Учет расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, пути его совершенствования

1. Расчеты с подотчетными лицами по командировкам:

-на  территории Республики Беларусь;

-за  пределами Республики Беларусь.

2. Расчеты с подотчетными лицами по хозяйственным расходам;
3. Расчеты с персоналом по предоставленным займам;
4. Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба.

 

2. Объекты, цель, задачи и принципы учета расчетов с  подотчетными лицами, с персоналом по возмещению материального ущерба и прочим операциям.

     Объектом исследования является организация учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям в КСУП «Совхоз «Комаринский».

     Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами и расчетов с персоналом по прочим операциям в КСУП «Совхоз «Комаринский».

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. ознакомиться с составом и дать общую характеристику расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по возмещению материального ущерба и прочим операциям;
2. изучить документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия;
3. проанализировать порядок учета расчетов с подотчетными лицами по средствам, выданным на операционно-хозяйственные нужды;
4. охарактеризовать порядок учета расчетов с персоналом по возмещению материального ущерба и прочим операциям.

     Принципами  учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям является:

1. Своевременность. Данный принцип обуславливает своевременное погашение обязательств организации и работников друг перед другом.
2. Срочность. Данный принцип позволяет планировать свои действия исходя из информации о сроках погашения задолженности и остатка своих денежных средств и материальных ценностей.
3. Возвратность – это принцип, который реализуется путем сверок расчетов, выставлением требований на основании этих сверок. Этот принцип особо необходим при расчетах с подотчетными лицами.
4. Платность. Все обязательства, возникшие у организаций либо работника перед организацией должны иметь финансовую основу, т.е. все обязательства могут погашаться путем выплаты денежных средств.

 

3. Правила выдачи денег под  отчет на служебные  командировки и оплаты текущих расходов.

      Предприятия в процессе финансово-хозяйственной  деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы под  отчет:

1. На командировочные расходы: как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы;
2. На административно-хозяйственные расходы.

     Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов  и сроки, на которые они могут  быть выданы, установлены Постановлением Национального банка Республики Беларусь от 27 ноября 2006г. №192 «Об утверждении правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 29 марта 2011г. №107). [6]

     Правилами установлены сроки, на которые могут  быть выданы авансы на хозяйственные  расходы:

1. Не более трех рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения организации;
2. Не более десяти рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения организации;
3. До тридцати рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины. [18, с. 93]

     Денежные  средства могут выдаваться на административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

     К ним можно отнести такие расходы, как: канцелярские и почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

     Выдача  наличных денежных средств работникам из кассы организации может производиться двумя способами:

1. под отчет на хозяйственные и операционные расходы;
2. в порядке возмещения произведенных работником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

     К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.

     Согласно  Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35 (в редакции от 29 февраля 2008 г. №29) подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителем предприятия, при наличии письменного разрешения банка. За выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех рабочих дней после выполнения задания. [9]

     Список  работников, имеющих право получать деньги под отчет, определяется приказом руководителя предприятия.

     Чаще  всего выдаются авансы для служебных  командировок.

     Служебной командировкой, в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь, считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы. [20]

     Сумма аванса, выдаваемая работникам под  отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных (в пределах установленных норм), расходов по найму жилого помещения  и других расходов. Время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Суточные исчисляются по фактическому числу дней командировки.

     Цели  служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов  с поставщиками, ведение переговоров  с партнерами по бизнесу, учеба и  переподготовка работников и др. Неизрасходованные суммы аванса подотчетное лицо возвращается в кассу предприятия.

     Следует отметить, что целевой аванс может  быть выдан двумя способами:

1. наличными денежными средствами из кассы организации или непосредственно с расчетного счета предприятия;
2. путем списания денежных средств со специального карт-счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица.

     За  выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех рабочих дней после выполнения задания, при этом обязан предоставить в бухгалтерию  организации авансовый отчет  об израсходованных подотчетных  суммах с приложением документов, подтверждающих расход денег.

     Полученные  деньги разрешается расходовать  подотчетными лицами строго на те цели, на которые они были выданы. Наличные деньги, выдаваемые под отчет одним лицам, передавать другим лицам запрещается.

     В случае, если подотчетные суммы не израсходованы полностью, то подотчетное  лицо должно возвратить их в кассу  предприятия.

     Также в случае не предоставления в установленный срок авансовых отчетов или не возврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе удержать этот остаток из заработной платы работника.

     СогласноИнструкции о мерах ответственности за нарушения правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь от 27 июня 2003г. №125 (с изменениями и дополнениями по состоянию на 1 февраля 2009г.) не соблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы взыскивается штраф в размере 10% от суммы невозвращенного аванса. За выдачу наличных денежных средств под отчет на командировочные и другие предстоящие расходы без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10% от суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств.[5]

     Новый аванс подотчетному лицу выдается только после полного расчета поранее выданному. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждаются руководителем организации.

     Также следует отметить, что днем выезда в командировку считается день отправления  поезда, самолета, автобуса либо другого  транспортного средства из места  постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства к месту  постоянной работы. При отправлении транспорта до 00.00 часов включительно днем выбытия считаются следующие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки.

     Если  место отправления транспортного  средства находятся за чертой населенного  пункта, то учитывается время, необходимое  для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, также распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы.

     Взамен  дней отдыха, неиспользованных во время  командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные  дни, компенсация за работу в эти  дни производится в соответствии с действующим законодательством. В том случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

     Вопрос  явки на работу в день отъезда в  командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.

     Направление работника в командировку, работающего  по совместительству, допускается в  свободное от основной работы время (при представлении подтверждения  с основного места работы) или  в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой  работе.

     За  командированным работником сохраняются  место работы (должность) и средний  заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения в командировке сохраняется за все  рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка  заработной платы работнику по его  просьбе производится за счет предприятия.

     При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок  сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В  случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой  работе средний заработок сохраняется  по обеим должностям (работам), а  расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями  по соглашению между ними.

     Итак, в соответствии с законодательством  командированному работнику возмещаются  следующие расходы:

1. За проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.
2. Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Возмещение расходов за проживание в номерах "люкс" допускается в исключительных случаях и только с разрешения нанимателя.
3. За проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов - суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.

     Установлены следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь по состоянию на 1 ноября 2011г.:

1. суточные – 44000 рублей за каждый день командировки;
2. суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства - 22000 рублей;
3. по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов -13000 рублей в сутки.
4. расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем. [14, с.420]