Учет расчетов с подотчетными лицами

3.5 Проверка правильности расчетов с подотчетными лицами в связи с хозяйственно-операционными расходами 

      Согласно  Инструкции о порядке ведения  кассовых операций в Республике Беларусь, лица, получившие наличные белорусские рубли под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги [10].

      При использовании корпоративной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных  суммах с приложением к нему карт-чеков (слипов) и иных документов не позднее  пятнадцати рабочих дней со дня расходования денежных средств, исключая день расходования денежных средств. При использовании личной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков (слипов) и иных документов также не позднее пятнадцати рабочих дней со дня расходования денежных средств, исключая день расходования денежных средств.

      Законность  расходования подотчетных сумм на хозяйственные  и операционные нужды проверяется  путем сопоставления данных авансовых  отчетов и приложенных к ним  документов с документами, отражающими фактическое поступление материальных ценностей.

      Особое  внимание уделяется проверке расходов по оплате наличными деньгами погрузочно-разгрузочных работ и услуг, штрафов за простой вагонов и хранение грузов. Взаимным контролем операций необходимо проверить, не оплачены ли эти же работы и услуги, штрафы чеками или с расчетного счета.

      Проводя проверку расчетов с подотчетными лицами, необходимо установить, всегда ли суммы  аванса использовались на те цели, на которые  они выдавались. Для этого сверяются  данные авансового отчета и прилагаемых к нему документов с данными расходного кассового ордера и др.

      Самой распространенной ошибкой при учете  представительских расходов является списание на представительские расходы  затрат, не являющихся таковыми по определению.

      Законодательство  Республики Беларусь не определяет, какие расходы относятся к представительским.

      Наиболее  полное определение представительских расходов дано в части второй п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ от 05.08.2000 № 117-ФЗ. К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика; независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

      На  основании приведенного определения  можно сказать, что к представительским расходам в Республике Беларусь относятся расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

      Однако  сразу отметим, что не все представительские расходы можно относить на себестоимость продукции (работ, услуг). Представительские расходы на установление контактов с резидентами Республики Беларусь не могут быть отнесены на себестоимость, их следует осуществлять за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

      Представительские расходы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц в составе затрат, связанных с управлением производством, относят на себестоимость по нормативам в порядке, утверждаемом Советом Министров Республики Беларусь. Представительские расходы в составе себестоимости продукции (работ, услуг) отражаются по элементу "Прочие затраты".

      Должностные лица юридических лиц, принимающих иностранцев, ведут соответствующий учет иностранцев, прибывших к ним, а также несут ответственность за своевременное оформление документов на право их пребывания в Республике Беларусь, передвижения по территории страны и на выезд из Республики Беларусь по истечении определенного для иностранцев срока пребывания в республике.

      В соответствии с п. 9 Правил пребывания иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь иностранец, въезжающий в Республику Беларусь, должен располагать средствами, необходимыми для оплаты расходов по своему пребыванию на ее территории и выезду из Республики Беларусь.

      Для приема иностранной делегации  издается приказ о приеме иностранной делегации (указывается цель визита, время пребывания делегации, количество ее членов, ответственный за организацию приема, перечень работников, сопровождающих делегацию, и т.д.), назначается ответственный за организацию приема, составляется и утверждается программа переговоров (или пребывания зарубежной делегации), смета расходов на прием делегации.

      Белорусские организации, пригласившие зарубежных партнеров в страну, разрабатывают программу пребывания зарубежной делегации, представляющую собой расписанный по дням график пребывания в стране. В ней должны быть предусмотрены:

• своевременное бронирование гостиницы или подготовка другого места проживания делегации;
• места питания;
• персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале;
• содействие в прохождении пограничного и таможенного контроля;
• получение и доставка багажа, транспортное обеспечение;
• помощь в размещении в гостинице;
• работа переводчиков и т.д.

      Содержание  культурной программы зависит от характера визита и пожеланий гостей. Во время посещений иностранцами культурных заведений обязательно присутствие в качестве сопровождающих представителей принимающей стороны.

      Представительские расходы на прием и обслуживание делегаций и отдельных лиц, в том числе иностранных, определяются специальной предварительной сметой, разрабатываемой исходя из плана соответствующих мероприятий, с указанием конкретных статей расходов. Утвержденная смета является основанием для безналичных перечислений по счетам организаций, оказывающих услуги по приему.

      Руководители  организаций имеют право осуществлять оплату представительских расходов сверх установленных норм, но производить их за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

      Следует порекомендовать бухгалтеру, ведущему участок расчетов с подотчетными лицами, четко инструктировать работников, получающих денежные средства под отчет, о необходимости целевого использования полученных сумм и предоставления оправдательных документов. 
 

3.6 Оформление  результатов ревизии расчетов  с подотчетными лицами 

      По  результатам ревизии организации, в ходе которой выявлены нарушения    актов   законодательства,  регулирующих   экономические отношения,  составляется  акт. Результаты ревизии, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой.

      Акты  и справки подписываются лицами, проводившими ревизию, руководителем    ревизуемой,       начальником финансово-экономической службы  (главным бухгалтером)   ревизуемой организации, а при необходимости – другими лицами.

      В  случаях,  когда выявленное нарушение или злоупотребление может  быть  скрыто  или  по  выявленным  фактам  необходимо принять неотложные  меры  по  их  устранению,  привлечению к ответственности виновных лиц, не дожидаясь окончания ревизии, составляется промежуточный  акт,  который  также подписывают   лица, причастные  к выявленным  нарушениям,  от  которых в обязательном порядке требуются письменные  объяснения. Одновременно проверяющий должен предложить руководству ревизуемой организации принять меры по устранению  нарушений,  недопущению  их  в  дальнейшем  и возмещению причиненного вреда. [28, с. 40]

      В  случае  отказа представителей организации  от подписания акта ревизии    в  нем  делается  соответствующая  запись.   Руководитель организации  вправе  письменно  изложить мотивы отказа от подписания акта.

      При  наличии  возражений  по акту ревизии  подписывающие его должностные  лица ревизуемой организации делают об этом запись перед своей  подписью  и  не позднее 5 рабочих дней со дня  подписания акта представляют  в  письменном  виде  возражения  по  его содержанию в контролирующий  орган,  назначивший ревизию.  По   истечению установленного   5-дневного  срока возражения  к рассмотрению   не принимаются.  Факты, изложенные в возражениях, должны быть проверены работником ревизионной службы (ревизором), проводившим ревизию, и по ним  составляется  письменное  заключение,  с  которым  должны  быть ознакомлены должностные лица ревизуемого подразделения.

      Акт  ревизии составляется, как правило, в трех экземплярах, из  которых  первый направляется руководителю, назначившему ревизию, второй    остается  в  обревизованной  организации,  а  третий   для информации направляется в вышестоящий орган.

      Акт ревизии составляется по результатам  проведения ревизии. Записи  в  актах  должны  быть  подкреплены  копиями  документов или выписками  из  них.

      Акт состоит из вступительной (общей) и  результативной (исследовательской) частей. Во вступительной части указывается  следующая информация:

• полное наименование документа (акта), дата и место его составления;
• основание для проведения ревизии, ее начало и окончание;
• состав ревизионной группы;
• наименование ревизуемой организации и период, за который производилась ревизия;
• фамилия и инициалы должностных лиц ревизуемого предприятия, ответственных за его финансово-хозяйственную деятельность;
• сведения о предыдущей ревизии.

      Во  вступительной части приводятся краткие данные о ревизуемой организации, ее организационной структуре и  виде деятельности, указывают способы  проверки. Вступительная часть акта заканчивается фразой «Настоящей ревизией установлено следующее…», после чего идет изложение результативной части.

      Результативная (исследовательская) часть акта ревизии  представляет собой систематизированный  перечень выявленных нарушений, недостатков  и злоупотреблений в процессе деятельности организации. Данная часть акта состоит из отдельных разделов, соответствующих числу тем программы ревизии. Построение результативной части акта ревизии строго не регламентируется.

      Акт  ревизии  должен быть кратким и  исчерпывающим. Отчетные данные,  таблицы периодической отчетности с соответствующим анализом прилагаются к акту  ревизии.  Необходимо  избегать  многословного, детального  описания фактов нарушений, следует выделять главное, что характеризует то или иное нарушение. Достаточно привести в акте 3-4 примера  и  общий  результат  по  нарушению,  а  подробную справку о допущенных нарушениях приложить к акту. Данная справка подписывается ревизором  и  начальником  финансово-экономической  службы  (главным бухгалтером). Однородные  недостатки  и  нарушения   рекомендуется группировать в соответствующем разделе акта или приложении к нему. В изложении  акта  должна  быть  соблюдена  объективность,  ясность  и точность  описания выявленных фактов. Не допускается включение в акт ревизии  различного рода не подтвержденных документами предположений и  данных  о  деятельности ревизуемой организации. В акте ревизии не дается  оценка  действиям  должностных  лиц,  а также не применяются такие  выражения, дающие оценку, как "антигосударственная практика", "преступная  деятельность",  "безответственное  отношение"  и   тому подобные. Не  допускается включение в акт нарушений, основанных только на показаниях должностных лиц.

      Если  в  ходе ревизии приняты меры по устранению выявленных нарушений  и возмещению вреда, недостатков, привлечению виновных лиц к  дисциплинарной  и  материальной ответственности, об этом делается соответствующая запись в акте.

      При выявлении фактов причиненного вреда, недостач и хищений денежных   средств  (материальных  ценностей)  и других   нарушений законодательства,   влекущих  уголовную ответственность,  об   этом немедленно   ставится  в известность лицо,  назначившее   ревизию. Материалы таких ревизий передаются  правоохранительным органам со всеми приложениями в 10-дневный срок.      Материалы  ревизии  направляются  в правоохранительные органы с сопроводительным    письмом,  в  котором  указываются   наименование ревизуемой организации,  его юридический адрес, характер выявленных нарушений, какие  требования  нормативных  правовых актов нарушены, фамилии  и  должности  лиц,  виновных  в  нарушениях,  с приложением документов, регламентирующих их должностные обязанности.

      На  основании  составленного акта руководителем  ревизионной группы  вносятся  предложения  по устранению выявленных недостатков, нарушений  и о мерах, предупреждающих их возникновение в дальнейшем, с указанием сроков выполнения предложений.