Нарушения,  выявленные  в  ходе  проведения ревизии, должны устраняться  с момента  начала ревизии. По мере выявления нарушений и недостатков    в  финансово-хозяйственной  деятельности   ревизуемой организации  ревизор  информирует  о  них  руководителя  проверяемой организации,  который  должен  безотлагательно  принять  меры  к  их устранению,  а  также проведению  в необходимых случаях служебного расследования,    привлечению виновных  лиц к ответственности   и возмещению материального вреда. 
 
 
 
 
 
 
 

4 Совершенствование проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами 
 

     Операции  с подотчетными лицами имеют в управленческом учете большое значение, поскольку согласно существующим стандартам бухгалтерского учета формируемая финансовая отчетность не дает представления о данном типе операций. Основной целью является учет всех операций, произведенных подотчетным лицом с наличными денежными средствами предприятия, а также оперативное получение информации об остатках на соответствующих счетах.

     Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок, при организации учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     Для правильного исчисления израсходованных подотчетных сумм необходимо руководствоваться нормативно-правовыми актами Республики Беларусь. В законодательстве РБ нечетко прописан порядок расчета суточных при заграничных командировках. Так, согласно постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия обратно по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен. За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда либо после дня прибытия суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленными законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах республики. День пересечения Государственной границы Республики Беларусь определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта. На практике же определить точное время пересечения границы, день и время отъезда является затруднительным процессом. Поэтому из-за неправильного определения размера суточных идет неправильное отнесение расходов на себестоимость продукции, а, следовательно, это сказывается на исчислении прибыли и расчете налогов из прибыли.

     Что касается пересчета израсходованных  сумм в белорусские рубли необходимо более четко отслеживать курсы  иностранных валют.

     Для того чтобы организовать своевременный  и полный контроль в организации  за движением подотчетных средств и их целевом использовании, руководитель должен издать приказ по организации, в котором указывается перечень лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет. Приказ должен содержать сроки, на которые могут выдаваться подотчетные средства, требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов, порядок представления, обработки и утверждения авансовых отчетов.

     В качестве рекомендации можно предложить особое внимание уделять и оформлению авансового отчета, так как его используют для списания денег, выданных на приобретение административно-хозяйственных нужд. Этот документ должны заполнить бухгалтер и подотчетное лицо. К нему необходимо приложить кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и другие необходимые документы. И если заполнение авансового отчета обычно не вызывает особых проблем, то с подтверждающей расходы первичной документацией избежать трудностей удается крайне редко.

    Предприятие ООО «Грибная страна» полностью компьютеризировано в связи с этим можно предложить внедрение компьютерной обработки данных на базе современных ЭВМ, которые вносят существенные изменения в организацию и методику проведения аудита. В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами уточняется и убыстряется порядок учета подотчетных сумм.

    Если  раньше подотчетное лицо могло забыть о том, что ему нужно отчитаться по подотчетным суммам, то программа оповестит, о том, что остался один день или сегодня необходимо сдать авансовый отчет, со всеми приложенными к ним документам. А при установлении правовой системы, бухгалтер в любое время и безошибочно сможет найти ту или иную информацию, связанную с выдачей денежных средств подотчет.

     При ведении автоматизированного учета  бухгалтерская служба имеет возможность быстро обрабатывать нужную информацию и получать промежуточные результаты деятельности, необходимые для потребностей управления. Такую же возможность имеет ревизор, который осуществляет соответствующую проверку предприятия.

     При этом ведения автоматизированного учета в большинстве случаев само собой исключает неправильное разнесение первичных данных на учетные регистры, поскольку корректность бухгалтерских записей контролируется программой при введении первичной документации в компьютер. Исчезает также возможность допущения ошибки при подведении итогов (оборотов) и выводе конечных результатов деятельности. Ошибки могут возникать лишь в случаях, когда неправильно определяется экономическая суть хозяйственных операций. Поэтому во время проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия ревизор должен сначала изучить его учетную политику и выяснить, правильно ли работники бухгалтерской службы осуществляют «признание» той или другой хозяйственной операции.

     Компьютеры  сохраняют огромные массивы данных и обеспечивают доступ к ним, выполняют математическую обработку данных, осуществляют отбор данных в соответствии с установленными критериями, своевременно обновляют и модифицируют данные. Благодаря этому их используют как средство исследования при определении характеристик и установлении взаимозависимостей между разными данными. Компьютер также используется для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

     Ревизор должен постоянно повышать свой профессиональный уровень и проявлять заботу о престиже своей профессии.

     Научная организация работы контрольно-ревизионных  работников предусматривает беспрерывный процесс совершенствования организации их работы, обеспечения наиболее эффективной их деятельности на основе достижений науки, техники и передовой практики.

     Автоматизированное  рабочее место ревизора позволяет решать задачи, поставленные перед ним в регламентном и запросном режимах (в диалоге с пользователем), контролировать результаты вычислений, осуществлять повторный расчет и пр. Обработка данных должна быть алгоритмизирована, характеризоваться многократностью выполнения расчетов в реальном масштабе времени, необходимостью информирования работника о ходе вычислений для устранения возможных ошибок и принятия конкретных мер по внесению изменений в методику проведения ревизии.

     Диалоговый  режим позволяет исключить ручную или пакетную систему обработки  информации в соответствии с задачами ревизора.

      Итак, на качество принятия соответствующих  решений в контрольном процессе и повышение информационного обеспечения влияют:

• увеличение количества факторов, которые массово учитываются ревизором во время исследования объекта в зависимости от вида (видов) его деятельности;
• углубление анализа хозяйственных процессов, которые определяются ревизором;
• повышения обоснованности выводов благодаря применению экономико-математических методов и модульных исследований;
• четкое и обоснованное формирование выводов ревизора, составной которых является, прежде всего, финансовое прогнозирование будущей деятельности предприятия.

     Это может обеспечиваться внедрением новых  компьютерных технологий обработки  информации и осуществлением контроля непосредственно с использованием мощных автоматизированных систем и соответствующего программного обеспечения.

     Таким образом, применение компьютерных технологий при проведении ревизии освобождает ревизующих от трудоемкой технической работы и позволяет больше внимания уделять проверке качества, достоверности и законности совершенных операций. 
 
 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      В результате проведенного исследования методики ревизии расчетов с подотчетными лицами, можно сделать вывод, что все нарушения, которые могут встречаться среди операций с подотчетными суммами, делятся на две группы: допускаемые администрацией предприятия и возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попустительстве администрации.

      К первой группе нарушений относятся:

• отсутствие утвержденного списка строго ограниченного круга лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы;
• выдача денег под отчет на операционные и хозяйственные нужды работникам, не предусмотренным в списке;
• выдача подотчетных сумм лицам, не имеющим трудовых отношений с контролируемым предприятием;
• выдача подотчетных сумм на расходы, которые могут быть оплачены из кассы или через банк;
• скрытое кредитование работников путем выдачи им авансов ранее наступления потребности в деньгах или вообще без всякой потребности;
• выдача подотчетных сумм лицу, имеющему задолженность по 
  ранее полученному авансу;
• превышение предельных размеров авансов;
• несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию    задолженности подотчетного лица, не отчитавшегося о своих расходах и не вернувшего остаток средств в кассу, путем удержания его долга из оплаты труда.

      Ко  второй группе нарушений относятся:

• несвоевременное предоставление авансового отчета и возвращения остатка денег в кассу;
• передача денег другому подотчетному лицу;
• расходование аванса не по назначению;
• неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса;
• предоставление оправдательных документов, искажающих размеры или направления действительного расходования средств.

    Следует отметить, что подотчетными лицами в организации признаются работники предприятия, получающие денежные средства на командировочные или хозяйственные расходы. Произведенные расходы подотчетные лица подтверждаться оправдательными документами (чеками, счетами, квитанциями и др.), которые предоставляются в бухгалтерию для составления авансового отчета.

     Направление работников в командировку, как в  пределах, так и за пределы Республики Беларусь осуществляется в установленном законодательством порядке. В организации имеется журнал регистрации работников, направленных в командировки, а также приказом руководителя организации назначен работник, ответственный за ведение данного журнала.

     Законодательство  о труде подробно регулирует компенсационные  выплаты, связанные с расходами, понесенными работником при исполнении трудовых обязанностей. В процессе проверки следует помнить, что в  соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь при служебных командировках наниматель обязан возместить работнику следующие расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;
• по найму жилого помещения;
• за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
• иные производимые работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

     Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Основная цель ревизии расчетных операций в целом и расчетов с подотчетными лицами в частности состоит в проверке достоверности статей дебиторской и кредиторской задолженности и правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.  Наличие текущей дебиторской задолженности является нормальным. Однако если подотчетным лицом пропущен срок отчета и возврата пропущенного аванса, то необходимо выяснить причину образования сомнительной задолженности.

      Важность  проверки  правильности ведения  учета операционно-хозяйственных, командировочных  и представительских расходов заключается в том, что они учитываются при расчете себестоимости. Необходимо проверить разграничение расходов, произведенных в пределах норм и сверх норм, и проконтролировать отнесение их соответственно на счета произведенных затрат или списание за счет чистой прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов и других платежей.