Источниками информации для проведения ревизии  и аудита расчетов с подотчетными лицами являются:

• приказы о направлении в командировку (Приложение А);
• авансовые отчеты (Приложение Б);
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• журнал регистрации лиц, направляемых в командировки (Приложение В);
• командировочные удостоверения (Приложение Г);
• сметы представительских расходов;
• приходные кассовые ордера;
• расходные кассовые ордера.

     Хозяйственные операции по данному разделу учета на предприятиях, применяющих журнально-ордерную форму учета, отражаются в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• журнале-ордере № 7 (Приложение Д);
• главной книге (Приложение Е);
• балансе предприятия [14, с.279].

3 Методика проведения проверки расчетов с подотчетными лицами

 
 

3.1 Планирование  и организация проведения ревизии  расчетов с подотчетными лицами 

     Планирование  – это разработка контролирующим органом общего плана проверки с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения контроля, в том числе разработка программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления контрольных процедур, необходимых для осуществления поставленных задач.

     Указом  Президента Республики Беларусь от 16.10.2010 г. №510 (в ред. от 09.03.2010 №143) “О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь” определен порядок организации и проведения проверок. Данным документом предусмотрено изменение подхода контрольной деятельности, то есть переход от сплошного контроля к дифференцированному, разделяя организации на группы риска.

     Контролирующий (надзорный) орган вправе назначить  плановые проверки в отношении проверяемых  субъектов, отнесенных:

• к высокой группе риска, - не чаще одного раза в течение календарного года;
• к средней группе риска, - не чаще одного раза в три года;
• к низкой группе риска, - по мере необходимости, но не чаще одного раза в пять лет.

     Планирование  контрольной (надзорной) деятельности начинается с составления координационных и сводных планов. Координационные планы контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь формируются органами Комитета государственного контроля на полугодие на основании представленных сводных планов проверок, включающих проверки, проводимые соответствующими государственными органами (их структурными подразделениями, территориальными органами, подчиненными организациями, являющимися контролирующими (надзорными) органами).

     Не  допускается включение в сводные планы проверок на второе полугодие субъектов, включенных в координационные планы на первое полугодие текущего года.

     О назначении плановой проверки проверяемый  субъект должен быть письменно уведомлен  не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала ее проведения. Проверяемому субъекту направляется уведомление, которое считается полученным им по истечении трех дней со дня его направления.

     Проверяемый субъект обязан обеспечить возможность  проведения плановой проверки в срок, указанный в уведомлении.

     Перед началом проведения проверки проверяющий (руководитель проверки) обязан предъявить проверяемому субъекту или его представителю служебное удостоверение, предписание на проведение проверки, а также внести необходимые сведения в книгу учета проверок. Также перед началом проверки ревизор должен провести подготовительную работу, связанную с изучением данной организации, подготовкой программы и плана проведения ревизии. При этом изучаются нормативные акты, касающиеся особенностей деятельности проверяемого объекта. Такое изучение дает возможность ревизору заранее определить наиболее неблагополучные участки в работе этого предприятия, и таким образом, очертить основное направление работы во время ревизии.

     При согласовании программы проведения ревизии уточняются вопросы, относящиеся к компетенции контрольного (надзорного) органа, круг должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации, присутствие которых необходимо при производстве ревизии, а также специалистов (экспертов) других ведомств и организаций, привлечение которых необходимо для проведения проверок и экспертиз, дачи заключений по вопросам, не входящим в компетенцию контрольных (надзорных) органов.

     На  основании полученных заданий члены  ревизионной группы составляют рабочие  планы (графики) проведения ревизии порученных им участков деятельности организации, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.

      Ревизия расчетов с подотчетными лицами может  быть организована в два этапа.  На первом этапе выполняют подтверждение  целесообразности расходов, произведенных подотчетными  лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета. На втором этапе осуществляется проверка правильности организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

      В процессе реализации первого этапа проверки на основе сделанного ранее вывода об эффективности систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами принимается решение о методе проверки: сплошным или выборочным.

      Условием  применения выборочного контроля является высокая эффективность функционирования названных систем. В выборку включают авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам.

      Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплошным способом [28, с.146].

      Приступая к проверке учета расчетов с подотчетными лицами, необходимо проверить, кто ведет  учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных  связей с руководителем, кассиром организации), кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по выполняемой работе [3, с. 330]. На ООО «Грибная страна» учет подотчетных лиц осуществляет бухгалтер, имеющий среднее образование по специальности, стаж работы бухгалтером которого составляет более 15 лет.

      Прежде  чем приступить к проверке  необходимо ее спланировать. Для этого нужно  рассмотреть и оценить состояние  внутреннего контроля при ведении  расчетов с подотчетными лицами. Это можно сделать при помощи составленного в виде таблицы вопросника (таблица 1). 

Таблица 1 – Оценка состояния внутреннего контроля 

 

      Примечание  – Собственная разработка 

      Проанализировав полученные ответы, можно дать предварительную оценку состояния учета расчетов с подотчетными лицами, сделать ряд необходимых промежуточных выводов, определить наиболее слабые места, наметить перечень необходимых процедур, которые будут выполнены в ходе проверки, и тем самым сформировать план проведения проверки.

      Исходя  из данных Таблицы 1, можно сделать вывод о том, что на ООО «Грибная страна» соблюдаются основные требования к документальному оформлению и порядку выдачи сумм под отчет.

      Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возложена на руководителя субъекта хозяйствования и главного бухгалтера. Поэтому для сбора информации необходимо провести опрос указанных должностных лиц.

      Об  ослаблении или отсутствии достаточного внутреннего контроля свидетельствуют также следующие факты:

• отсутствие утвержденного приказом списка лиц, которым могут быть выданы суммы под отчет на хозяйственно-операционные расходы;
• несоблюдение данного приказа и выдача сумм лицам, не указанным в данном списке;
• отсутствие системы подачи заявлений на выдачу денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения материальных ценностей или оплаты работ (услуг);
• списание просроченной задолженности по истечении срока исковой давности на финансовые результаты деятельности или за счет чистой прибыли;
• несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности с подотчетного лица путем удержания из оплаты труда.

      Основываясь на особенностях учета хозяйственных, командировочных и представительских расходов построим схему проверки:

      1. Проверка соблюдения порядка  выдачи сумм под отчет;

      2.Проверка  своевременности представления  авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм;

      3. Проверка оформления первичных  документов:

      4. Проверка целесообразности и  законности использования подотчетных сумм и их списание;

      5. Порядок отражения операций по расчетам с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

     Таким образом, ревизионный процесс состоит из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и  отделен по времени.

     Планирование  контрольно-ревизионного процесса является неотъемлемой, составной частью порядка  проведения проверки на всех уровнях  ее осуществления. 
 

3.2 Проверка соблюдения правильности документального оформления выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам 

      При проведении ревизии расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить, соблюдается ли установленный порядок выдачи наличных денег под отчет.

     Проверка  расчетов с подотчетными лицами производится, как правило, сплошным порядком, то есть проверке подлежат все расчеты с подотчетными лицами в хронологической последовательности, и включает контроль за проведенными операциями по расходованию средств, выданных в подотчет.

      При этом проверяющий должен знать, что организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные, операционные и другие цели в размере и на сроки, определяемые руководителем, не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки не более трех рабочих дней на хозяйственные и операционные расходы, производимые в месте нахождения организации; не более десяти рабочих дней на хозяйственные и операционные расходы, производимые вне места расположения организации; до тридцати рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной базовой величины. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели [10].

      Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, сначала необходимо проверить  остатки подотчетных сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и сопоставить их с данными Главной книги (Приложение Е) и  по данному счету на первое число месяца начала проверки и одновременно установить сроки образования задолженности. При наличии расхождений надо установить их причины и одновременно проверить, все ли денежные средства, выданные в подотчет из кассы  или с расчетного и других счетов, записаны в журнал-ордер № 7 (Приложение Д).   При проверке отклонений обнаружено не было.