Учет расчетов с подотчетными лицами

- оформление  и выдача виз при отмене  командировки;

- командировка  сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам;

- личные  расходы, произведенные в командировке;

- суточные, выплаченные сверх норм;

- расходы  на пользование VIP – залом;

- обязательное  личное страхование пассажиров  на транспорте в составе командировочных  расходов.

 

1.2.3 НДФЛ

 

         Согласно  ст. 217 НК РФ возмещение командировочных  расходов не облагается НДФЛ. Долгое время вопрос обложения  НДФЛ с суточных, выплачиваемых сверх норм, оставался спорным. В письме УФНС России по г. Москве от 1 сентября 2005 г. № 28-11/62 121, указывалось, что суточные сверх норм, оговоренные коллективным договором или локальным нормативным актом организации, не облагается НДФЛ. Но с этим не согласен Минфин России, что выражается в письмах Минфина России от 18 марта 2005г. № 03-05-01-04/59 и 23 марта 2005г. № 03-05-01-04/62.

         Таким образом, и на текущий момент вопрос обложения НДФЛ суточных сверх норм является спорным.

 

 

2 ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ С  ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1 Учет расчетов по служебным  командировкам

Многие  организации сталкиваются с необходимостью отправить своего работника в  служебную командировку. Однако прежде, чем командировать сотрудника, работодателю следует учесть ряд законодательных  требований. В статье рассмотрены  сложные вопросы учета и налогообложения  расходов на командировки.

Служебная командировка - поездка работника  по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы. Поездка  работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного  им лица, в обособленное подразделение  командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места  его постоянной работы, также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признается.

Срок  командировки определяется работодателем  с четом объема сложности и  других особенностей служебного поручения.

Днем  выезда в командировку считается  дата отправления поезда, самолета автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считается текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

Вопрос  о явке работника в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

В командировки направляются работники, состоящие  в трудовых отношениях с работодателем. Поэтому физические лица, у которых  с организацией не заключен трудовой договор, не могут быть направлены в  командировку (Письмо Минфина России от 19.12.2006 N 03-03-04/1/844).

Работникам  возмещаются расходы поп проезду  и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Дополнительные  расходы, связанные с проживанием (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом Приложения №749 « Об особенностях работников в служебные командировки».

Трудовое  законодательство ограничивает возможность  направления в командировку следующих  категорий работников ( таблица 3).

Средний заработок за период нахождения в  командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику командирующей организации.

Работнику работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку.

Если  работник в командировке заболел, и это подтверждается больничным листом, то дни болезни не включаются в срок командировки, а работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Работнику, в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения ( кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течении всего времени, пока он не имел возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

Если  сотрудник был командирован для  работы в выходные или праздничные  дни, то это ему компенсируется в соответствии с действующим законодательством. Если работник выезжает в командировку в выходной день, в этом случае должен быть предоставлен другой день отдыха, или работа должна быть оплачена в соответствии со ст. 153 Трудового кодекса РФ:

1. сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;
2. работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой ставки;
3. работникам, - получающим месячный оклад, - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.

 

 

2.1.1 Документальное  оформление командировочных расходов

 

        Решение о направлении работника или группы работников в служебную командировку принимается руководителем организации или ее филиала, структурного подразделения (отдела, службы)

        На основании ст. 168 ТК РФ работодатель должен возмещать направляемому в командировку работнику три вида расходов – дорогу, жилье, суточные.  Если в командировке были и другие расходы, то работодатель возмещает их при условии, что они были произведены с его согласия.

                 Что касается загранкомандировок, то помимо перечисленных расходов обязательными к возмещению являются расходы на оформление загранпаспорта и визы, а также медицинской страховки и обязательных сборов (аэродромных, консульских, транзитных).

                   Решение о направлении работника  или группы работников в служебную  командировку принимается руководителем  организации или ее филиала, структурного подразделения (отдела, службы).

                 После этого ответственный за  работу с кадрами работник  готовит проект приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку в соответствии  с формами первичной учетной  документации по учету труда  и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 (№9 и № Т – 9а).

                Проект приказа передается на  утверждение (подпись) руководителю  организации или уполномоченному  им лицу, например заместителю, если руководитель отсутствует.

                 Для определения размеров предстоящих  расходов проект приказа полезно  согласовать с бухгалтерией.

      На основании подписанного приказа  (распоряжения) о направлении в  командировку в одном экземпляре  выписывается командировочное удостоверение по форме № Т – 10. Оно является основным документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

       По отметкам в удостоверении  (о дне прибытия и дне выбытия)  определяется фактическое время  пребывания в командировке. Поэтому  даже при продолжительности командировки  в один день, командировочное удостоверение целесообразно оформлять.

       Кроме командировочного удостоверения, документом, обязательным к ведению и подтверждающим время нахождения работника в командировке, является журнал регистрации выбывших и прибывших командированных работников.

        Как отмечалось, в приказе о направлении в командировку должна быть в общем виде указана ее цель. Более подробно цель указывается в служебном задании на командировку, в котором также содержится и краткий отчет о его выполнении (форма № 10- а).

        Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый. Затем служебное задание утверждает руководитель организации и передает в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Если в организации нет структурных подразделений, то служебное задание подписывает руководитель или заместитель. По возвращению из командировки работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы.

       Вернувшись из командировки, работник обязан заполнить авансовый отчет (типовая форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет». К нему прилагает документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, счета, квитанции, билеты и др.).

       При направлении сотрудника в командировку организация выдает аванс на предстоящие расходы. В зависимости от того, куда едет работник по России или за границу, аванс выплачивается в рублях либо в валюте.

        Передача выданных  под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается.

        Аванс наличными может быть выдан при условии полного отчета работника по ранее выданному ему авансу. Сотрудник, получивший наличные деньги, обязан не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Локальными актами может быть установлен и иной срок отчета по полученному авансу.

        По возвращении из командировки  работник обязан составить краткий  отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

        Для подтверждения обоснованности  своих расходов и их возмещения  в бухгалтерию предоставляется  авансовый отчет. Срок сдачи  отчета – 3 рабочих дня. Локальными  актами может быть предусмотрен  и более продолжительный срок. К авансовому отчету необходимо  приложить оправдательные документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки.

 

 

2.1.2 Расходы  по найму жилого помещения

 

 

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения. Кроме  того, возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых  в гостиницах и включаемых в счет за проживание, за исключением расходов за пользование тренажерным залом, сауной, бассейном, поскольку данные расходы не могут быть приняты  для целей налогообложения прибыли  как экономически обоснованные. В  том случае, если работодателем все-таки были оплачены такого рода услуги, расходы  включаются в доход сотрудника и  подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (пример).

 

Такие дополнительные услуги, как бронирование номера, пользование  телевизором, холодильником, сейфом, утюгом в гостинице, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 04.04.2005 N 03-03-01-04/1/148).

Если  в гостиничном счете в стоимость  проживания отдельной строкой включен  завтрак, то подобного рода расходы  не включаются в стоимость проживания и не являются расходами по найму  жилого помещения, суммы которого освобождаются  от налогообложения (Письмо Минфина России от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263). Оплата питания подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке.

 

Следует отметить, что счет за гостиницу  по ф. N 3-Г не является документальным подтверждением расходов. Выдача гостиницей счета по ф. N 3-Г без кассового чека является нарушением норм Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ. Расходы на проживание командированного работника в гостинице, подтвержденные одним лишь счетом по ф. N 3-Г (без чека ККТ), не могут считаться отвечающими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Следовательно, организация не может учесть данные расходы при расчете налога на прибыль (Письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400).

При приобретении услуг по найму жилых помещений  в период служебной командировки работников в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС.

Суммы НДС, указанные в бланках строгой  отчетности установленной формы, выдаваемых гостиницами гражданам, в том  числе находящимся в служебной  командировке, в которых налог  выделен отдельной строкой, принимаются  к вычету. Если в указанных бланках  НДС отдельной строкой не выделен, то сумма налога покупателем услуг  расчетным методом не определяется, поскольку такой порядок исчисления налога нормами гл. 21 НК РФ не предусмотрен.