Учет расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, пути его совершенствования

     Особое  внимание следует обращать на расчеты  с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение горюче-смазочных материалов, запасных частей, ремонтных материалов, осуществление  ремонта. Как правило, эти суммы  безо всяких оправдательных документов списываются на расходы предприятия  или расходы, согласно авансовым  отчетам, многократно превышающим  потребность в производстве ремонтов или приобретении запасных частей. Иногда к авансовым отчетам прилагаются  квитанции, товарные чеки на ремонтные  материалы или запчасти не соответствующие  по своему назначению и характеру  произведенных работ.

     Часто работникам предприятия выдаются денежные средства под отчет на приобретение проездных билетов, т.е. возмещается  стоимость проезда на общественном транспорте. Предприятие вправе компенсировать своим работникам такие расходы, но только за счет чистого дохода с  учетом требований налогового законодательства.

     Необходимо  еще раз обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя предприятия контроль необходим  в целях сохранности активов  предприятия и обеспечение расходования  их по целевому назначению. Система  контроля преследует цель не только сохранности  имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия  и всех работающих на нем.

     Рассмотрим, на первый взгляд, незначительные требования по заполнению и утверждению авансовых  отчетов. Упоминалось, что не редки  случаи, когда авансовые отчеты подписывались только главным бухгалтером или лицом, ответственным за учет расходования подотчетных сумм. Часто встречаются авансовые отчеты, ходя и утвержденные руководителем, но без указания утвержденной суммы или утвержденная сумма обозначена в числовом выражении. Форма авансового отчета составлена таким образом, что, предварительно проверив расчет, бухгалтерия делает в нем отметку о фактически произведенных расходах, затем руководитель в соответствующей графе отчета утверждает сумму, указанную прописью. Случается, что это условие не выполняется, и сумма указывается цифрами. Указанное обстоятельство создает условия для злоупотребления со стороны лиц, причастных к оформлению авансовых отчетов.

     В качестве рекомендаций КСУП «Совхоз  «Комаринский» можно предложить тщательно следить за сроками  выдачи под отчет денежных средств, а также более детально проверять  авансовые отчеты подотчетных лиц, проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов.

     Хорошо  было бы конкретизировать приказ «О выдаче денежных средств под отчет» на каждого  работника, чтобы на одного его приходился один вид расхода, а не возлагалась  вся ответственность за понесенные расходы.

     Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных лиц, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

     Так как на КСУП «Совхоз «Комаринский»  нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае подотчетные  лица должны отчитываться не позднее  чем через три рабочих дня  после того, как получат ту или  иную сумму. Иначе в ходе налоговой  проверки предприятие могут оштрафовать  за нарушение Порядка ведения  кассовых операций.

     К примеру, при оформлении журнала  регистрации командировочных удостоверений  можно было бы добавить графу «Цель  командировки», что в дальнейшем можно было бы легко определить характер поездки для отражения произведенных  расходов в бухгалтерской учете  организации.

     Также можно было бы создать группу лиц, получающих денежные средства подотчет. Данное нововведение поможет сконцентрировать движение подотчетных сумм в определенных руках, что упростит контроль над ними.

     Так как на предприятии на каждого работника заведена пластиковая карточка, то выдачу подотчетным лицам денежных средств можно осуществлять путем перевода на пластиковую карточку, что сократит потери времени на оформление и заполнение чековых книжек и прочих документов. В связи с этим списание неиспользованных сумм можно осуществлять непосредственно с карточки  - это позволит в кратчайшие сроки погасить задолженность либо работника перед организацией либо наоборот. После чего составляется авансовый отчет, к нему прикладываются  карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм. Авансовый отчет представляется в бухгалтерию в сроки, определяемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в месяц. [3, с. 89]

     В том случае если сумма, снятая с карточки оказалась выше израсходованной, то разницу между ними можно вычесть из заработной платы работника, что позволит сократить документооборот, связанный с возвратом оставшихся неиспользованных подотчетных сумм.

     Отличительными  чертами операций по учету расчетов с персоналом является то, что общая  доля расчетов с персоналом по прочим операциям достаточно низка по отношению  ко всем оборотам предприятия, а также  их исключительная трудоемкость (т.е. расчеты  должны производится по каждому работнику), стандартность выполняемых операций (например, из заработной платы каждого  работника необходимо удержать суммы  материального  ущерба, причиненного по его вине) и абсолютная безошибочность вычислительных операций.

     Таким образом, по возмещению материального  ущерба можно предложить создать  фонд на пополнение собственных средств, но в том случае, если виновным лицом  является работник предприятия –  это позволит работнику равномерно возмещать причитающиеся к выплате  суммы.

     В настоящее время существует довольно большое количество универсальных  комплексов ведения бухгалтерского учета, которые предназначены не только для автоматизации учета  расчетов с персоналом, но и для  ведения всего бухгалтерского учета, как на малых, так и на крупных  предприятиях. В это же время во многих организациях происходит быстрое  оснащение компьютерным оборудованием, так как оно позволяет накапливать  данные как непосредственно в  учетных регистрах (карточках, сводных  листах и др.), так и на машинных носителях (на жестком диске, дискетах). 

     Относительная простота освоения и эксплуатации позволяют  использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими  бухгалтеров и на их основе создать  автоматизированные рабочие места  бухгалтеров.

     Так как на КСУП «Совхоз «Комаринский» все учетно-вычислительные бухгалтерские работы ведутся вручную, то их можно автоматизировать с помощью программы «1С: Бухгалтерия», которая позволит осуществлять сбор исходных данных, минуя стадию выписки бумажного первичного документа.

     Программа «1С: Бухгалтерия» является универсальной  бухгалтерской программой, которая  предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета  по различным разделам. Она значительно  облегчает и ускоряет работу бухгалтера по учету расчетов с персоналом.

     В этом случае, для учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям  «1С: Бухгалтерия» позволяет:

1. Сформировать и напечатать карточку по счетам 71 и 73;
2. Провести анализ счетов 71 и 73 по датам и субконто;
3. Сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 71 и 73;
4. Сформировать журналы-ордера по счетам 71 и 73;
5. Сформировать главную книгу по счетам 71 и 73;
6. Сформировать отчет по каждому работнику.

     Таким образом, данная программа способствует упорядочению первичной документации, широкому внедрению типовых унифицированных  форм, повышению уровня механизации  и автоматизации учетно-вычислительных работ. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Курсовая  работа по теме «Учет расчетов с  подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, пути его совершенствования» выполнялась на основании материалов КСУП «Совхоз «Комаринский». На основании  этого предприятия исследован порядок  проведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операция.

     В настоящее время достаточно большая  доля бухгалтерской работы на каждом предприятии приходится на организацию  учета расчетов с персоналом. Поэтому  правильность организации подобных расчетов имеет большое значение для точного формирования финансовых результатов деятельности организации  и состоянии сохранности ее имущества.

     В результате написания курсовой работы были подробно рассмотрены и изучены  вопросы относительно учета расчетов с персоналом по прочим операциям  и с подотчетными лицами. Актуальная, научно-познавательная и профессиональная ценность данной работы заключается  в том, что в настоящее время  особенно важен правильный учет расчетов с дебиторами и кредиторами, учитывая изменяющееся законодательство о налогах  и неналоговых отчислениях в  Республике Беларусь. Действительно, от фактически произведенных выплат или  поступлений за учетный период производятся отчисления в бюджет. Это требует  от бухгалтеров-расчетчиков точного  определения суммы начисленной  задолженности дебиторам, точные сроки  ее погашения и т.д. А также  следует и самому не забывать о  задолженности перед другими  субъектами хозяйствования и своевременно погашать ее.

     Таким образом, в ходе написания  курсовой работы по данной теме, были решены следующие  задачи:

1. Охарактеризована организация и ведение учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям;
2. Изучено нормативное регулирование организации учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям;
3. Рассмотрено документальное оформление по ведению учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям;
4. Приведены примеры методики синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям;
5. Внесены предложения по совершенствованию методики учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.

     В данной курсовой работе были раскрыты следующие вопросы: сущность учета  расчетов с подотчетными лицами и  с персоналом по прочим операциям, основные цели, задачи и принципы их организации, их документальное оформление, правила  выдачи денег под отчет на служебные  командировки и оплаты текущих расходов, внесены предложения по совершенствованию  данного учета.

     Подводя итог по вопросам, рассмотренным в  теме, можно отметить, что порядок  возмещения и размеры расходов по командировкам и расходов на хозяйственные  нужды являются обязательными при  осуществлении расчетов с подотчетными лицами; учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством  первичных документов установленной  формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые  другие; учет расчетов с персоналом по прочим операциям ведется в  соответствии с законодательством  Республики Беларусь. 
 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. БалдиноваА.И., ДементейТ.Н., ЗавидоваЕ.И.  и др. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. – Мн.: Выш. шк., 2001. – 680
2. Журнал «Главный бухгалтер», 2011, № 1 – 85c.
3. Журнал «Планово-экономический отдел», 2011г., №10 – 134 с.
4. Журнал «Планово-экономический отдел», 2011г., №12 – 138 с.
5. Инструкцией о мерах ответственности за нарушения правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь
6. Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.
7. Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета.
8. Инструкции по бухгалтерскому учету операций в иностранной валюте в банках Республики Беларусь.
9. Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь.
10. Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу.
11. Инструкция о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц.
12. Кожарский В.В. Основы бухгалтерского учета [Текст] : учеб.пособие/ В.В. Кожарский, Н.В. Кожарская – Мн.: ООО «Соврем. шк.», 2006 – 350 с.
13. Ладутько Н. И. Бухгалтерский учет в промышленности : учебное пособие / Н. И. Ладутько. – Мн.: Книжный Дом, 2005. – 688 с.
14. Левкович О. А. Бухгалтерский учет : учебное пособие / О. А. Левкович,       И. Н. Бурцева. – Мн.: Амалфея, 2005. – 800 с.
15. Левкович О.А., Тарасевич И.Н.. - Бухгалтерский учет: Учеб.пособие.– 6-е изд., перераб. и доп. – Минск: Амалфея, 2010.
16. Методологические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
17. Папковская П. Я. Бухгалтерский учет: учебное пособие / П. Я. Папковская [и др.]. – Минск: Выш.шк., 2010. – 328 с.
18. Пономаренко П. Г. Бухгалтерский учет в потребительской кооперации: учебник. В 2 т. Т.2 / П. Г. Пономаренко [и др.]. – Мн.: Выш.шк., 2004. – 608 с.
19. Стражева, Н. С. Бухгалтерский учет : учебно-методическое пособие / Н. С. Стражева, А. В. Стражев. – Мн.: Книжный Дом, 2005. – 608 с.
20. Трудовой кодекс Республики Беларусь.