Учет расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, пути его совершенствования

     Лица, убывающие в командировки, на предприятии  регистрируются в специальных журналах.

     Кроме приказа руководителя и командировочного удостоверения при направлении  работника в командировку могут  также оформляться и другие документы, в частности доверенность и путевой  лист на автомобиль. Доверенность оформляется  на представление интересов предприятия  при подписании документов, заключении договоров в случае, если командируется  работник, не имеющий в соответствии с уставом организации на это  прав. На основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные  расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья  на срок командировки.

     Выдача  наличных денег на командировку производится на основании Расходного кассового ордера, по которому были выданы под отчет наличные денежные средства Пузырине А. В. в сумме 540000 рублей. (Приложение 4)

     После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней отчитывается по проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об использовании денежных средств на предприятии составляется авансовый отчет.(Приложение 2)

     Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным  документом, поскольку, в верхней  части, в нем обобщается информация об израсходованных денежных средствах, а с нижней части – он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных  расходов. Авансовый отчет составляется подотчетным лицом и работником бухгалтерии совместно на основании документов, подтверждающих расходование сумм выданного ранее аванса.

     Согласно  Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17 января 2008г. №4 и Правилах ведения кассовых операций рассматриваемый документ именуется как отчет об израсходованных суммах.

     Основными реквизитами авансового отчета являются:

1. Наименование организации - КСУП «Совхоз «Комаринский»;
2. Ф.И.О. и должность работника – Пузырина А. В., инженер-электрик;
3. Номер и дата составления авансового отчета - № 267/1 от 24.10.2011г.;
4. Назначение аванса - командировочные;
5. Сумма и дата получения аванса, утвержденная бухгалтером–540000 рублей от 24.10.2011г.;
6. И некоторые другие реквизиты.

     В нижней части авансового отчета делаются следующие записи:

1. Дата – с 24.10.2011г. по 05.11.2011г.;
2. Порядковый номер документа;
3. Кому, за что и по какому документу уплачено;
4. Сумма уплаты;
5. Итоговая сумма израсходованных средств и подпись подотчетного лица - 531340 рублей.

(Приложение 2)

     К авансовому отчету прикладываются все  оправдательные документы, к которым  относятся:

1. Командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне выбытия и дне прибытия делают в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник (приложение 2);
2. Оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и других расходов (Приложение 5);
3. Проездные билеты, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно (Приложение 5);
4. Отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

     Неизрасходованные сумма аванса работник должен возвратить в кассу предприятия, что оформляем  Приходным кассовым ордером. По данному ордеру Пузырина А. В. вернул в кассу остаток неиспользованного аванса в сумме 8660 рублей. (Приложение 6)

     После чего бухгалтер производит необходимые  расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения  их за счет чистой прибыли предприятия, затем заполняет соответствующие  графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

     Предприятие также может выдавать деньги под  отчет на административно хозяйственные  и иные виды расходов.

     Список  работников, имеющих право на получение  денег под отчет на хозяйственные  нужды, определяется приказом руководителя в начале года.

     В соответствии с приказом руководителя предприятия подотчетные лица получают наличные деньги, выдаваемые на основании  Расходного кассового ордера. На основании этого ордера было выдано Гордиенко В. Н. на хозяйственные расходы в сумме 20000 рублей. (Приложение 7)

     Лица, получившие деньги хозяйственные нужды, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  они были выданы, представить в  бухгалтерию авансовый отчет (Приложение 8) с приложенными оправдательными документами (Приложение 9). После чего возвратить в кассу остаток неиспользованной суммы, который оформляется Приходным кассовым ордером. Гордиенко В.Н. был возвращен в кассу остаток неиспользованного аванса в сумме 5270 рублей. (Приложение 10).

     После чего авансовый отчет по хозяйственным  расходам обрабатывается бухгалтером  точно также как и при  командировочных  расходах и он утверждается руководителем.

     Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством  первичных документов установленной  формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые  другие.

     Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - это активно-пассивный счет. По дебету этого счета отражается дебиторская задолженность подотчетного лица перед организацией по выданному авансу, а по кредиту - ее списание на основании оправдательных документов. Дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности по выданному авансу, а кредитовое – сумму кредиторской задолженности перед подотчетным лицом в случае перерасхода выданного аванса.

     Корреспонденция счетов бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами.

     Таблица 2.1

     Аналитический учет ведется в журнале-ордере по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где по каждому подотчетному лицу открывается аналитический счет. (Приложение 11) Записи в данном регистре производят линейным способом вначале по дебету на выдачу денег под отчет, а затем по кредиту по этой же строке на основании утвержденных авансовых отчетов по списанию подотчетных сумм и по документам, на возврат неиспользованных подотчетных сумм. За месяц подсчитывают обороты по дебету и кредиту счета 71, выводят сальдо по каждому подотчетному лицу и по всем подотчетным лицам в целом. После сверки с другими регистрами на основании итогов производят записи в главную книгу по счету 71. (Приложение 16) 

2.2 Документальное оформление  и учет расчетов  с персоналом по  возмещению материального  ущерба и прочим  операциям.

     У организаций возникают расчетные  взаимоотношения с персоналом, кроме  расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, по следующим  операциям:

1. По предоставлению займов;
2. По возмещению материального ущерба.

     Расчеты с персоналом по предоставленным  займам возникают при выдаче работникам предприятия ссуд на жилищное строительство, приобретение или строительство  садовых домиков, благоустройство  садовых участков; беспроцентных  ссуд молодым семьям на обзаведение  домашним хозяйством.

     Законодательством Республики допускается предоставление организациями двух видов займов на финансирование жилья:

1. Займов на строительство (реконструкцию) или приобретение жилых помещений работникам, состоящим в штатах этих организаций и нуждающимся в улучшении жилищных условий;
2. Займов на строительство (реконструкцию) или приобретение жилых помещений иным гражданам, в первую очередь работникам, не состоящим на учете нуждающихся в улучшении жилищных условий.

     Принципиальное  различие между ними заключается  в том, что при предоставлении организациям займов на строительство (реконструкцию) или приобретение жилых  помещений штатным работникам этих организаций, нуждающимся в улучшении  жилищных условий, предоставляются  налоговые льготы.

     При выдаче займов на финансирование жилья  в договоре указывается цель выдачи займа – строительство (реконструкция) или приобретение жилых помещений. Заем выдается работнику организации  в порядке очередности, определяемой исходя из времени принятия его на учет нуждающихся в улучшении  жилищных условий в соответствии с нормами действующего законодательства, а также при условии вложения им собственных средств на строительство (реконструкцию) или приобретение жилого помещения. Размер займа устанавливается в процентах от стоимости строительства (реконструкции) или приобретения жилья на момент выдачи займа.

     В случае принятия решения о предоставлении работнику займа в учреждении «Сберегательный банк «Беларусбанк»  на имя работника открывается  текущий счет. При этом между организацией и банком заключается договор  на перечисление сумм по этому займу. Получатель займа должен предоставить в банк копию решения организации  о выделении ему займа и  договор на его получение. На имя  получателя открывается текущий  счет без права снятия наличных денег. Использование полученных сумм по займу  производится только безналичным путем  – перечислением  на счета юридических  лиц по счетам-фактурам на получение  товарно-материальных ценностей либо подрядным организациям на основании  акта выполненных работ. Нарушение  правил при выдаче займа может  повлечь отказ в применении соответствующих  налоговых льгот. Контроль за целевым  использованием займа осуществляется организацией (заимодавцем) на основании  договора, заключенного с заемщиком. Заем предоставляется под залог  строящегося (реконструируемого)  или  приобретаемого жилого помещения либо другого имущества.

     Заем  может быть представлен также  в товарной форме (строительные материалы, изделия и предметы домоустройства, услуги и др.). Например, организация  может передать работнику (заемщику) строительные конструкции, являющиеся продукцией собственного производства.

     Заем  может предоставляться под проценты или бесплатно. Решение о применение конкретной процентной ставки или о  выделении займа беспроцентного принимается исходя из финансового  состояния организации (заимодавца). Возврат займа и уплата процентов  по нему производятся в сроки, установленные  договором, путем удержаний из заработной платы, других доходов заемщика, внесения в кассу заемщиком наличных денежных средств и др.

     Для учета расчетов по предоставленным  займам используется субсчет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» - это активно-пассивный счет, по дебету которого отражается сумма представленного работнику займа и начисленных процентов по нему; по кредиту – сумма платежей, поступивших от работника-заемщика в погашение его задолженности по займам.

     В КСУП «Совхоз «Комаринский» займы  работникам не предоставлялись.

     Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов с персоналом по предоставленным займам.

     Таблица 2.2