Учет расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, пути его совершенствования

     Несколько отличается порядок возмещения расходов по заграничным командировкам: одни расходы покрываются иностранной валютой, другие – валютой Республики Беларусь.

     Порядок направления работников в служебную  командировку за границу, а также  предоставляемые им гарантии и компенсации  установлены Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 июля 2010г. №115 «Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу». [10]

     Основанием  для расчета и выплаты денежных средств командировочным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о командировании работника.

     В случае если командирование работника за границу осуществляется на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных и иностранных организаций, в приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования за границу согласно соответствующему приглашению (расходы на проживание, обеспечение жилым помещение, проезд и др.).наниматель осуществляет регистрацию указанных приглашений в соответствии с законодательством об организации и ведении делопроизводства и обеспечивает их перевод с иностранного языка на белорусский или русский языка.

     За  работниками, направленными в командировку, также сохраняются место работы (службы), должность и заработная плата (денежное довольствие) в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка, за все рабочие дни по графику постоянного места работы, за исключением случаев, предусмотренных в пункте 35 настоящей Инструкции.

       Порядок исчисления среднего  заработка определяется в соответствии  с законодательством  Республики  Беларусь. Наниматель  обязан выдать  командированному работнику   аванс в иностранной валюте  и (или) белорусских рублях  до выезда в командировку и  возместить следующие расходы:  по проезду к месту служебной  командировки и обратно; по  найму жилого помещения; по  проживанию вне места жительства (суточные); иные расходы, произведенные  работником с разрешения нанимателя.

     Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение расходов, перечисленных в пункте 8 настоящей  Инструкции, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках  за границу, установленных законодательством  Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных настоящей  Инструкцией.

     При командировках в страны СНГ оплата расходов по найму жилья осуществляется в пределах установленных норм при  представлении подтверждающих документов в оригинале, а при их отсутствии - в размере 5% от установленной предельной нормы возмещения. Водителям и  лицам, командированным вместе с  ними, оплата производится и за время  нахождения в пути. Кроме того, при  командировании в указанные страны сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании  подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных  сборов на право проживания в отдельных  городах.

     Суммы за питание, включенные в счета по найму жилого помещения, возмещению не подлежат. Расходы на отдельные  услуги, включенные в стоимость номера, возмещаются в пределах установленных  норм расходов по найму жилого помещения.

     Если  принимающая сторона предоставляет  бесплатное жилье, выплаты на эти  цели не осуществляются.

     Суточные  за время пребывания в командировке выплачиваются:

1. при проезде по территории Беларуси - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством  об оплате служебных командировок в  пределах республики;
2. при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной  валюте по нормам, установленным для  страны, в которую направляется работник в служебную командировку.

     При этом в день пересечения границы  включается: при выезде из республики - в дни, за которые суточные выплачиваются  в иностранной валюте по нормам страны, куда работник командирован; при возвращении  в республику - в дни, за которые  суточные выплачиваются в белорусских  рублях по нормам, установленным для  командировок в пределах республики.

     День  пересечения государственной границы  определяется по отметкам в паспорте.

     При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где  при пересечении границы отметка  в паспорте не делается, день пересечения  государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского  транспорта. В случае командирования работника на автотранспорте нанимателя подтверждением для выплаты иностранной  валюты является путевой лист с отметками  о выездах и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы.

     При продолжительности командировки более  суток, когда день пересечения границы  при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения  границы при возвращении в  Республику Беларусь, работнику выплачиваются  суточные за этот день в иностранной  валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах республики. При однодневной командировке (выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день) суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

     В случаях, когда работники в период командировки обеспечиваются питанием и иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, кроме  времени пребывания в пути. За время  нахождения в пути суточные выплачиваются  в полном объеме от установленных норм страны командирования.

     Имеются особенности оплаты командировочных  расходов, если по заданию руководства  или по другим, не зависящим от работника  причинам, имели место временная  остановка и пребывание на территории иностранного государства продолжительностью более суток при проезде в  другую страну, куда работник направляется в командировку. В этом случае выплата  суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной  валюте по нормам страны, в которой  работник находился проездом.

     За  время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием  движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются  по нормам страны командирования.

     Расходы по проезду до места командировки и обратно, а также провозу  багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) возмещаются  при обязательном представлении  подтверждающих документов (проездных  билетов, счетов, квитанций) в оригинале. При проезде железнодорожным  или водным транспортом в ночное время возмещается стоимость  комплекта спальных принадлежностей.

     Возмещению  подлежит стоимость проезда транспортом  общего пользования (за исключением  такси) на вокзал, аэропорт или пристань, а также с вокзала, аэропорта  или пристани к месту отправления, назначения и пересадок, если они  находятся за пределами населенного  пункта (кроме тех случаев, когда  работнику предоставляются бесплатные средства перемещения).

     Возмещаются комиссионные по обмену в банке одного вида иностранной валюты на другую, за совершение операций с использованием банковской пластиковой карточки, расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию при обязательном представлении  подтверждающих документов в оригинале (за исключением расходов по получению  служебного заграничного паспорта и  виз).

     В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя подлежат возмещению, на основании подтверждающих документов в оригинале, расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту и иные расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок.[14, с.420]

     В КСУП «Совхоз «Комаринский» командирование работников за границу не осуществлялось.

     Таким образом, порядок возмещения и размеры  расходов по командировкам регламентированы нормативной базой Республики Беларусь и являются обязательными при  осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ И С ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ.

1. Документальное  оформление и учет расчетов с подотчетными лицами в исследуемой  организации.

     В процессе хозяйственной деятельности на КСУП «Совхоз «Комаринский» возникает потребность выдачи наличных денег под отчет на административно-хозяйственные расходы и на осуществление служебных командировок.

     В случае направления работника в  служебную командировку на нанимателе лежит обязанность оформить ее в  соответствии с требованиями законодательства.

      Командировка  оформляется приказом (распоряжением) с указанием задания, пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока и цели командировки. На КСУП «Совхоз «Комаринский» составлен приказ от 24.10.2011г. № 267/1 о командировании Пузырина А. В., инженера-электрика в г.Минск на учебу с 24.10.2011г. по 05.11.2011г. (Приложение 1) Задание на служебную командировку на предприятии не используют.

     Следующим этапом является оформление командировочного удостоверения.

     Командированному  работнику выдается командировочное  удостоверение, подписанное руководителем  предприятия, скрепленное печатью.

     Обязательными реквизитами командировочного удостоверения  является следующее:

1. Номер командировочного удостоверения – № 267/1;
2. Штамп объединения, предприятия, учреждения, организации – круглая печать и прямоугольный штамп с реквизитами КСУП «Совхоз «Комаринский»;
3. Ф.И.О., должность и место работы командируемого работника;
4. Пункт назначения – г.Минск;
5. Срок командировки – с 24.10.2011г. по 05.11.2011г.;
6. Цель командировки – на учебу БГАТУ.

     На  лицевой стороне командировочного удостоверения делаются отметки  о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии к месту постоянной работы. (Приложение 2)

     Командировочное удостоверение работника, отбывающего  в командировку, регистрируется в  Журнале регистрации командировочных удостоверений, где указаны ФИО, должность командированного, номер и дата приказа, срок и куда направлен. (Приложение 3) При получении командировочного удостоверения работник должен расписаться в этом журнале. После возвращения из командировки командировочное удостоверение обязательно сдается в бухгалтерию как приложение к авансовому отчету.

     Следует отметить, что если постоянная работа носит разъездной характер, то служебные  поездки работников командировками не считаются, а значит, приказ и  командировочное удостоверение  не оформляются.

     Журнал  регистрации командировочных удостоверений  необходим на предприятии для  регистрации лиц, выбывающих в командировки. По нему удобно отслеживать порядок  направления работников в служебные  командировки, а также вести сквозную нумерацию командировочных удостоверений.

     Срок  командировки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени  нахождения в пути. Продление срока  командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

     Срок  командировки рабочих, руководителей  и специалистов, направляемых для  выполнения монтажных, наладочных и  строительных работ, не должен превышать  одного года.