Учет расчетов с подотчетными лицами

      На  следующем этапе проверки необходимо установить, имеется ли на предприятии список работников, имеющих право получать деньги  под отчет на хозяйственные нужды. А также все ли случаи выдачи денежных средств под отчет из кассы оформлены расходными кассовыми ордерами. При проверке было установлено, что на ООО «Грибная страна» не имеется списка работников, имеющих право получать деньги под отчет. Выдача денег в подотчет из кассы не производится, а перечисляется на карт-счет на основании платежного поручения. (Приложение Ж)

     Затем небходимо проверить авансовые отчеты и установить, своевременно ли они представляются подотчетными лицами, все ли требуемые реквизиты заполняются в них и имеются ли подписи подотчетных лиц.

     В процессе проверки документов, приложенных  к авансовым отчетам, надо установить их достоверность и законность, если приобретались материальные ценности через подотчетных лиц, надо проверить оприходованы ли они на склад организации. То есть, необходимо проверить, имеются ли в организации внутренние документы, подтверждающие факт оприходования материальных ценностей на склад: акт о приемке оборудования, приходный ордер.

     В случае оплаты работ и услуг необходимо проверить документы, подтверждающие факт выполнения работ (оказания услуг), к которым относятся: акт или иной документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), а также платежные документы.

      Аванс на командировочные расходы выдается на основании приказа (Приложение А) или распоряжения, в котором указывается пункт назначения, срок, цель и продолжительность командировки. Направление работника в командировку за границу может производиться также на основании соответствующего приглашения иностранной фирмы, которое определяет условия нахождения за границей (оплата труда, проезд, расходы на проживание и т. д.). Данное приглашение наряду с приказом, служит основанием для расчета и выплаты наличных денежных средств работникам, направляемым в командировку.

      Направление работника в командировку оформляется  выдачей командировочного удостоверения  (Приложение Г). Ревизору необходимо проверить наличие в командировочном удостоверения всех реквизитов, необходимых отметок об убытии и прибытии, печатей и подписей, а также, нет ли в командировочном удостоверении подчисток и исправлений. [2, с.32]. Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия транспорта в место постоянной работы. Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

      Отметки в командировочном удостоверении  о прибытии и выбытии заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие (учреждение) для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

      При сверке отметок о дате выбытия  и прибытия в командировочном  удостоверении с датами, указанными в приказах о командировке нарушений  выявлено не было.

     Наниматель  при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку (Приложение Л), которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. Задание на служебную командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в командировку обусловлено производственной необходимостью. Именно этот аспект позволит правильно отразить сумму командировочных расходов на соответствующих счетах бухгалтерского учета, а в необходимых случаях произвести соответствующие корректировки для целей налогового учета.

     Задание подписывается командированным  работником и утверждается нанимателем.

     При возращении из командировки работник обязан не позднее 3 рабочих дней (при  использовании корпоративной пластиковой  карточки – не позднее 15 рабочих дней) представить в бухгалтерию авансовый отчет [Приложение Б].

     Документальная  проверка ведется по двум направлениям: по форме и по существу отраженных операций.

     При проверке авансовых отчетов по форме  анализируются наличие номера и  даты составления документа; факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса; израсходованной суммы; суммы остатка или перерасхода; назначение аванса; наличие подписей; порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

     Методика  документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

      Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

      К авансовому отчету, представляемому подотчетным лицом, обязательно должны прилагаться необходимые оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы (Приложение И). По хозяйственно-операционным и представительским расходам  изучению подвергаются квитанции, отрывные талоны, кассовые чеки, копии товарных чеков и т.д.

      Оправдательными документами для подтверждения  произведенных расходов по командировке являются проездные билеты, счета, квитанции и т.п.                    

      Кроме того, при обнаружении оправдательных документов, оформленных с нарушением указанных требований, как и в случае отсутствия необходимых оправдательных документов, необходимо рекомендовать предприятию включить суммы, выданные подотчетному лицу, в его совокупный доход с налогообложением в установленном порядке. Также, если произведенные расходы были включены в состав себестоимости, следует рекомендовать внести исправления в учетные регистры с отнесением сумм за счет чистой прибыли предприятия.

     Таким образом, можно сделать вывод, что  документооборот расчетов с подотчетными лицами очень широк и разнообразен. Наличие большого количество оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, а также сопутствующих документов, связанных с выдачей наличных денежных средств под отчет, усложняет для бухгалтера правильность отражения данных хозяйственных операций в бухгалтерском учете, а для ревизора – правильность и достоверность проверки. 
 

      3.3 Проверка целесообразности использования  наличных  денежных средств и  правильности возмещения расходов  подотчетным лицам в связи со служебными командировками по Республике Беларусь 

      Согласно  Инструкции о порядке ведения кассовых операций в Республике Беларусь лица, получившие наличные белорусские рубли под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги. Лица, получившие средства под отчет в иностранной валюте должны отчитаться об их расходовании и возвратить в кассу предприятия неизрасходованный остаток не позднее 3-х календарных дней после возвращения из командировки.

      Прежде  всего необходимо ознакомиться с  графиком документооборота по порядку  представления, обработки и утверждения  авансовых отчетов.

      При проверке следует учесть, что работники, получившие денежные средства под отчет посредством их зачисления на карт-счет с выдачей корпоративной банковской пластиковой карточки (далее - карточка) либо при использовании личной карточки, обязаны предъявить в бухгалтерию предприятия, предпринимателю отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки (слипы) и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств, и неиспользованные денежные средства возвратить в кассу.

      При использовании корпоративной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных  суммах с приложением к нему карт-чеков (слипов) и иных документов не позднее пятнадцати рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия из служебной командировки. При использовании личной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков (слипов) и иных документов не позднее пятнадцати рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

      Следует иметь в виду, что работники, использовавшие корпоративные и личные карточки, включают в отчет суммы денежных средств в валюте произведенных ими операций. В случаях, когда валюта, перечисленная на карт-счет работника, использовавшего личную карточку, не совпадает с валютой денежных средств, указанной в карт-чеках (слипах), в отчет включаются суммы в белорусских рублях, рассчитанные с использованием курса, примененного банком при отражении по карт-счету операций, произведенных с личной карточкой. Если на дату составления отчета работник, использовавший личную карточку, не имеет информации о примененных банком курсах, в отчете работником указываются суммы денежных средств в белорусских рублях, рассчитанные с использованием курса, установленного Национальным банком Республики Беларусь на дату составления отчета об израсходованных суммах [25, с.9].

      Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированному лицу на оплату стоимости проезда к месту командирования и обратно, суточных и расходов за наем помещения на срок командировки.

      Ревизор должен знать, что срок командировки работников определяется нанимателем  и не может превышать тридцати календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с согласия работника.

      Согласно  Инструкции о порядке ведения  кассовых операций в Республике Беларусь передача одним подотчетным лицом сумм, выданных на его имя, другому подотчетному лицу не допускается. В соответствии с этим бухгалтер не имеет права принимать к учету документы, выписанные на имя одного лица, в оправдание расходов, произведенных другим лицом. При этом следует рекомендовать включить неправомерно принятые к учету суммы в совокупный доход подотчетного лица с удержанием подоходного налога в установленном порядке.

      При проверке первичных документов следует  иметь в виду, что  наличие только чека контрольно-кассового аппарата или только счета-фактуры недостаточно, так как чек не содержит всех обязательных для первичного документа реквизитов, а счет фактура не является документом, подтверждающим платеж.

      Важным  этапом ревизии расчетов с подотчетными лицами является проверка законности возмещения командировочных расходов, а также отнесение их на издержки.

      Возмещение  расходов, произведенных подотчетными лицами, производится при представлении подтверждающих подлинных документов (счета, квитанции, проездные билеты). Всевозможные копии оплате не подлежат.

      Командированному  работнику возмещаются:

      1) расходы по найму жилого помещения  (исключая время нахождения в  пути) в размере оплаченных счетов о других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов. Без представления подтверждающих документов - по нормам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь. По представлении подтверждающих документов возмещаются также расходы по бронированию мест в гостинице [11];

      Расходы по найму жилого помещения при  отсутствии подтверждающих документов возмещаются по нормам, утверждаемым Министерством финансов.

      2) расходы по проезду к месту  командировки и обратно - в размере стоимости представленных проездных документов (включая страховые платежи и комиссионный сбор). Подлежат возмещению также расходы по бронированию билетов и по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. В исключительных случаях, при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного административного района, оплата за проезд без представления проездных документов может быть компенсирована с разрешения нанимателя по минимальной стоимости проезда.

      При проверке следует иметь в виду, что без представления подтверждающих документов компенсируются расходы  за пользование постельными принадлежностями в пути следования при проезде в плацкартных, купейных или мягких вагонах. [11]

      3) для покрытия дополнительных  личных расходов во время нахождения  в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки. При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было представлено. В случае представления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразового — 30 % установленной нормы. Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику только в тех случаях, когда они производились по служебным вопросам на основании квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем [8, с.168].