышения установленных законодательством норм к заявлению должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие обоснованность производимых расходов. Таким документом, в частности, может служить справка о стоимости номера в гостинице. 

     Все подотчетные лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию бюджетного учреждения  в подтверждение использования авансовых сумм авансовый отчет и произвести окончательный расчет.

     Авансовый отчет составляется в одном экземпляре от руки или с использованием ЭВМ. К Авансовому отчету должны быть приложены документы, удостоверяющие произведенные расходы:

     1) документы, подтверждающие получение  материальных ценностей, основных средств, факт потребления работ, оказания услуг;

     2) документы, подтверждающие факт  оплаты основных средств, материальных ценностей, работ, услуг.

     На  оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень приложенных документов и суммы расходов по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

     В случае подтверждения использования авансовых сумм сразу несколькими документами (например, товарным и кассовым чеками) в авансовый отчет вписываются номера и даты обоих документов, но сумма указывается только один раз.

     Документами, подтверждающими факт получения  подотчетным лицом материальных ценностей, основных средств, потребления работ, оказания услуг, являются: товарные чеки магазинов розничной торговли, накладные на отпуск товаров, акты выполненных работ (оказанных услуг) организаций, 
торгово-закупочные акты при покупке материальных ценностей у физического лица и др. 

     Все покупки должны быть оформлены подотчетным  лицом от имени бюджетного учреждения, а не от собственного имени.

     При приобретении материальных ценностей, объектов основных средств, к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих получение имущества подотчетным лицом, должны быть приложены документы, подтверждающие факт его оприходования на склад, с подписью материально-ответственного лица, получившего материальные ценности или объекты основных средств.

     В случае, когда приобретенные материальные ценности, объекты основных средств были переданы непосредственно в подразделение бюджетного учреждения  без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей.

     Документами, подтверждающими факт оплаты материальных ценностей (работ, услуг) являются чеки.  В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны наименование продавца. Его ИНН, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма), а также квитанции к ПКО и бланки строгой отчетности, приравненные к кассовым чекам.

     К бланкам строгой отчетности относятся  квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.

     Оплата  за пользование залом официальных  лиц (VIP-залом) независимо от формы расчета оформляется квитанцией с указанием фамилии и инициалов пассажира, суммы и формы оплаты (наличными, в счет договора и т.п.). Взимание платы с нескольких пассажиров (делегации) оформляется одной квитанцией, в которой указывается фамилия и инициалы одного из членов делегации, а также количество следующих с ним пассажиров.

     Все первичные учетные документы, удостоверяющие произведенные подотчетными лицами расходы, принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

     Документы, унифицированная форма которых  не предусмотрена (товарный чек, торгово-закупочный акт и др.) должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа; 
2. дату составления документа;
3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
4. содержание хозяйственной операции;
5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7. личные подписи указанных лиц.

     В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению; указываются суммы расходов, принятые к учету, и корреспонденция счетов.

     Авансовый отчет подписывается подотчетным  лицом на оборотной стороне формы. На лицевой стороне формы приводятся подписи главного бухгалтера бюджетного  учреждения  и бухгалтера, производившего расчет. Расписка отрезается от авансового отчета и выдается на руки подотчетному лицу.

     Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем  бюджетного  учреждения  и принимаются к учету.

     На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных сумм.

     Остаток неиспользованного аванса сдается  подотчетным лицом в кассу  бюджетного учреждения  по ПКО в установленном порядке.

     Перерасход  по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по РКО.

     В случаях непредставления в установленный  срок авансовых отчетов об израсходованных  подотчетных суммах или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов бюджетные  учреждения  имеют право производить удержания этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с учетом ограничений, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

     Распоряжение  об удержании из заработной платы  работника бюджетного учреждения своевременно не возвращенного аванса производится не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при условии, если сотрудник не оспаривает оснований и размеров удержания.

     Если  сотрудник оспаривает наличие задолженности  перед учреждением или срок для  принятия решения об удержании пропущен, соответствующие суммы могут быть взысканы с сотрудника только через суд.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Отражение расчетов с подотчетными лицами в  регистрах бюджетного учета

     Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале операций расчетов с подотчетными лицами. Журналу присваивается номер 3.

     Записи  операций в журнале осуществляются ежедневно на основании РКО и авансовых отчетов об израсходованных суммах.

     По  окончании месяца сальдо на начало и конец отчетного периода, а также обороты по кредиту счета 0 208 00 000 записываются в Главную книгу.

     По  истечении каждого отчетного  месяца первичные учетные документы, относящиеся к журналу операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы.

     При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело). На обложке следует указать: наименование учреждения; название и порядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; количество листов в папке (деле).

     Журнал  операций подписывается главным  бухгалтером  бюджетного учреждения и бухгалтером, составившим журнал операций.

       
 
 
 
 
 
 
 
 

                              Глава 7. Учет дебиторской задолжности

Правовые  основы учета  дебиторской задолженности

    Дебиторская задолженность - задолженность юридических  и физических лиц перед бюджетным учреждением. Другими словами, дебиторская задолженность представляет собой имущественные требования учреждения к юридическим и физическим лицам, которые являются его должниками.

       Основными нормативными правовыми  актами, регулирующими порядок учета  дебиторской задолженности, являются:

9. Бюджетный кодекс РФ;
10. Кодекс РФ об административных правонарушениях;
11. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
12. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 10.02.2006 № 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».