Учет расчетов с подотчетными лицами

Если на прилагаемых к расходным  кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись  руководителя организации, то его подпись  на расходных кассовых ордерах не обязательна. Иными словами, в общем  случае вышеуказанный реквизит документа (расходного кассового ордера) не является обязательным к заполнению.

Составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров производится в бухгалтерии  работником, ответственным за ведение  соответствующей группы операций (а  не бухгалтером-кассиром). После составления  и регистрации расходный кассовый ордер передается кассиру для  исполнения. Выдача расходных ордеров  на руки лицам, получающим денежные средства, не допускается. Установление данного  правила объясняется тем, что  передача ордера непосредственно кассиру  исключает возможность внесения в него неоговоренных исправлений. Из этого, в частности, следует, что  кассир формально не имеет права  принимать к исполнению ордер, представляемый получателем тех или иных сумм наличных денежных средств. Если же подобная ошибка допущена работником бухгалтерии (ордер передан получателю), то главный  бухгалтер должен убедиться в  правильности и обоснованности выплаты  сумм, указанных в документе, посредством  личного общения с бухгалтером, оформившим расходный кассовый ордер, и проверить соответствующую  запись, внесенную в журнал регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров. В противном случае любое  недоразумение (по поводу размера или  обоснованности выплачиваемых сумм) может быть расценено как ошибка кассира, а выплаченная сумма  – как недостача денежных средств  со всеми вытекающими последствиями.

При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или заменяющему  его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего  личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда  он выдан и отбирает расписку получателя. Требование об обязательном представлении  документа, удостоверяющего личность, может показаться в некоторых  случаях излишним, например, если личность получателя заведомо известна кассиру. Однако данный реквизит расходного кассового  ордера обязателен к заполнению (если получатель является единственным), а  при отсутствии подобного документа  заполнить его не представляется возможным. Если заменяющий расходный  кассовый ордер документ составлен  на выдачу денежных средств нескольким лицам, то получатели также предъявляют  документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей  графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Порядок  ведения кассовых операций допускает  выдачу денежных средств по удостоверению, выданному данным предприятием, при  наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денежных средств может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении  денежных средств по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не приводится.

Кассир производит выдачу денежных средств только лицу, указанному в  расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денежных средств производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денежных средств бухгалтером указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денежных средств. Если выдача денежных средств производится по ведомости, кассир делает перед распиской в получении денег надпись: « По доверенности» . Выдача денежных средств по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка ведения кассовых операций (с обязательным требованием предъявления документа, удостоверяющего личность, и перенесения данных из этого документа в соответствующий реквизит расходного кассового ордера). Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

В расходных кассовых ордерах указывается  основание их составления и перечисляются  прилагаемые к ним документы.

Прием и выдача денежных средств  по кассовым ордерам могут производиться  только в день их составления.

При получении приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

– наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия  или лиц, на это уполномоченных;

– правильность оформления документов;

– наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы  в бухгалтерию для надлежащего  оформления. Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения  или выдачи по ним денежных средств  подписываются кассиром, а приложенные  к ним документы погашаются штампом  или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

 

В бухгалтерском  учете для отражения операций по подотчетным суммам используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Аналитический учет по счету ведется по каждой сумме и каждому подотчетному лицу.

В зависимости  от того, в каком качестве признает организация невозвращенные суммы - как недостачу или как задолженность, будет различаться бухгалтерский  учет этих операций.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Минфина  России от 31.10.2000 N 94н, подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Типичные  проводки по операциям с подотчетными суммами с использованием счета 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей" показаны в приложении (таблица 1.)

Выдача  подотчетных сумм может осуществляться через кассу или с использованием корпоративных пластиковых карт.

Выдача  из кассы подотчетных сумм производится на основании заявления работника  и соответствующей визы руководителя с оформлением расходного кассового  ордера, а списание израсходованных  сумм - на основании авансового отчета, утвержденного руководителем или  уполномоченным лицом, с оформлением  приходного кассового ордера. Авансовый  отчет представляется в срок, не превышающий трех рабочих дней после  дня истечения срока, на который  выданы наличные деньги под отчет, или  со дня выхода на работу подотчетного лица.

Возможна  ситуация, когда денежные средства подотчетным лицом израсходованы  в размере большем, чем выдано под отчет. Страховщик обязан возместить перерасход, если подотчетное лицо:

- выполняло  порученное ему задание и при  этом не был установлен лимит  расходования денежных средств;

- предъявило  авансовый отчет и подтверждающие  документы.

Выдача  денежных средств страховщиком с  целью возмещения перерасхода также  оформляется расходным кассовым ордером.

В случае же, когда подотчетная сумма не израсходована или израсходована  не полностью, она должна быть возвращена в кассу. Неизрасходованный остаток  фиксируется в авансовом отчете и приходуется в кассу с  оформлением приходного кассового  ордера.

Окончательный расчет по авансовому отчету осуществляется в срок, установленный руководителем. Обратим внимание на то, что в  соответствии с Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" с 2012 г. не действует правило о необходимости возвращать неиспользованный аванс в течение трех рабочих дней.

По общим  правилам невозвращенные в срок подотчетные  суммы переносятся в бухгалтерском  учете на счет 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей". Отражение  операции осуществляется в момент, когда наступил срок для ее возврата.

Невозвращенная  сумма по заявлению подотчетного лица может быть удержана с его  заработной платы. По соглашению сторон допускается возврат с рассрочкой платежа. При этом в соглашении должны быть указаны суммы и даты очередных  платежей.

Если  же подотчетное лицо не соглашается  вернуть неизрасходованную сумму, страховщик вправе обратиться в суд.

Некоторые организации не переносят невозвращенные суммы в состав недостачи, а расценивают  ее как задолженность работника. При этом все последующие операции отражаются с использованием счета 71. Определим особенности учета, когда невозвращенные подотчетные  суммы аккумулируются на счете 71.

Если  невозвращенная сумма числится за уволившимся  сотрудником, с момента его увольнения она должна быть переведена в состав прочей задолженности на счет 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами". Если уволенный работник дал письменное обязательство о добровольном возврате неизрасходованной подотчетной  суммы, но в дальнейшем не исполняет  это обязательство, непогашенная задолженность  может взыскиваться через суд.

Страховщик  должен принять все предусмотренные  законодательством меры для возвращения  подотчетных сумм. Если это оказалось  невозможным в связи, например, с  истечением срока исковой давности, то задолженность подлежит списанию.

Признание задолженности убытком не влечет ее аннулирования. Она должна учитываться  в течение пяти лет на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность  неплатежеспособных дебиторов". Для  признания задолженности безнадежной  в наличии должны быть документы, подтверждающие выдачу подотчетной  суммы, срок ее возврата и пр., а также  приказ руководителя о списании задолженности.

Обратим внимание на то, что срок исковой  давности начинает отсчитываться по окончании срока, на который были выданы деньги. Срок исковой давности по подотчетным суммам является общим  и составляет три года, о чем  указано в Письмах Минфина  России от 15.09.2010 N 03-03-06/1/589, от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610.

С момента  списания задолженности возникает  доход у подотчетного лица в сумме  невозвращенных денежных средств, который  подлежит обложению НДФЛ.

Доход, подлежащий обложению НДФЛ, возникает и в  случае, когда страховщик принимает  решение о прощении долга. В такой  ситуации рекомендуется оформить соответствующее  соглашение с сотрудником (задолжником).

Для того чтобы предотвратить сложности  при учете операций с подотчетным  лицами, бухгалтерии страховой организации  рекомендуется осуществлять постоянный мониторинг подотчетных сумм, в том  числе проверять состояние расчетов по суммам, числящимся на счете 71 "Расчеты  с подотчетными лицами". При установлении факта отсутствия авансовых отчетов или невозвращенных сумм необходимо незамедлительно востребовать их с ответственных лиц и принимать прочие меры, не противоречащие действующему законодательству. Особому контролю должна подвергаться задолженность, числящаяся за увольняющимися работниками и работниками, которым предстоит уйти в отпуск.

 

1.3 Налогообложение  при расчетах с подотчетными  лицами

 

1.2.1 НДС

 

        Для отнесения суммы НДС уплаченного  поставщикам, на вычет при расчетах с бюджетом необходимо, чтобы был выполнен ряд условий, а именно:

-товары (работы, услуги) были приобретены для производственных целей или для перепродажи;

-товары должны  быть оприходованы, работы выполнены, а услуги оказаны;

-по приобретенным  товарам, работам, услугам присутствует счет-фактура поставщика, оформленный в установленном порядке;

-приобретенные  товары (работы, услуги), в том числе основные средства и нематериальные активы, используются для операций по производству и (или) реализации товаров (работ, услуг), подлежащих обложению НДС.

        Важно отметить, что для отнесения сумм НДС к вычету все эти условия должны соблюдаться одновременно.

        Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам  подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организации. В этом случае суммой налогообложения является сумма НДС, выделенная в документе (проездной билет, документ о найме жилого помещения и т.д.) отдельной строкой. Счет-фактура не обязателен.

 

1.2.2 ЕСН

 

        Согласно подпункту 2 п. 1 ст. 238 НК  РФ не облагаются ЕСН все  виды установленных действующим  законодательствам РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления выплачиваемых работнику компенсационных выплат. В состав этих выплат входят выплаты, которые связаны с исполнением налогоплательщиков трудовых обязанностей, в том числе командировочные расходы.

        Таким образом, по общему правилу ЕСН с сумм, выданных под отчет, не взимается.

        Однако есть исключения – не  все суммы, выдаваемые под отчет, будут связанны с производственной необходимостью: