Учет труда и его оплаты на примере ООО «Волна-плюс»

    Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (форма № Т-11 и -11а) применяются  для оформления и учета поощрений  за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

    Оформленные первичные документы по учету  выработки и выполненных работ  вместе со всеми дополнительными  документами (листками на оплату простоя, на доплаты и др.) передаются бухгалтеру (Приложение 7).

    Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. № 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

    На  предприятии для расчета заработной платы используются расчетные ведомости (ф. № 51), а для выплаты - платежные  ведомости (ф. № 53) (Приложение 5). Однако на данных предприятиях, где зарплата может начисляться по 20 основаниям, только в лицевом счете работника отражаются все ее виды. И зачастую лицевой счет является формой, где наиболее полно отражена информация, позволяющая осуществить выборку заработной платы для начисления пенсии или подготовить справку в фонд занятости для назначения пособия по безработице. Кроме того, лицевые счета хранятся 75 лет, и служат зачастую единственным основанием для выдачи архивных справок о полученной работниками заработной плате.

    Расчетно-платежная  ведомость объединяет в себе две  утвержденные формы -расчетную и платежную ведомости. Рассмотрим на примере порядок ее заполнения (11).

    Рассмотрим  начисление заработной платы за март 2010 г. Ведомость составляется в бухгалтерии  в одном экземпляре. Основание  для ее заполнения - первичные документы по учету кадров, выработки, фактически отработанного времени и др.

    Из  личной карточки работника (форма №  Т-2) в графы 21, 2 - 4 расчетно-платежной  ведомости переносятся данные о  фамилии и инициалах, табельном  номере работников списочного состава, профессии рабочих или должности служащих и работников аппарата управления, размере тарифной ставки или должностного оклада конкретного работника. Эти же данные содержатся и в лицевом счете работника.

    Из  табеля учета использования рабочего времени (Приложение 4) и расчета заработной платы переносятся данные:

    - в графу 5 ведомости о количестве  отработанных рабочих дней (из  форм № Т-12 графа 37 или №  Т-13 графа 5) или часов (из форм  № Т-12 графа 38 минус графа 41 или № Т-13 графа 6),

    - в графу 6 ведомости (из форм № Т-12 графа 41) об отработанных выходных и праздничных днях, которые оплачиваются по двойному тарифу.

    Из  лицевого счета переносятся данные о начислениях за текущий месяц:

    - по видам оплат в графы 7 - 11 ведомости (данные из граф 29-33 и 35-37 формы № Т-54 либо из второй страницы формы № Т-54а). Это могут быть оплаты из: фонда оплаты труда, чистой прибыли организации, компенсация морального вреда по решению суда, единовременные поощрения, материальная помощь, возмещение командировочных расходов сверх установленных норм, компенсационные выплаты при увольнении и др.

    - в графу 12 ведомости данные  о стоимости распределенных материальных  и социальных благ (из формы  № Т- 54 графы 34 либо второй страницы  формы № Т-54а). Это может быть  оплата из средств предприятия за работника товаров (работ, услуг), питания, лечения, отдыха, обучения, стоимости пребывания детей в дошкольных учреждениях, стоимость подарков. К этим выплатам также относятся материальная выгода от приобретения товаров (работ, услуг) у физического лица по договору гражданско-правового характера и материальная выгода, полученная работником от приобретения ценных бумаг, товаров (работ, услуг) и др.

    Затем в графе 13 ведомости отражаются итоговые суммы начислений за текущий месяц.

    В форме также отражаются произведенные удержания - налог на доходы, сумма выданного аванса за первую половину месяца, удержания по исполнительным листам, по инициативе администрации (например, сумма недостач, задолженности по авансовому отчету и командировке) или по заявлению работника. Сумма налога на доходы сверяется с данными расчета по налоговой карточке формы 1-НДФЛ, поскольку только в ней содержатся все необходимые сведения для правильного расчета данного налога с учетом всех льгот, вычетов и сумм полученного дохода нарастающим итогом с начала года.

    Затем в графе 20 отражается сумма к выплате, для чего из суммы в графе 13 вычитается сумма удержаний (графы 14 –17). Положительная  разница заносится в графу 18, отрицательная - в графу 19.

    Графы 20-22 ведомости, содержащие сумму к выдаче, фамилию и подпись работника, расположены в конце формы для наглядности и удобства чтения работником при получении денег.

    По  всем графам, в которых отражены суммы начислений и удержаний, а  так же графам 18-20 подводятся итоги, полученные суммы записываются в строку “Итого”. Эта сумма вписывается бухгалтером от руки в конце ведомости после последней фамилии. При подведении итогов бухгалтер, составивший ведомость, делает на первом листе в графе “Сумма” запись об общей сумме, подлежащей выплате по данной ведомости (берется из итоговой строки по графе 20) и сроках произведения выплат. После этого ведомость подписывает главный бухгалтер и руководитель организации (или иные лица, уполномоченные давать разрешение на выплату денежных средств из кассы), при подписании проставляется дата.

    Подписанная ведомость передается в кассу  организации для выплаты работникам заработной платы. При получении  денег каждый работник расписывается  в графе 22.

    По  истечении срока, установленного в  ведомости для выплаты денежных средств, ведомость закрывается. Напротив фамилии сотрудников, не получивших деньги по ведомости, кассир ставит отметку “Депонировано” в графе 22. В конце ведомости делается запись о фактически выданных и депонированных суммах.

    После этого кассир, производивший выплату, составляет на сумму выданной заработной платы расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Дата и номер этого расходного ордера проставляются в ведомости (13).

    Подписанная кассиром ведомость вместе с расходным  кассовым ордером прилагаются к  отчету кассира за день последнего срока выплаты по ведомости и сдаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления ведомости, пересчитывает данные о выданных и невыданных суммах, сверяет с отчетом кассира. Если расхождений не обнаружено, бухгалтер подписывает форму, проставляет расшифровку своей подписи, указывает дату проверки, которая, как правило, должна совпадать с датой представления отчета кассиром.

    Депонированные  суммы заносятся в реестр депонентов.

    Если  заработная плата выдается по Платежным ведомостям (форма № Т-53), то такие платежные ведомости регистрируются в журнале регистрации (форма № Т-53а), которая ведется работниками бухгалтерии (Приложение 5).

    Однако  на практике использовать расчетно-платежные  ведомости для подсчета средней  заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за три месяца при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей. Поэтому в организации на каждого работника открывают лицевые счета (ф. № Т-54 и ф. № Т-54а), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступлений на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени. Он заполняется на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ (нарядов, заказов-нарядов, книги учета выработки и т.п.), отработанного времени (табелей учета использования рабочего времени формы № Т-12 и № Т-13). Отражается информация из приказов (распоряжений) о поощрении работников формы № Т-11 и № Т-11а, записок-расчетов о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) и при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61) , акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73), листков и справок на доплату, больничных листов и др. документов.

    Одновременно  производится расчет всех удержаний из заработной платы с учетом полагающихся данному работнику налоговых вычетов, льгот и определяется сумма к выплате на руки (33).

    Начисление  заработной платы отражается по кредиту  счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами для учета затрат в зависимости от характера работы того или иного сотрудника.

    Таким образом, документальное оформление движения личного состава и начисления заработной планы – достаточно важный фактор в деятельности бухгалтерских  служб предприятий, так как данные документы должны в полной мере отражать формирование и расходование фонда отплаты труда на предприятии.

    1.3 Учет удержаний  и вычетов из  заработной платы

    Удержания из заработной платы можно разделить  на обязательные, по инициативе работника и по инициативе работодателя.

    Все виды удержаний из заработной платы  отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с пресоналом по оплате труда» в  корреспонденции с различными счетами, в зависимости от вида удержания.

     Таблица 1.1 — Отражение удержаний по видам

    К обязательным удержаниям относятся  налог на доходы физических лиц (НДФЛ), страховые взносы и удержания  по исполнительным листам (3).

    Налогоплательщиками налога на доходы физических лиц (НДФЛ), как следует из названия налога, являются физические лица, получающие доходы в Российской Федерации. Причем не имеет значения, являются они гражданами РФ или нет.

    Однако  удерживать из дохода и перечислять  НДФЛ должны налоговые агенты - организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают доходы физическим лицам. Поэтому, рассчитав сумму заработной платы, которая причитается работнику, бухгалтер должен исчислить НДФЛ, уменьшить сумму заработка на сумму НДФЛ и перечислить налог в бюджет (14).

    Налоговым периодом по НДФЛ является календарный  год. Но удерживать и перечислять  в бюджет этот налог работодатель должен при каждой выплате заработной платы (иных доходов) работнику.

    Для того чтобы правильно рассчитать НДФЛ, необходимо сначала определить налоговую базу. Налоговая база по НДФЛ равна сумме начисленного дохода работника (в нашем случае - сумме заработной платы и других выплат в пользу работника) за минусом необлагаемых доходов и стандартных (а в некоторых случаях - имущественных) налоговых вычетов.

    Доходы  в денежной форме - это все выплаты  в пользу работника: заработная плата, надбавки и доплаты, премии и вознаграждения и т. д.

    Доходы  в денежной форме в подавляющем  большинстве случаев облагаются НДФЛ по ставке 13%. Но если получатель дохода не является налоговым резидентом Российской Федерации, его доходы облагаются по ставке 30%.

    Доходами, полученными в натуральной форме, являются, например, оплата питания  сотрудников, выдаваемые организацией абонементы в тренажерные залы и т. п., облагаются НДФЛ по ставке 13%. Исключением являются доходы в виде любых выигрышей и призов, получаемых в конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, если стоимость выигрышей (призов) более 4000 руб. Такие доходы (стоимость подарка, превышающая 4000 руб.) облагаются НДФЛ по ставке 35%. Однако если подарок вручается не в рамках рекламной акции, применяется налоговая ставка 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

    Если  нет возможности удержать у налогоплательщика  НДФЛ, то налоговый агент обязан в течение одного месяца начиная с момента, когда доход был получен, письменно (например, по форме № 2-НДФЛ) сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика (п. 5 ст. 226 НК РФ).