Учёт расчётов с подотчётными лицами

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается директором предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру (приложение 14), а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность.

3.2       Документированное оформление расчётов с подотчётными лицами

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную). Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

      наименование организации-продавца;

      идентификационный номер (ИНН)

      заводской номер ККМ;

      порядковый номер чека;

      дата и время покупки;

      стоимость (цену) покупки;

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности. Товарный чек (или накладная) должен содержать следующие реквизиты:

      наименование документа;

      дату составления документа;

      наименование организации, от имени которой составлен документ;

      содержание хозяйственной операции

      измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

      должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

Суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.

Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника  с приложением подтверждающих расходы документов.

Дополнительными документами могут быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п.

Таким образом, расчёты с подотчётными лицами оформляются следующими учётными документами:

                  авансовый отчет (форма №АО -1)

                  журнал регистрации авансовых отчетов

                  приказ о направлении работника в командировку (форма  № Т – 9)

                  командировочное удостоверение (форма Т – 10)

                  служебное задание для направления в командировку и отчет о его    выполнении (форма №Т10 а)

                  список лиц, которым разрешено получение наличных  денег из кассы

                  приказы об утверждении смет представительских расходов

                  сметы представительских расходов

                  главная книга

                  журнал ордер №7 (автоматизировано)

                  прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя (приложение 17), соглашения, трудовые договоры и др.

В организации присутствует следующая схема движения документов по подотчётным лицам (рис. 3):

Рисунок 3 - Схема движения документов по подотчётным лицам

3.3 Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).  Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются  в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале–ордере № 7. Однако в ООО «Конкорд плюс К» учёт автоматизирован программой «БЭСТ-ОФИС». Список лиц, которым выданы подотчётные суммы, оформлен специальным реестром.

Основанием для заполнения данного бухгалтерского реестра являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет  – при списании израсходованных сумм.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

              Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1)                 руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2)                 руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс. 

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Выдача денежных средств работнику предприятия под отчет отражается проводкой:

ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 50 - субсчет "Касса организации" – на выданную сумму из кассы предприятия;

ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 51 – Перечисление (перевод) денежных средств по месту нахождения подотчетного лица.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов:

ДЕБЕТ 10 - КРЕДИТ 71 – на сумму оприходованных материалов. Все подотчетные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов;

ДЕБЕТ 41 - КРЕДИТ 71 – приобретение подотчётным лицом товаров;

ДЕБЕТ 44 - КРЕДИТ 71 – подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с отгрузкой и реализацией товаров;

ДЕБЕТ 50 - КРЕДИТ 71 – возвращены в кассу неиспользованные подотчётные суммы;

ДЕБЕТ 76 – КРЕДИТ 71 – произведен расчёт с дебиторами с помощью подотчётной суммы.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете с использованием проводок:

ДЕБЕТ 94 - КРЕДИТ 71 – списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);

ДЕБЕТ 70 - КРЕДИТ 94 – удержание подотчетных сумм из заработной платы;

ДЕБЕТ 73 - КРЕДИТ 94 – если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника.

В таблице 5 представлена форма ежемесячного анализа счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", проводимого в исследуемом предприятии.

Таблица 5 - анализ счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами " за сентябрь 2007 г., руб.

Проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу на предприятии осуществляется путем инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. Инвентаризация проводится силами заказчика в установленные учетной политикой сроки в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств". Для оформления инвентаризации применяются формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств либо формы, разработанные министерствами, ведомствами. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Основные нарушения при ведении операций по расчетам с подотчетными лицами – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

      Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

      Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

      Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;

      Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

      Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

Нарушения при оформлении командировочных расходов:

      Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

      Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

      Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

      Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

      Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

      Нарушение порядка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;