Учёт расчётов с подотчётными лицами

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ

Кафедра бухгалтерского учёта и налогов

Регистрационный номер _______________

Дата сдачи ___________

Курсовая работа

по дисциплине

«Бухгалтерский финансовый учёт»

на тему: «Учёт расчётов с подотчётными лицами»

Студентки группы БА-32

Сергеевой Сусанны Владимировны

Руководитель___________________

Дата сдачи: «__»____________2007г

Киров

2007

Содержание

Введение___________________________________________________________3

1.                  Теоретические и методические основы учёта расчётов с подотчётными лицами_____________________________________________________________5

2.      Организационно-экономическая характеристика ООО «Конкорд плюс К»_20

3.      Учёт расчётов с подотчётными лицами______________________________27

3.1 Организация расчётов с подотчётными лицами_____________________27

3.2 Документальное оформление расчётов  с подотчётными лицами______28

3.3 Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами_________________________________________________________30

Заключение________________________________________________________37

Библиографический список___________________________________________40

Приложения

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.              В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

Выбор  темы связан с актуальностью данной проблемы, существующей в бухгалтерском учете. Своевременное выявление нарушений в документальном оформлении и отражении в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль  и подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм, что позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Цель работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок учета и организацию контроля расчетов с подотчетными лицами. Для решения цели  работы мною были поставлены следующие задачи:

1.      Рассмотреть теоретические основы организации учета  расчетов с подотчетными лицами

2.      Проанализировать деятельность действующего предприятия в  области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств

3.      Изучить основные нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами

4.      Выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Объектом исследования выбрано Общество с Ограниченной Ответственностью “Конкорд плюс К”. Период исследования: 2005-2006г. Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература и данные ООО «Конкорд плюс К». 

1. Теоретические и методические основы учёта расчётов с подотчётными лицами

При осуществлении хозяйственной деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные расходы, на операционные и хозяйственные расходы. Указанные денежные средства выдаются из кассы под отчёт работникам организации (они именуются подотчётными лицами). Правила выдачи и представления отчётности по использованию подотчётных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утверждённым ЦБ России 09.10.2002 №199-П [6]. Основанием для выдачи подотчётных сумм являются приказы руководителя организации или командировочные удостоверения. Подотчётные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации. Выдача наличных денег под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается. Выдача подотчётных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчётной суммы. Расходование подотчётных сумм на иные, не указанные цели не допускается. Выданные, но не израсходованные подотчётным лицом суммы, подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером. В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером.

Таблица 1 – Бухгалтерские проводки по учёту расходов с подотчётными лицами. (приложение 1)

В соответствии с ТК РФ [4] служебной командировкой признаётся поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В командировку может быть направлен только работник организации. Поездка гражданина, выполняющего работу по гражданско-правовому договору, не должна рассматриваться в качестве командировки, независимо от условий договора и характера выполняемой работы. Если организация всё же возмещает такому работнику командировочные расходы, то они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за саму выполненную работу по договору. Расходы на командировки учитываются только при наличии подтверждений о производственном характере поездки (командировки). Выдача наличных денег под отчёт на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Для оформления и учёта служебного задания для направления в командировку, а также отчёта о его выполнении применяется унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении». Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передаётся в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о  направлении в командировку по форме № Т-9а. Направление работника в командировку оформляется командировочным удостоверением. Командировочное удостоверение составляется  по форме №Т-10 и служит документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и убытия из него).

Работники в последующем должны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки представить авансовый отчёт в бухгалтерию об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов и произвести окончательный расчёт по ним. Авансовый отчёт подаётся в установленной унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчёт», проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем организации. На основании данных, отражённых в авансовом отчёте, бухгалтерия списывает с подотчётного лица фактически израсходованные денежные средства.

При зарубежных командировках командировочное удостоверение не оформляется. Время фактического пребывания работника в заграничной командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении государственной границы РФ. [27] Направляя сотрудника в командировку, компания может выдать ему на командировочные расходы корпоративную банковскую карту. Они бывают рублёвые и валютные. Расчётная банковская карта используется для совершения операций (в пределах суммы денежных средств, установленной банком-эмитентом карты), расчёты по которым осуществляются за счёт денежных средств организации, находящихся на её банковском счёте, или кредита, предоставляемого банком организации в соответствии с договором банковского счёта при недостаточности или отсутствии на банковском счёте денежных средств (овердрафт). Используя расчётные банковские карты, организации могут осуществлять операции по получению наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ, причём организации могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счёта юридического лица, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счёта (п. 2.6. Положения ЦБ РФ от 24.12.04 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платёжных карт» (далее – Положение)) [7]. Общие правила документооборота при расчётах по операциям с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление оправдательных документов на бумажном носителе (квитанций банкоматов – слипов). В частности, п. 3.3. Положения установлены такие обязательные реквизиты квитанций банкоматов, как:

1.      идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платёжных карт;

2.      вид и дата совершения операции;

3.      сумма и валюта операции;

4.      сумма комиссии (если имеет место);

5.      код авторизации;

6.      реквизиты платёжной карты.

При осуществлении подотчётным лицом во время зарубежной командировки расходов, оплаченных им в иностранной валюте с помощью рублёвой карты, следует учитывать следующее. Валютные средства в этом случае не зачисляются на счёт клиента и не списываются с него, поскольку валюта, полученная кредитной организацией-эмитентом, перечисляется по назначению без зачисления на счёт клиента (п 2.6. Положения). В результате конверсионных операций, осуществляемых банком в  связи с приобретением иностранной валюты для оплаты расходов работника и перечислением её по назначению, сам клиент непосредственно не осуществляет валютных операций и валютных обязательств у него не возникает, а все расчёты, произведённые работником во время загранкомандировки, учитываются в рублях. Когда на дату фактически произведённых подотчётным лицом расходов денежные средства с расчётной банковской карты ещё не списаны банком-эмитентом, сумма произведённых, но не списанных с расчётного карточного счёта расходов подлежит отражению на счёте 57 по курсу соответствующей иностранной валюты, установленной ЦБ РФ на дату осуществления расходов. Учитывая, что расчёты по обязательствам производились исходя из курса иностранной валюты, датой признания в бухгалтерском учёте рассматриваемых расходов является день утверждения авансового учёта (ПБУ 3/2000) [14]. В целях налогообложения прибыли расходы на командировки признаются на дату утверждения авансового учёта (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ) [1]. Расходы организации в виде отрицательной (положительной) разницы, образующейся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты от официального курса продажи (покупки) иностранной валюты от официального курса прибыли ЦБ РФ, признаются в целях налогообложения прибыли внереализационными расходами (подп. 6 п. 1 ст. 262 НК РФ) [33]

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

      Расходы по проезду;

      Расходы по найму жилого помещения;

      Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

      Иные расходы, произведённые работником с разрешения работодателя.

Для целей бухгалтерского учёта все виды командировочных расходов для работника коммерческих организаций не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.д.). В соответствии с ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Изменения, внесенные с 1 января 2005г. в ст. 168 ТК РФ, дают возможность коммерческим организациям возмещать командировочные расходы своим работникам в меньшем размере, чем установленные Правительством РФ для бюджетных учреждений нормы.

              Для целей налогообложения прибыли, расходы на служебные командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и/или реализацией готовой продукции (работ, услуг). В частности, для целей налогообложения могут учитываться следующие расходы:

      На проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

      На наём жилого помещения;

      Суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

      На оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

      Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Для целей налогового учёта расходы по проезду к месту назначения и обратно не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических затрат при наличии подтверждающих документов (проездные документы, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.п.). В соответствии с письмом Министерства финансов РФ от 12.05.1992 № 30 [9] затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются по фактическим расходам, подтверждёнными соответствующими документами. В соответствии с постановлением правительства РФ от 11.03.1999 № 277 [10] стоимость комплекта постельного белья может быть включена в стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом).

              По статье «найм жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гостинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами).