Учет расчетов с подотчетными лицами

По вопросу  о включении затрат на проживание в гостинице, подтвержденных бланком  строгой отчетности, в расходы, уменьшающие  налогооблагаемую прибыль, следует  отметить, что в целях налогообложения  прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что  они произведены для осуществления  деятельности, направленной на получение  дохода.

Документы, приравненные к кассовым чекам, предназначенные  для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ  в случае оказания услуг населению, должны быть оформлены на бланках  строгой отчетности в порядке, установленном Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Еще одним  вариантом размещения работника  в командировке может быть частная  квартира или комната в ней. Чаще всего к такому способу размещения прибегают, если в гостинице нет  мест или в случае, когда организация, куда командирован работник, находится  в небольшом населенном пункте, где  гостиниц нет. В этом случае он привезет из командировки в качестве подтверждающего  документа договор найма жилого помещения, заключенный с физическим лицом. Можно ли принять такой  документ?

Договор найма жилого помещения заключается  между собственником жилого помещения  или управомоченным им лицом и  нанимателем. Статьей 674 ГК РФ предусмотрена обязательная письменная форма такого договора. Обязанности удостоверять нотариально нет.

Командированный работник выступает в качестве представителя  организации, поэтому лучше оформить доверенность от ее руководителя на заключение договора найма жилого помещения. В  качестве документа, подтверждающего  оплату по договору найма, работник должен представить расписку. Этот документ выдает наймодатель по требованию командированного сотрудника. В расписке должны быть проставлены дата составления документа  и личные подписи наймодателя  и нанимателя.

При выплате  дохода физическому лицу - наймодателю  жилого помещения организация становится налоговым агентом по НДФЛ. Так  как выплата дохода производится командированным лицом, удержать налог  у физического лица - наймодателя  организация не может. Поэтому она  должна подать сведения в налоговую инспекцию по месту своего учета о невозможности удержать налог в течение месяца с момента выплаты дохода.

В случае непредставления работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму  жилого помещения, компенсационная  выплата освобождается от обложения  НДФЛ, если ее сумма не превышает:

- 700 руб.  за каждый день нахождения  в командировке на территории  России;

- 2500 руб.  за каждый день нахождения  в заграничной командировке.

Расходы по найму жилого помещения, не подтвержденные документально, не учитываются для  целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ.

 

 

2.1.3 Суточные

 

Выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая  выходные и праздничные дни, а  также за все дни нахождения в  пути (включая день отъезда и день приезда). Размер суточных устанавливается  организацией самостоятельно приказом руководителя или другим локальным  актом.

При направлении  работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные не выплачиваются.

Днем  отъезда считается день отправления  транспортного средства, на котором  работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного  средства. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного  пункта, учитывается время, необходимое  для проезда до станции (аэропорта, пристани).

Если  работник находился и выполнял служебное  задание в командировке в выходной, нерабочий праздничный день, к  отчету по командировке необходимо приложить  копию документа, подтверждающую, что  на предприятии в месте командировки этот день по графику работы должен быть рабочим (Письмо УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393). Такими документами могут быть заверенная выписка из локального нормативного акта этой организации о режиме работы, копия или выписка из приказа о привлечении работников к работе в выходной день в связи с приездом в командировку представителя другой организации для решения производственных вопросов. Данные документы необходимы для подтверждения расходов на командировки в целях налогообложения прибыли.

Проблема  принятия командировочных расходов для целей налогообложения прибыли  возникает и в случае, если отсутствует  подробный отчет по командировке, свидетельствующий о ее производственном характере, а работник возвращается к выполнению своих трудовых обязанностей только после выходных.

Такой вид  расходов, как суточные, подтверждают документы, на основании которых  можно судить о производственном характере командировки (Письмо Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271). Налогоплательщик должен подтвердить в своих расчетах, например в справке бухгалтера, размер выплаченных командированному работнику суточных. Для этого можно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых устанавливается время убытия из места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту. Также следует подтвердить факт передачи командированному работнику денежных средств в размере начисленных суточных (пример).

 

Следует отметить, что, по мнению Минфина России (Письмо от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27), суточные в части, превышающей размер, установленный п. 3 ст. 217 НК РФ, облагаются НДФЛ на дату их выплаты. При этом оговорено, что суммы, выплаченные в иностранной валюте, пересчитываются по курсу, действующему на момент выплаты.

Суммы суточных не подлежат обложению страховыми взносами.

При исчислении страховых взносов от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний  применяется Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС. Он включает суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации, включая суточные.

В связи  с тем что в отношении страховых  взносов на обязательное страхование  от несчастных случаев и профзаболеваний  нормирование размера суточных отсутствует  и нормой является размер, установленный  локальным актом организации, начислять  страховые взносы с выплаченных  суточных не нужно.

 

 

2.1.4 Расходы  на проезд

 

 

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, подлежащие возмещению работнику, включают: стоимость билета на транспортное средство общего пользования (междугородний  автобус, поезд, самолет и др.); оплату услуг, связанных с предварительной  продажей билетов (бронированием); плату  за пользование в поездах постельными  принадлежностями; сумму страховки  по обязательному страхованию пассажиров на транспорте; стоимость проезда  транспортом общего пользования  к станции (аэропорту, пристани), если она находится за чертой населенного  пункта.

В бухгалтерском  учете данные расходы отражаются в составе расходов по обычным  видам деятельности, в налоговом - в составе прочих расходов (пример1).

К прочим расходам, связанным с производством  и реализацией, относятся консульские, аэродромные сборы, сборы за право  въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы. Перечень данных затрат открытый. Таким образом, суммы сервисного сбора можно отнести на командировочные расходы (Письмо Минфина России от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 по делу N А28-10790/2005-233/15).

Встречаются ситуации, когда командируемому приобретается  билет на тот или иной вид транспорта с условиями бизнес-класса. Часто  налоговые инспекции данные транспортные расходы не принимают в целях  налогообложения прибыли. Однако ни в ст. 168 ТК РФ, ни в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 не содержатся ограничения по классу комфортности железнодорожного проезда или авиаперелета. Нет такого ограничения и в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В поезде дальнего следования, имеющем в составе  вагоны повышенной комфортности, пассажиру  предоставляется платное сервисное  обслуживание, стоимость которого включается в стоимость проезда. Сервисное  обслуживание входит в единый комплекс услуг по перевозкам.

Следовательно, вопрос о том, в каком вагоне поезда (плацкартном, купейном, СВ или люкс) работник поедет в командировку и  обратно или какого класса будет  его авиабилет (экономического, улучшенного, первого или бизнес-класса), решает сама организация исходя из собственных  финансовых возможностей. Расходы на оплату авиаперелета к месту командировки бизнес-классом учитываются в  целях налогообложения прибыли  при наличии их документального  подтверждения и соответствия размера  возмещаемых расходов размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации (Письма Минфина  России от 24.07.2008 N 03-03-06/2/93, от 07.05.2008 N 03-04-06-01/125, от 12.03.2008 N 03-04-06-02/29).

С учетом того, что в вагонах повышенной комфортности стоимость сервисных  услуг включена в стоимость проезда, компенсация таких расходов командированным  лицам не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ.

В настоящее  время стали использоваться электронные  билеты. При их приобретении командированным  работником оправдательным документом для подтверждения расходов может  являться распечатка электронного документа (билета) на бумажном носителе и посадочный талон (маршрут/квитанция электронного пассажирского билета) (Письма Минфина  России от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476, от 10.02.2009 N 03-03-05/20). В посадочном талоне должны содержаться реквизиты, позволяющие идентифицировать пассажира (Ф.И.О. пассажира), а также дата и место назначения (маршрут) поездки. Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете.

По-прежнему возникает вопрос о возможности  учета затрат сотрудников по проезду  на такси. С 1988 г. по Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР", которая действует до сих пор в части, не противоречащей положениям Трудового кодекса РФ, не рекомендовалось учитывать таксомоторные услуги в целях налогообложения прибыли. Организация могла компенсировать сотруднику лишь затраты, связанные с проездом на общественном транспорте.

В настоящее  время организация вправе учесть расходы на такси, но для этого  необходимо, чтобы затраты на проезд были документально подтверждены и  экономически оправданны. Оправдать  расходы должна сама организация (Письма Минфина России от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505, от 22.05.2009 N 03-03-06/1/339). Кроме того, по такого рода расходам имеются примеры положительной для налогоплательщиков арбитражной практики (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 15.12.2008 по делу N А05-2964/2008).

Использование некоторыми организациями для своих  сотрудников чартерных рейсов продиктовано прежде всего бизнес-соображениями. Это связано с необходимостью оперативного решения задач, принятия необходимых управленческих решений, специфическими маршрутами и сжатыми  сроками командировок. Такие перелеты являются оптимальным способом перемещения  на деловые переговоры для топ-менеджеров и сопровождающих их сотрудников, не имеющих возможности тратить  время на поезд, автомобиль или традиционный авиаперелет. Необходимость в чартерных  поездках может также возникнуть, если у больших авиакомпаний по тем  или иным причинам нет рейсов в  города, где проходят переговоры.

Если  такой вид перемещения, как чартер, предусмотрен положением о порядке  направления работников в служебные  командировки, включение затрат на оплату услуг чартерных рейсов в  состав командировочных расходов в  целях обложения налогом на прибыль  является правомерным (Письмо Минфина России от 07.06.2007 N 03-03-06/1/365). Такой же позиции придерживаются арбитражные суды (Постановления ФАС Уральского округа от 17.02.2009 N Ф09-462/09-С3, ФАС Московского округа от 26.01.2009 N КА-А40/13294-08).

В случае, когда командировка отменяется, а  определенные расходы уже понесены, то следует издать приказ об ее отмене и аннулировании командировочного удостоверения. Неустойку, удержанную при возврате билетов, следует квалифицировать в целях налогообложения как штраф за нарушение договора перевозки. Такие расходы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (Письмо Минфина России от 25.09.2009 N 03-03-06/1/616) (пример 2).

 

 

2.1.5  Расчеты в командировке банковской картой

 

Направляя работника в командировку, организация  выдает ему денежные средства под  отчет для осуществления расходов. При этом выдать подотчетные средства организация может и в безналичном  порядке. Рассмотрим особенности расчетов в командировке банковской картой организации или сотрудника.

 

В соответствии с п. 2 ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке.

Из п. 1 ст. 862 ГК РФ следует, что формами безналичных расчетов являются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо, а также расчеты в иных формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. Иначе говоря, в качестве безналичной формы расчетов могут рассматриваться и иные формы расчетов между субъектами, производимые ими через банки, иные кредитные организации, в которых открыты соответствующие счета.