Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами организации

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение            4

Глава 1. Теоретические аспекты  учета и контроля расчетов с подотчетными

лицами            8

1. Расчеты с подотчетными лицами как объект учета и контроля  8
2. Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными

лицами            13

3. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами   21

Глава 2. Организация учета  расчетов с подотчетными лицами

в ООО «Азимут»           28

2.1. Краткая характеристика  исследуемого объекта     28

2.2. Документальное оформление  операций по учету расчетов  с подотчетными лицами            31

2.3. Бухгалтерский учет  расчетов с подотчетными лицами

в ООО «Азимут»           34

Глава 3. Организация внутреннего  контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «Азимут»           42

3.1. Цели, участники и основные  направления внутреннего контроля  расчетов с подотчетными лицами          42

3.2. Процедуры внутреннего  контроля расчетов с подотчетными  лицами 47

3.3. Мероприятия по повышению  эффективности внутреннего контроля  расчетов с подотчетными лицами        49

Заключение           54

Список литературы          56

Приложения           62

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации. При этом в бухгалтерском  учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских  проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов с работниками предприятия. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Подотчетные лица – это  работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств из кассы на предстоящие  административно-хозяйственные и  командировочные расходы. Список должностей и лиц, имеющих право получать в кассе наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные  расходы, утверждается руководителем  организации, а наличные суммы денежных средств на командировочные расходы  выдаются на основе его приказа.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы  на мелкие хозяйственные расходы  и на расходы по командировкам. Порядок  выдачи денег под отчет, размер авансов  и сроки, на которые они могут  быть выданы, установлены правилами  ведения кассовых операций.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически  в каждой организации. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических  связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета  постоянно возрастает и требует  своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания выпускной квалификационной работы.

Целью выпускной  квалификационной работы является рассмотрение организации учета и контроля движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами на материалах ООО «Азимут» для выработки рекомендаций по повышению эффективности бухгалтерского учета и внутреннего контроля организации.

Для достижения поставленной цели сформулированы следующие  задачи:

- рассмотреть  расчеты с подотчетными лицами  как объект учета и контроля;

- выделить нормативно-правовую  базу, регулирующую учет расчетов  с подотчетными лицами;

- определить  основные цели, направления и  процедуры внутреннего контроля  расчетов с подотчетными лицами  в ООО «Азимут»;

- по результатам  проведенного исследования разработать  мероприятия по повышению эффективности  внутреннего контроля  расчетов  с подотчетными лицами.

Предметом исследования выступают  методические подходы к организации  бухгалтерского учета и внутреннего  контроля расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования является существующий порядок организации  учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «Азимут».

ООО «Азимут» - торговая организация  частной формы собственности, осуществляющая оптовую торговлю лесоматериалами.

Как и многие другие организации, ООО «Азимут» стремится увеличивать  свою прибыль и рентабельность за счет бесперебойной торговли лесоматериалами. Это возможно только при наличии  устойчивых экономических связей с  поставщиками и партнерами, при налаживании  новых контактов со своими зарубежными  коллегами. Все это вызывает необходимость  направлять работников в командировки, в том числе и зарубежные, для ведения переговоров, заключения различных соглашений и договоров с поставщиками и партнерами по бизнесу.

Для достижения цели выпускной  квалификационной работы и выполнения поставленных задач были использованы следующие методы:

- подбор и изучение научной  и специальной учебно-методической  литературы как методологической  и методической базы для учета  и контроля расчетов с подотчетными  лицами;

- систематизация нормативно-правовой  базы и анализ ее содержания  в целях раскрытия темы выпускной  квалификационной работы;

- сбор и обработка практического  материала деятельности ООО «Азимут»;

- оценка состояния системы учета  и внутреннего контроля в организации  как инструмента выявления путей  устранения недостатков;

- разработка рекомендаций, направленных  на совершенствование системы  учета и внутреннего контроля  расчетов с подотчетными лицами.

При подготовке к выполнению выпускной  квалификационной работы были изучены  и использованы законодательные  и нормативные акты Российской Федерации  в области бухгалтерского учета, учебная и методическая литература, периодические издания по бухгалтерскому учету и практические материалы  исследуемой организации.

Период исследования – 2008 - 2010 гг.

При проведении исследования применялись как общенаучные  методы, анализ, синтез, наблюдение, так  и специальные методы и приемы, это горизонтальный, вертикальный и  коэффициентный анализ финансовой отчетности ООО «Азимут», а также сравнительный анализ отчетности за три последних года.

Методологической основой  исследования явились нормативно-правовые акты Российской Федерации, монографии отечественных экономистов (Сотникова  Л.В., Бровкина Н.Д., Бурцева В.В.), труды  российских экономистов по теме исследования, таких как Бабаев Ю. А., Безруких П.С., Глушков И. Е., Кондраков Н.П., Луговой В. А., и др. публикации в специализированных печатных изданиях. Информационной основой исследования послужили внутренние документы ООО «Азимут»: первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Выпускная квалификационная работа состоит  из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

В первой главе рассмотрены: расчеты  с подотчетными лицами как объект учета и контроля, нормативно-правовое регулирование учета расчетов с  подотчетными лицами, а также бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами.

Во второй главе раскрываются: описание краткой характеристики исследуемого объекта, документальное оформление операций по учету расчетов с подотчетными лицами и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Азимут»

Третья глава включает: рассмотрение целей, участников и основных направлений  внутреннего контроля расчетов с  подотчетными лицами, изучение процедур внутреннего контроля расчетов с  подотчетными лицами, перечисление мероприятий  по повышению эффективности внутреннего  контроля расчетов с подотчетными лицами.

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1. Расчеты с подотчетными лицами как объект учета и контроля

 

Подотчетные лица – это  работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств из кассы на предстоящие  административно-хозяйственные и  командировочные расходы. Список должностей и лиц, имеющих право получать в кассе наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные  расходы, утверждается руководителем  организации, а наличные суммы денежных средств на командировочные расходы  выдаются на основе его приказа.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы  на мелкие хозяйственные расходы  и на расходы по командировкам. Порядок  выдачи денег под отчет, размер авансов  и сроки, на которые они могут  быть выданы, установлены правилами  ведения кассовых операций.

С подотчетными лицами заключаются  договоры о полной материальной ответственности, что предполагает возможность полного  взыскания нанесенного ущерба с  подотчетных лиц. Трудовое законодательство предоставляет право руководителю организации на принятие соответствующего решения (посредством издания соответствующего приказа или распоряжения). Очевидно, что работники, привлекаемые к ответственности, далеко не всегда согласны либо с суммой взыскания, либо с самим его фактом.

Судебная практика по делам, посвященным  материальной ответственности, обобщена в постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю».

В части, относящейся к отношениям, возникающим по суммам материального  ущерба, нанесенного подотчетными лицами, по нашему мнению, заслуживают следующие  разъяснения.

Судья не вправе отказать в принятии искового заявления по мотиву пропуска работодателем годичного срока, исчисляемого со дня обнаружения  причиненного ущерба (часть вторая ст. 392 ТК РФ). Если работодатель пропустил  срок для обращения в суд, судья  вправе применить последствия пропуска срока (отказать в иске), если о пропуске срока до вынесения судом решения  заявлено ответчиком и истцом не будут  представлены доказательства уважительности причин пропуска срока, которые могут  служить основанием для его восстановления (часть третья ст. 392 ТК РФ). К уважительным причинам пропуска срока могут быть отнесены исключительные обстоятельства, не зависящие от воли работодателя, препятствующие подаче искового заявления.

Работник не может быть привлечен  к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие непреодолимой  силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой  обороны либо неисполнения работодателем  обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). Применительно  к денежными средствам, по нашему мнению, речь может идти о несоблюдении требований Порядка ведения кассовых операций по обеспечению сохранности  денежных средств, например при их выдаче подотчетному лицу существенно ранее  того срока, когда они должны быть израсходованы.

К нормальному хозяйственному риску  могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям  и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные  на него должностные обязанности, проявил  определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для  предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей.

Неисполнение работодателем обязанности  по обеспечению надлежащих условий  для хранения имущества, вверенного работнику, может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это стало причиной возникновения ущерба.

В силу ст. 240 ТК РФ работодатель вправе с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от возмещения ущерба виновным работником. При этом читателям следует иметь  в виду, что собственник имущества  организации может ограничить право  работодателя на отказ от возмещения ущерба (полностью или частично) виновным работником в случаях, предусмотренных  федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми  актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов  местного самоуправления, учредительными документами организации (ст. 240 ТК РФ). В отношении подотчетных сумм законодательные и нормативные  акты, допускающие возможность отказа от возмещения ущерба, нам неизвестны, так же как и акты, позволяющие  уменьшать сумму ущерба от утраты наличных денежных средств.

При оценке доказательств, подтверждающих размер причиненного работодателю ущерба, суду необходимо иметь в виду, что  в соответствии с частью первой ст. 246 ТК РФ при утрате и порче имущества  он определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности  на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.