Учет расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, пути его совершенствования

     По  выявленным недостачам, растратам, хищениям средств, а также по потерям от порчи, боя, лома товарно-материальных ценностей возникают расчеты  работника организации по возмещению материального ущерба.

     В юридической и экономической  литературе недостача определена как обнаруженная фактическая нехватка денежных, товарно-материальных ценностей (сверх установленных потерь), зафиксированная в установленном порядке при их приеме или по результатам инвентаризации.

     Инвентаризация  товарно-материальных ценностей может  быть проведена как самим субъектом  хозяйствования, так и контролирующими  органами при проверке финансово-хозяйственной  деятельности предприятий и организаций. Она является способом проверки соответствия фактического наличия имущества  данным бухгалтерского учета, обеспечивающим достоверность показателей бухгалтерского учета и отчетности. Инвентаризация производится по местонахождению имущества и по каждому материально ответственному лицу в установленные сроки.

     В ходе инвентаризации товарно-материальных ценностей может быть выявлена их недостача. Порядок списания сумм недостач регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 54 от 5 декабря 1995г. с изменениями и дополнениями.[16]

     Сумма недостачи, порчи и иной утраты имущества  в пределах установленных норм списывается  по распоряжению руководителя организации  на издержки производства или обращения; сверх норм – относится на виновных лиц. Возмещение сумм недостачи виновными  лицами регулируется нормами гл.37 Трудового  кодекса, гл.7 Уголовного кодекса, гл. 58 Гражданского кодекса Республики Беларусь и другими нормативными актами.

     Материальная  ответственность виновного лица наступает при наличии определенных условий: причинение прямого действительного  ущерба, противоправность деяния виновного  лица (как действия, так и бездействия), прямая причинная связь между  виновным деянием и наступившим  ущербом. В соответствии с нормами  действующего законодательства Республики Беларусь юридическое лицо, которому нанесен ущерб, обязано доказать факт причинения вреда. Размер материальной ответственности при обязательном условии наличия вины в причинении ущерба зависит от формы вины, поскольку  недостача может произойти как  в результате умышленного (хищение), так и неосторожного поведения.

     В том случае, если виновные лица не установлены  или материально ответственные  лица отказываются в добровольном порядке  возместить ущерб, причиненный субъекту хозяйствования, то последний в праве  по факту недостачи обратится  в судебные органы для возбуждения  уголовного дела и взыскания сумм недостач с виновных лиц в течение  сроков исковой давности. Если судом  полностью или частично отказано во взыскании данных сумм по причине  ненадлежащего учета и хранения материальных ценностей, пропуска исковой  давности и по другим зависящим от истца причинам, то источником погашения  этих убытков является прибыль субъекта хозяйствования или другие источники  собственных средств.

     В случае доказанности вины материально  ответственного лица определяется сумма  материального ущерба к возмещению в соответствии с Инструкцией о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства экономики Республики Беларусь № 39/69 от 24 марта 2003г. [11]

     В КСУП «Совхоз «Комаринский» был  выявлен факт недостачи 1 головы взрослого скота весом 480 кг на сумму 2808432 рублей (480 кг*5850,9 руб.) с учетом НДС, которая была отнесена на Левченко И. И., Бельченко С. В., Стасько Л. В., Шпетного Г. П.

     Вред (за исключением денежных средств) подлежит возмещению в размере, определенном в соответствии с п. 8 настоящей  Инструкции на день вынесения решения  о его возмещении, с увеличением (при возмещении в последующие  периоды) указанного размера на коэффициент  инфляции последнего индекса потребительских  цен, установленного Министерством  статистики и анализа Республики Беларусь на день вынесения указанного решения. Коэффициент инфляции рассчитывается за период, в течение которого лицо, причинившее вред, обязано было его  возместить. Днем вынесения решения  о возмещении вреда следует считать  день месяца, в который был составлен  акт проверки. На КСУП «Совхоз «Комаринский» по факту недостачи был составлен акт пересчета скота по состоянию на 27 июля 2011г. (Приложение 12) По недостающим денежным средствам их размер увеличивается на сумму процентов в соответствии с учетной ставкой Национального банка Республики Беларусь на день исполнения обязательства или его части.

     Работник, причинивший вред, может передать организации равноценное (идентичное или аналогичное) имущество в  натуре. Равноценность передаваемого  имущества утраченному определяется комиссией, указанной в п.8.5 вышеуказанной  Инструкции.

     Правила возмещения материального ущерба, излагаемые в данной Инструкции, приемлемы для  организаций любой формы собственности  при наличии соответствующего решения  руководителя.

     Порядок определения и утверждения материального  ущерба зависит от его размера. Вопрос об отнесении недостач к числу  крупных или мелких в каждом конкретном случае решается правлением организации  после тщательного изучения причин возникновения недостачи и ее суммы. При решении данного вопроса, исходя из того, что к мелкой относится  недостача в размере до 10 базовых  величин, выявленная у работника  впервые и допущенная им вследствие неопытности или ошибок, при условии  отсутствия противозаконности всего  действия. Если недостача совершена  по причине злоупотреблений, присвоений и других противозаконных действий работника, то она в любом случае должна относится к числу крупных. По каждому факту крупной недостачи в обязательном порядке производится документальная ревизия, материалы которой должны быть направлены в следственные органы. Лица, работающие с денежными и материальными ценностями, освобождаются от работы в соответствии с действующим законодательством, когда их действия дают основания для утраты доверия к ним со стороны администрации.

     По  крупным недостачам установлен следующий  порядок представления срочных  донесений. Правления потребительских  обществ и руководители унитарных  предприятий в трехдневный срок с момента выявления недостачи  обязаны сообщить своему вышестоящему кооперативному органу управления о  каждом факте крупной недостачи  по установленной форме срочного донесения.

     Не  позднее месячного срока с  момента высылки донесения о  факте крупной недостачи вышестоящему кооперативному органу направляется подробная  информация о возможных уточнениях размеров недостачи, причинах и условиях, способствующих ее возникновению, принятых по ней мерах, о результатах передачи материалов в следственные органы, о ходе возмещения причиненного ущерба.

     Суммы мелких недостач должны погашаться немедленно после их выявления путем удержания  из заработной платы на основании  выданных работниками обязательств либо путем внесения наличных денег  в кассу организации на основании приказа руководителя. На КСУП «Совхоз «Комаринский» составлен приказ от 27.07.2011г. №193 о наложении дисциплинарного взыскания с Левченко И. И., Бельченко С. В., Стасько Л. В., Шпетного Г. П. (Приложение 13) В случае отказа работника выдать обязательство о добровольном погашении долга по мелкой недостаче к нему предъявляется иск на принудительное взыскание.

     По  потерям, имеющим место в результате злоупотреблений должностных лиц, руководитель организации обязан направить  соответствующие материалы следственным органам и предъявить гражданский  иск не позднее пяти дней после  обнаружения порчи ценностей.

     Для учета расчетов по возмещению материального  ущерба используется субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального   ущерба» - это активно-пассивный счет, по дебету которого отражается сумма материального ущерба; по кредиту – сумма платежей, поступивших от работника в погашение ущерба. 

     Корреспонденция счетов бухгалтерского учета расчетов с персоналом по возмещению материального ущерба

Таблица 2.3

Продолжение таблицы 2.3

     Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» организуется в  разрезе субсчетов по каждому  работнику с отражением остатков задолженности на начало и конец  месяца и записей по дебету и кредиту в течение отчетного месяца. На КСУП «Совхоз «Комаринский» все записи по данным операциям ведутся журнале-ордере  формы № 9-АПК (Приложение 14) и ведомости  к нему по счету 73. (Приложение 15) За месяц подсчитывают обороты  по дебету и кредиту счета 73, выводят сальдо по каждому работнику и по всем работникам в целом и заносят в главную книгу по счету 73. (Приложение 16)

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  МЕТОДИКИ УЧЕТА  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ И С ПЕРСОНАЛОМ  ПО ВОЗМЕЩЕНИЮ  МАТЕРИАЛЬНОГО УЩЕРБА  И ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ.

     Практика  проверок показывает, что наибольшее количество замечаний среди расчетов с дебиторами и кредиторами вызывают расчеты с подотчетными лицами. В  большинстве случаев авансовые  отчеты подписываются только бухгалтером, без утверждения их руководителем  предприятия. Повсеместны случаи, когда  к авансовым отчетам прилагаются  недействительные документы в виде товарных чеков без отметок или  штампов, фискальные чеки, неустановленного образца, или чеки, не имеющие отношения  к операции, отражаемой в авансовом  отчете и т.п. В других случаях  к авансовым отчетам не прилагаются  квитанции приходных кассовых ордеров  или чеки при оплате стоимости  товарно-материальных ценностей подотчетным  лицом.