Учет расчетов с подотчетными лицами

С учетом того, что налоговое законодательство не использует понятие экономической  целесообразности и не регулирует порядок  и условия ведения финансово-хозяйственной  деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения  полученные доходы, не может оцениваться  с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или  полученного результата.

Таким образом, уменьшение налогооблагаемой прибыли  на сумму расходов на проезд командированного работника возможно только при условии  их документального подтверждения  и экономической обоснованности. При этом обязанность проверки экономической  обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые  органы.

"Упрощенцы"  учитывают расходы на командировки  на основании пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом указанная норма определяет перечень командировочных расходов, учитываемых при расчете налоговой базы при исчислении единого налога, уплачиваемого при применении УСНО, а именно расходы на:

- проезд  работника к месту командировки  и обратно к месту постоянной  работы;

- наем  жилого помещения. По этой статье  расходов подлежат возмещению  также расходы работника на  оплату дополнительных услуг,  оказываемых в гостиницах (за  исключением расходов на обслуживание  в барах и ресторанах, в номере, на пользование рекреационно-оздоровительными  объектами);

- суточные  или полевое довольствие;

- оформление  и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных  документов;

- консульские,  аэродромные сборы, сборы за  право въезда, прохода, транзита  автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями  и иные аналогичные платежи  и сборы.

 

 

2.2 Учет  расчетов по приобретению материальных  ценностей 

 

Выдача  денежных средств на проведение административно-хозяйственных  расходов осуществляется на основании  заявлений подотчетных лиц.

Выдача  наличных денег подотчетным лицам  из кассы оформляется расходным  кассовым ордером.

При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у предприятий оптовой торговли или организаций изготовителей продукции подотчетное лицо обычно получает доверенность и инструктируется бухгалтером о необходимости получения требуемой товарной и платежной документации. В первую очередь накладной на отпуск товаров с указанием отдельной строкой суммы НДС, и квитанции к приходному кассовому ордеру. При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

В бухгалтерском  учете должны быть сделаны следующие  записи, которые приведены в приложении ( таблица).

Если  расходы подотчетного лица связанны с нуждами основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, в учете организаций должна быть сделана следующая запись: ( приложение, проводка).

Если  денежные средства выдаются для осуществления  расходов, связанных с управленческой деятельностью, в учете организации должна быть следующая запись: ( проводка).

Если  денежные средства выдаются на расходы, связанные с продажей готовой продукции или товаров, в учете должна быть сделана следующая запись: (проводка).

В случае перерасхода подотчетным лицом  сумм, выданных на хозяйственные нужды, руководитель организации может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов. Об этом делается запись в авансовом учете. В учете отражается данная операция записью: (проводка).

Если  подотчетное лицо истратило меньшую  сумму, чем получило под отчет, оно обязано вернуть неизрасходованный остаток в кассу. Эта операция может быть так же удержана из зарплаты подотчетного лица ( таблица 4.45).

Если  подотчетное лицо совершило расходы, относящиеся к будущим периодам, то в учете должна быть сделана следующая запись: (проводка).

Если  подотчетное лицо совершило расходы  непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и тому подобное), то в учете должна быть следующая запись: (проводка).

Такая же запись делается, если расходы подотчетного лица связаны с получением организацией прочих расходов (например, работник оплатил ремонт основных средств, предоставленных организацией в аренду).

 

 

2.3 Учет  представительских расходов

 

       В условиях современного предпринимательского рынка трудно представить себе организацию, которая существовала бы обособленно, не имея каких-либо связей с другими субъектами хозяйственной деятельности. Приобретая сырье, осуществляя процесс производства и реализации продукции, хозяйствующий субъект устанавливает определенные экономические связи. Занимаясь бизнесом, организация нередко проводит встречи и приемы представителей других организаций, в результате проведения которых заключает необходимые ему сделки. Однако проведение таких встреч влечет за собой определенные затраты.     

       Понятие представительских расходов дано в п. 2 ст. 264 НК РФ. К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета независимо директоров  или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для казанных лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

        К представительским расходам  не относятся расходы на организацию  развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболевания.

        Представительские расходы в  течение отчетного (налогового) периода  включается в состав прочих  расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период [2, п. 2, ст. 264].

 

 

2.3.1 Документальное обоснование представительских расходов

 

        Для представительских расходов  кроме первичных документов необходимы  и внутренние распорядительные  документы по организации.

        В организации должна быть  составлена смета представительских  расходов на отчетный год, которая утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров). После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражается:

1. перечень лиц, имеющих право получать средства под отчет на представительские расходы;
2. порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;
3. порядок расходования подотчетных сумм;
4. порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам;
5. нормы отдельных видов представительских расходов.

       При подготовке к конкретному мероприятию оформляются следующие документы:

1. приказ руководителя организации о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);
2. приглашения на встречу;
3. программы встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и

со стороны приглашенных.    

        Кроме этих документов в бухгалтерию  должна быть предоставлена утвержденная  руководителем смета представительских  расходов для проведения данного  мероприятия, которая составляется на основании применяемых в организации норм расходования средств на представительские цели.

        После проведения мероприятия ответственный за его проведение оформляются отчет о проведении мероприятия, отчет о расходах по нему и авансовый отчет.

        По каждому случаю приема делегации  должна составляться исполнительная  смета (акт) по утвержденной  руководителем форме, которая должна содержать такие реквизиты, как дата, место и программа проведения деловой встречи, список участвующих лиц с обеих сторон, величину расходов. Смета должна быть утверждена руководителем организации. К ней прилагаются копии первичных документов, которые работник, ответственный за проведение мероприятия, сдал с авансовым отчетом. Если для проведения деловой встречи привлекаются сторонние организации, то представляются документы об оплате транспортных расходов, услуг переводчика, счета организаций общественного питания.

 

 

2.3.2 Отражение  представительских расходов в  бухгалтерском учете

 

        В соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации», в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе по обычным видам деятельности.

        В учете представительские расходы  отражаются в порядке, приведенном в таблице [ ].

        Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности). Датой признания представительских расходов является дата утверждения руководителем организации авансового отчета, представленного в бухгалтерию организации сотрудником, ответственным за проведение встречи.

 

Выводы  и рекомендации

        В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.

         Расчеты с   подотчетными лицами – неотъемлемая часть хозяйственной деятельности предприятии, в связи с чем, основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и результаты использования денежных средств на хозяйственные нужды;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

        Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, связанные с контролем за использованием подотчетных сумм и неправильным их учетом.

        Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, документальное оформление расчетов с подотчетными лицами позволит облегчить и значительно ускорить данные расчеты на любом предприятии.

В данной курсовой работе была рассмотрена  организация учета расчетов с  подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

         Расчеты с подотчетными лицами  имеют особую актуальность. Эти  расчеты позволяют увеличить  оборачиваемость сырья и материалов, в конечном итоге денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе. Выписка счета, возникновение производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги.

        Рассмотрены такие вопросы как:  понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупке товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные командировки по России, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

         Все вышеперечисленное подчеркивает  значимость выбранной темы в  условиях современного функционирования  в организациях.

        Изучив организацию учета расчетов  с подотчетными лицами, можно сделать следующие выводы:

         Любая организация, будь то строительная фирма, финансовая организация, юридическая контора и т.д., сталкивается с необходимостью приобретения товарно-материальных ценностей а также работ и услуг за наличные деньги, с направлением своих работников в служебные командировки, с целью повышения квалификации, в связи с производственной необходимостью, для заключения каких либо договоров. Т.е. каждая организация сталкивается с такими расчетами. Следовательно, учету расчетов с подотчетными лицами следует уделять не меньше внимание, чем, например, учету основных средств или учету труда и заработной платы. Учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в бухгалтерском учете.

        В ходе изучения данной темы  мы нашли для себя много  новых и интересных вопросов, а также ответов на них. В частности, сколько денег может взять наличными подотчетное лицо, кого можно назвать подотчетным лицом, что можно считать служебной командировкой, также очень интересна тема налогообложения при расчетах с подотчетными лицами.

        Мы подробно изучили документальное  оформление расчетов с подотчетными  лицами, и узнали какие документы необходимо заполнять подотчетному лицу, а также порядок заполнения этих документов. Помимо этих документов подотчетное лицо обязано предъявить так называемые оправдательные документы, к которым относятся: чеки ККМ и товарные чеки, накладные и квитанции, билеты, счета гостиниц и т.д.

        Также  интересна была тема  налогообложения при расчетах  с подотчетными лицами. Во-первых, НДС. НДС, при приобретении товаров, работ и услуг взимается, при наличии счет - фактуры. Однако эта ситуация крайне не однозначна (например, при приобретении ГСМ счет – фактура не выписывается). По этому поводу долгое время ситуация была не понятна, в итоге приняли решение, что в некоторых случаях достаточно выдать покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. Во-вторых, ЕСН. ЕСН, с сумм, выданных под отчет, не взимается, но и здесь есть исключения (они рассмотрены выше). В- третьих, НДФЛ. Согласно ст. 217 НК РФ возмещение командировочных расходов не облагается налогом на доходы  физических лиц, здесь также имеются некоторые разногласия, о которых упоминалось в данной курсовой работе.