Учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с использованием платежных карт представляют собой одну из форм безналичных  расчетов, на что указывает Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденное Банком России 24.12.2004 N 266-П (далее - Положение N 266-П). Данное Положение является нормативным документом, регулирующим на сегодняшний день обращение банковских карт в РФ.

Согласно п. 1.4 Положения N 266-П банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенным для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством РФ и договором с эмитентом.

Положением N 266-П предусмотрено три типа банковских карт: расчетные (дебетовые) карты, кредитные и предоплаченные карты.

Расчетная карта предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной кредитной организацией - эмитентом суммы денежных средств (расходного лимита), расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, или кредита, предоставляемого кредитной организацией - эмитентом клиенту в соответствии с договором банковского счета при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

Кредитная карта предназначена для совершения ее держателем операций, расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств, предоставленных кредитной организацией - эмитентом клиенту в пределах установленного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Предоплаченная  карта предназначена для совершения ее держателем - физическим лицом операций, расчеты по которым осуществляются кредитной организацией - эмитентом от своего имени за счет денежных средств, предоставленных держателем - физическим лицом, или денежных средств, поступивших в кредитную организацию - эмитент в пользу держателя - физического лица, если возможность использования поступивших денежных средств от третьих лиц предусмотрена договором между держателем - физическим лицом и кредитной организацией - эмитентом.

Предоплаченная  карта удостоверяет право требования ее держателя - физического лица к  кредитной организации - эмитенту по оплате товаров (работ, услуг, результатов  интеллектуальной деятельности) или  выдаче наличных денежных средств.

Держателями банковской карты могут быть как  физические, так и юридические  лица.

Для обслуживания платежной карты между клиентом и банком-эмитентом заключается  договор, на основании которого банк открывает специальный карточный  счет и выдает клиенту банковскую карту.

Пунктом 1.8 Положения N 266-П определено, что конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, порядок документального подтверждения предоставления и возврата денежных средств могут определяться в договоре с клиентом.

Предоставление  кредитной организацией денежных средств  клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, осуществляется посредством  зачисления денежных средств на их банковские счета.

Предоставление  кредитной организацией денежных средств  клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием кредитных  карт, может осуществляться:

- посредством  зачисления денежных средств  на банковские счета клиентов;

- без  использования банковского счета  клиента, если это предусмотрено  кредитным договором при предоставлении  денежных средств в валюте  РФ физическим лицам, а в  иностранной валюте - физическим  лицам - нерезидентам. При этом  документальным подтверждением  предоставления кредита без использования  банковского счета клиента является  поступивший в кредитную организацию  реестр платежей, если иное не  предусмотрено кредитным договором.

Погашение (возврат) кредита, предоставленного для  расчетов по операциям, совершаемым  с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, осуществляется в порядке, аналогичном порядку, установленному п. 3.1 Положения Банка России от 31.08.1998 N 54-П "О порядке предоставления (размещения) кредитными организациями денежных средств и их возврата (погашения)".

Физические  лица могут осуществлять погашение  кредита наличными деньгами с  использованием банкоматов.

Пунктом 2.5 Положения N 266-П определено, что клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель вправе осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

- получение  наличных денежных средств в  валюте РФ для осуществления  на территории РФ в соответствии  с порядком, установленным Банком  России, расчетов, связанных с деятельностью  юридического лица, индивидуального  предпринимателя, в том числе  оплатой командировочных и представительских  расходов;

- оплату  расходов в валюте РФ, связанных  с деятельностью юридического  лица, индивидуального предпринимателя,  в том числе оплату командировочных  и представительских расходов, на  территории РФ;

- иные  операции в валюте РФ на  территории РФ, в отношении которых  законодательством РФ, в том числе  нормативными актами Банка России, не установлено запрета (ограничения)  на их совершение;

- получение  наличных денежных средств в  иностранной валюте за пределами  территории РФ для оплаты командировочных  и представительских расходов;

- оплату  командировочных и представительских  расходов в иностранной валюте  за пределами территории РФ;

- иные  операции в иностранной валюте  с соблюдением требований валютного  законодательства РФ.

При этом перечисленные операции с использованием расчетных (дебетовых) и кредитных  карт организации и индивидуальные предприниматели вправе осуществлять по счетам, открытым как в валюте РФ, так и в иностранной валюте.

На основании  изложенного следует, что организация, направляя своего сотрудника в командировку, может выдать ему денежные средства посредством предоставления банковской карты.

Имея  на руках корпоративную банковскую карту, осуществлять необходимые в  поездке расходы работник может  либо с использованием банковской пластиковой  карты в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета  карты в банкомате.

Обратите  внимание: в данном случае речь идет именно о корпоративной банковской карте, которая позволяет работнику, на которого она оформлена, распоряжаться  денежными средствами организации, находящимися на одном из ее счетов. Поэтому не стоит путать ее с "зарплатной" карточкой работника, на которую  перечисляются его личные денежные средства.

Что касается использования "зарплатных" карт сотрудников при выдаче в подотчет денежных средств, предназначенных  для покрытия командировочных расходов, то здесь возникает вопрос о правомерности  таких расчетов.

В Письме от 29.12.2011 N 14-01-07/1396-1966 Минфин России разъясняет, что вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт ("зарплатных" карт), находится в области применения трудового законодательства. В силу ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Одновременно  данный вопрос может регулироваться договором с банком на открытие и  обслуживание "зарплатных" карт.

Аналогичная позиция изложена Казначейством  России в Письме от 26.07.2011 N 42-7.4-05/5.2-500 "По вопросу о перечислении командировочных расходов на банковские карты физических лиц", где отмечено, что вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на "зарплатные" карты работников - физических лиц не относится к компетенции Банка России, определенной Федеральным законом от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке РФ (Банке России)". Поэтому у органов Федерального казначейства нет правовых оснований для отказа в перечислении организациями командировочных расходов на "зарплатные" карты своих работников (физических лиц).

Вместе  с тем судебная практика показывает, что при проверке налоговые органы могут квалифицировать перечисление подотчетных средств на "зарплатную" карточку сотрудника как выдачу заработной платы со всеми вытекающими последствиями  в виде доначисления сумм "зарплатных" налогов. Об этом свидетельствует, в  частности, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007.

Кроме того, в ст. 168 ТК РФ речь идет о возмещении расходов, связанных со служебными поездками работников, а не о перечислении подотчетных денежных средств на командировочные расходы. Поэтому рекомендую не пользоваться в целях выдачи денежных средств для покрытия командировочных расходов в подотчет "зарплатными" картами сотрудников.

После того как сотрудник - держатель корпоративной  карты вернулся из командировки, он должен представить в бухгалтерию  организации авансовый отчет  с оправдательными документами (счета  за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы).

Напомню, что авансовый отчет на сегодняшний  день составляется по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

Согласно п. 3.1 Положения N 266-П операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слипа, квитанции электронного терминала) и (или) в электронной форме (документа из электронного журнала терминала или банкомата).

Документ  по операциям с использованием банковской карты является основанием для осуществления  расчетов по указанным операциям  и (или) служит подтверждением их совершения.

В силу этого  кроме тех документов, которые  обычно прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, необходимо еще предоставить оригиналы  слипов, квитанций электронных терминалов (банкоматов) по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.

Для целей  налогообложения командировочные  расходы на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

При этом в качестве командировочных расходов налогоплательщика учитываются, в  частности, расходы на:

- проезд  работника к месту командировки  и обратно к месту постоянной  работы;

- наем  жилого помещения. По этой статье  расходов подлежат возмещению  также расходы работника на  оплату дополнительных услуг,  оказываемых в гостиницах (за  исключением расходов на обслуживание  в барах и ресторанах, на обслуживание  в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными  объектами);

- суточные  или полевое довольствие;

- оформление  и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных  документов;

- консульские,  аэродромные сборы, сборы за  право въезда, прохода, транзита  автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями  и иные аналогичные платежи  и сборы.

Учитывая, что данный перечень не является исчерпывающим, на мой взгляд, в качестве командировочных  расходов организацией могут учитываться  и иные расходы, связанные с деловой  поездкой. Главное, чтобы расходы, не поименованные в приведенном  перечне, имели связь с командировкой  сотрудника и соответствовали требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Обратите  внимание: поскольку при расчетах сотрудник использует корпоративную  карту, появляется еще один вид расходов - комиссия банка за ведение карточного счета. Данные расходы могут учитываться  организацией в составе налогооблагаемых расходов на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.

 

В бухгалтерском  учете операции с корпоративными картами отражаются следующим образом ( проводки статья 6).

 

2.1.6 Командировочные  расходы в налоговом учете

 

Подпунктом 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы отнесены к командировочным расходам, которые учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Как разъясняют финансисты в Письме от 03.02.2010 N 03-03-06/1/41, обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.