Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами организации

2) не определен перечень  лиц, которым предоставлено право  получения наличных денег под  отчет на хозяйственно-операционные  нужды.

3) выдача наличных денег  под отчет производится при  неполном отчете конкретного  подотчетного лица по ранее  выданному авансу.

4) выданных под отчет  наличных денег одним лицом  другому, что недопустимо

5) авансовые отчеты, предоставленные  подотчетными лицами, недооформлены: 

- отсутствует журнал регистрации  авансовых отчетов;

- не во всех авансовых  отчетах указаны остатки задолженности  на начало и конец месяца;

- в авансовых отчетах  не всегда указана сумма, полученная  из кассы;

- не всегда указывается  дата составления авансовых отчетов,  что затрудняет оценку своевременности  предоставления отчетов; 

- на обратной стороне  авансовых отчетов не всегда  правильно заполняется графа  «кому, за что и по какому  документу уплачено»;

- не во всех авансовых  отчетах на обратной стороне  проставляется корреспонденция  счетов.

6) не всегда своевременно  отражаются в учете составленные  авансовые отчеты;

7) производится списание  расходов на себестоимость без  постановки на учет товарно-материальных  ценностей, что недопустимо. 

Рассмотрев существующую организацию внутреннего контроля учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Азимут», можно рекомендовать  введение дополнительного контроля за учетом расчетов с подотчетными лицами со стороны руководства организации. Это означает просмотр руководителем  бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих  в этой области. Такой подход позволит более рационально расходовать  денежные предприятия, тратить меньше времени на убеждение руководства  в необходимости приобретения того или иного объекта, повысить дисциплину расходования денежных средств сотрудниками ООО «Азимут».

- проверка срока подготовки авансовых отчетов и сдачи в кассу организации неиспользованных подотчетных сумм;

- контроль правильности отражения в учете командировочных расходов;

- контроль документального оформления авансовых отчетов;

- контроль соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным суммам и наличия остатков неиспользованных сумм;

- подготовка, утверждение и организация контроля соблюдения приказа об установлении круга лиц имеющих право на получение денежных средств под отчет;

- контроль первичных оправдательных документов подтверждающих произведенные за счет подотчетных сумм расходы на наличие всех обязательных реквизитов;

- проверка порядка ведения кассовых операций расчетов с подотчетными лицами;

- контроль ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами;

- контроль списания операционно – хозяйственных расходов из подотчетных сумм на соответствующие счета бухгалтерского учета и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей;

- контроль учета представительских расходов.

Кроме этого необходима автоматизация  бухгалтерского учета.

Для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств на предприятии можно  предложить программу внутрихозяйственного контроля. Данная программа позволит усилить контрольные функции  всех должностных и материально-ответственных  лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование  денежных средств.

Кроме того, необходимо ввести на ООО «Азимут» анализ дебиторской  задолженности по подотчетным суммам, по данным бухгалтерского учета под  непосредственным контролем руководителя. При этом руководитель будет получать более полную картину состояния  дел на предприятии. В связи с  этим рекомендуется использовать журнал контроля выдачи и возврата денежных средств подотчетными лицами.

Реализация на практике предложенных мероприятий позволит совершенствовать учет и контроль операций с наличными  денежными средствами.

 

3.3. Мероприятия по повышению эффективности внутреннего контроля

расчетов с  подотчетными лицами

 

Мероприятия по повышению  эффективности внутреннего контроля учета расчетов с подотчетными лицами, являются следующие:

- проводить инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами;

- разработать график документооборота по расчетам с подотчетными лицами;

- экспертиза договоров с подотчетными лицами о полной индивидуальной материальной ответственности;

- составлять список подотчетных лиц, своевременно не представивших отчеты об израсходованных суммах в командировках и список подотчетных лиц, своевременно не представивших отчеты о суммах на хозяйственные нужды;

- издать внутренний организационно-распорядительный документ, регламентирующий конкретный порядок расходования средств на представительские мероприятия, их документальное оформление и контроль включая установление круга лиц, имеющие отношение к этой деятельности организации.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами проводится в  целях выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям[8,9]. В приказе об учетной политике организации должен быть указан срок, на который могут выдаваться подотчетные  суммы. Отдельным организационно-распорядительным документом организации утверждается список лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам  с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов  по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться  чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется  тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации  отчет об израсходованных суммах. На конец отчетного периода у  подотчетных лиц не должны скапливаться неиспользованные суммы. Данные суммы  могут расцениваться как беспроцентные  ссуды, которые должны быть оформлены  договорами займа с работниками, где оговаривается срок и порядок  возврата денежных сумм.

В случаях возбуждения  уголовных дел о хищениях и  недостачах руководитель организации  обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные в этом случае суммы взыскиваются с осужденных лиц на основании  исполнительных листов, выдаваемых судом  согласно приговору или решению  суда.

Организация документооборота

Выдача аванса подотчетному лицу оформляется документом «Расходный кассовый орде» с операцией «Выдача  подотчетных сумм».

Отчет по затраченным денежным средствам оформляется документом «Авансовый отчет». В основании авансового отчета указывается расходный кассовый ордер, в табличной части документа - произведенные расходы.

Остаток по подотчетной сумме  рассчитывается и выводится в  поле «к оплате» реестра расходных  кассовых ордеров. Возврат неизрасходованных  денег в кассу оформляется  документом «Приходный кассовый ордер» с операцией «Возврат оставшейся подотчетной суммы». В основании  документа указывается расходный  кассовый ордер на выдачу аванса.

Если авансовый отчет  частично или полностью не оплачен, в поле «к оплате» реестра авансовых  отчетов будет выведена сумма, подлежащая оплате. Такая ситуация возникает  в случаях, когда оплата авансового отчета производится после его оформления или сумма затрат по авансовому отчету превышает сумму ранее выданного  аванса. Оплата авансового отчета (возмещение перерасхода) оформляется документом «Расходный кассовый ордер» с операцией  «Выдача подотчетных сумм». В  основании ордера указывается авансовый  отчет.

 

 

 

 

 

Примерный график документооборота с подотчетными лицами (таблица 3.7)

Таблица 3.7

№ п/п	Наименование операции	Наименование документа	Ответственный исполнитель	Получатель
1	Выдача подотчетных сумм	РКО	Кассир	Подотчетное лицо
2	Отчет по затраченным денежным средствам	Авансовый отчет	Кассир
3	Возврат неизрасходованных  денежных средств в кассу	ПКО	Подотчетное лицо	Кассир
4	Выдача подотчетных сумм (возмещение перерасхода)	РКО	Кассир	Подотчетное лицо

 

С подотчетными лицами должны заключаться договоры о полной материальной ответственности, что предполагает возможность полного взыскания  нанесенного ущерба с подотчетных  лиц. Трудовое законодательство предоставляет  право руководителю организации  на принятие соответствующего решения (посредством издания соответствующего приказа или распоряжения).

Должна проводиться экспертиза договоров с подотчетными лицами о полной материальной ответственности, в ходе ее необходимо проверять наличие  приказа на трудоустройства, паспортные данные и подпись каждого подотчетного лица. Договор должен быть составлен отдельно на каждое подотчетное лицо.

Необходимо составлять список подотчетных лиц, своевременно не представивших  отчеты об израсходованных суммах в командировках и список подотчетных лиц, своевременно не представивших отчеты о суммах на хозяйственные нужды для того, чтобы не выдавать новые подотчетные суммы данному сотруднику, пока сотрудник не предоставит отчет о ранее израсходованных суммах.

Издать внутренний организационно-распорядительный документ, регламентирующий конкретный порядок расходования средств на представительские мероприятия, их документальное оформление и контроль включая установление круга лиц, имеющие отношение к этой деятельности организации, при наличии данного документа за определенным лицом будет закреплено расходование средств на каждое представительское мероприятие, их документальное оформление и контроль. В этом случае, в организации будет дисциплинированная и качественная работа, при наличии ответственного лица.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Расчеты с подотчетными лицами имеют важное значение во всей системе  бухгалтерского учета, так как подвижность  денежных средств делает этот участок  хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки  зрения различных нарушений и  злоупотреблений.

Научно обоснованная система  организации бухгалтерского учета  содействует эффективному контролю за расчетами с подотчетными лицами организации, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной  деятельности, получению полной и  достоверной информации о хозяйственных  процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

В отчете рассмотрены такие  вопросы как: понятие подотчетных  сумм, право и порядок получения  денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении  подотчетных лиц в служебные  командировки, расходы на представительские  цели, документальное оформление соответствующих  операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и операционные расходы, Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы  возмещенного перерасхода и вновь  выданные под отчет на основании  расходных кассовых ордеров, по кредиту  – суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные по приходным  кассовым ордерам (неиспользованные).

Подотчетные суммы для  контроля за их расходованием учитываются  в разрезе каждого работника  предприятия в ведомости и  журнале-ордере по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

Подотчетными называются денежные авансы, выдаваемые работникам из кассы  на хозяйственные нужды, ГСМ, расходы  по командировкам и т.п.

Полученные деньги разрешается  расходовать подотчетными лицами только на те цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные  лица обязаны представить в бухгалтерию  отчеты о действительно израсходованных  суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в  бухгалтерию предприятия в течение 3-х дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам  выдается только после полного расчета  по ранее выданному авансу.