По  возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе (Приложение К), который согласовывает с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

      При проверке следует иметь в виду, что с 1 января 2008 г. постановлением Министерства финансов от 21.12.2007 № 197 установлены  следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь:

      суточные  – 15 000 рублей за каждый день командировки;

      суточные  при однодневных служебных командировках  и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно  возвращаться к месту постоянного жительства, - 7 500 рублей;

      по  найму жилого помещения без представления  подтверждающих документов – 4 500 рублей.

      Следует учитывать, что организации вправе в коллективных договорах, соглашениях (т. е. в локальных нормативных актах) устанавливать иные нормы командировочных расходов, которые в соответствии с законодательством не могут быть ниже норм, установленных для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями, т. е. норм, установленных Министерством финансов [35, с.66]. Однако в этом случае на самого работника возлагаются дополнительные налоговые обязанности по отношению к государству. При оплате работнику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, связанные с командировками. Соответственно суммы, выплаченные сверх установленных норм, облагаются подоходным налогом.

      Субъекты  хозяйствования негосударственной  формы собственности могут осуществлять оплату расходов на зарубежные командировки по нормам в соответствии с положением, утвержденным вышестоящим органом.

      3.4 Проверка целесообразности использования наличных денежных средств и правильности возмещения расходов подотчетным лицам в связи со служебными командировками за границу

 

      Рассматривая  вопросы, связанные с проверкой  заграничных командировок ревизору необходимо проверить наличие служебного задания (Приложение Л), которое является необходимым при командировании зарубеж.

     Работникам, направляемым в командировку за границу, возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия обратно по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен. За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда либо после дня прибытия суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленными законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах республики.

      При продолжительности командировки не более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 50 процентов установленной нормы страны командирования [12].

      За  время остановки в пути следования на иностранной территории продолжительностью менее суток суточные выплачиваются по нормам страны командирования, а если продолжительность нахождения более суток (для выполнения служебного поручения или по другим, не зависящим от него причинам) – по нормам страны нахождения.

      День  пересечения Государственной границы Республики Беларусь определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

      Командированному  за границу работнику также возмещаются:

• расходы на проживание;
• комиссионные по обмену в банке чека или иностранной валюты одного вида на другой;
• расходы по получению служебного заграничного паспорта и виз;
• расходы по медицинскому страхованию;
• оплата обязательного сбора взимаемого с граждан в аэропортах. [12]

      Данные  расходы возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции), за исключением расходов по получению виз. При наличии подтверждающих документов компенсируются расходы по оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах, введенных рядом стран СНГ.

      В случае временной остановки и  пребывания на территории иностранного государства (по заданию руководителя) при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку, выплата суточных и возмещение расходов по найму жилого помещения производятся в иностранной валюте по нормам для страны, в которой работник находится проездом.

      Возмещение  иных расходов по оплате: разрешений на проезд по территории иностранных государств; ветеринарного и фитосанитарного контроля; мойки транспортных средств; услуг по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал); конвоирования грузов, находящихся под таможенным надзором; экологических налога и сбора; факсимильной связи; эвакуации транспортных средств в случаях аварий и технических неисправностей и других расходов, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок, производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале.

     Согласно  представленным документам работнику  возмещались следующие расходы:

      Суточные:  - по РФ: 20$*3 012руб.*1день=60 240 бел. руб.

                          - в г. Москва: 30$* 3 012руб.*1день=90 360 бел.руб.

                          - по Республике Беларусь: 15 000руб.*1день=15 000 бел. руб.

      Оплата  топлива: 19,70 рос.руб.*50,76л*98,25бел.руб=98 250 бел.руб

      Итого расходы по командировке составили 602400+90360+15000+98250=263850 бел.руб.

    Перечисленная сумма по платежному требованию (Приложение Ж) соответствует сумме указанной в авансовом отчете (Приложение Б). Выплата (перечисление) денежных средств была произведена только 4 октября, что не противоречит законодательству. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 дней с момента представления авансового отчета. [12]

      Таким образом, руководствуясь нормами оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, при выполнении следующей процедуры ревизор проверяет, как производилось возмещение фактических затрат по служебным командировкам. Данная процедура заключается в проверке соответствия сумм возмещения фактически произведенных затрат установленным нормативам. Все случаи переплат отражаются в таблице. 

      Таблица 2 – Возмещение командировочных расходов сверх установленных норм (командировка заграницу) 

 

      Примечание – собственная разработка 

      Из  таблицы видно, что суточные по командировке выплачивались согласно установленному нормативу, остальные расходы были возмещены в размере фактически понесенных затрат.

      Однако  при этом следует порекомендовать  бухгалтеру, ведущему участок расчетов с подотчетными лицами, четко инструктировать командируемых работников по поводу того,  какие именно расходы и в каком объеме будут им возмещены,  а также какие оправдательные документы необходимо для этого предоставить.

      Порядок направления в служебную командировку за границу руководителя организации определяется учредительными документами. Так, если такое право дано непосредственно руководителю, в командировку он направляет сам себя. [32, c. 31]

      Направление в командировку работника, работающего по совместительству, производится в свободное от его основной работы время, что подтверждается справкой с основного места работы. При направлении в командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству расходы по оплате командировки распределяются по договоренности между командирующими организациями. [11]

      Срок  пребывания в служебной командировке определяется нанимателем с учетом времени, необходимого для выполнения служебного задания, и отражается в приказе о направлении в командировку.

      Следует иметь в виду, что направление  в командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.

      При направлении работников в командировку за границу, наниматель обязан ознакомить командированных работников с расчетом выдаваемого им аванса в иностранной валюте, с валютными ограничениями стран, в которые направлены или командированы эти работники (вопросы, касающиеся ввоза и вывоза иностранной валюты), а также положениями об отчете за полученный аванс и об ответственности за недостачу иностранной валюты.

      При отсутствии или недостаточности  валютных средств наниматель приобретает их путем безналичного расчета в порядке, установленном Национальным Банком Республики Беларусь. Резиденты вправе покупать иностранную валюту для оплаты расходов, связанных с поездками за границу Республики Беларусь (в частности, расходов, связанных со служебными командировками сотрудников резидента за границу Республики Беларусь).

      Возникают ситуации, когда срочно необходимо направить работника в зарубежную командировку. При этом средства на валютном счете отсутствуют или их недостаточно, нет времени на приобретение валюты в безналичном порядке, либо вообще валютный счет не открыт. В таких случаях валютные средства могут быть приобретены за белорусские рубли в обменных пунктах уполномоченных банков республики в порядке, установленном Национальным Банком Республики Беларусь.

      Резиденты в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь, вправе выдавать направляемым за пределы Республики Беларусь работникам авансы в наличных белорусских рублях на оплату командировочных расходов для покупки этими работниками иностранной валюты в обменных пунктах и валютных кассах уполномоченных банков.

      По  возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах (Приложение Б).

      Авансовый отчет используется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных организаций.

      После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу предприятия, либо возмещение работнику предприятия понесенных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).

      Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

      Для проверки своевременности представления  работниками субъекта хозяйствования отчетов о расходовании полученных под отчет сумм выполняется соответствующая  процедура. При этом проверяющий, просматривая расходные кассовые ордера, выбирает среди них те, в которых в виде основания указано “выдача сумм под отчет”. По указанному авансовому отчету устанавливается назначение выданных сумм. Если это командировочные расходы, сопоставляется указанная в командировочном удостоверении дата возвращения из командировки и дата авансового отчета.