Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами организации

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель ООО «Азимут».

Работник должен представить  в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным  и подписанным отчетом о его  выполнении (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001г. № 26).

На оборотной стороне  авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время  командировки) и суммы расходов.

В бухгалтерии ООО «Азимут» проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

При проверке документов, прилагаемых  к авансовому отчету, устанавливается  наличие обязательных реквизитов документов.

Проверенный авансовый отчет  утверждается руководителем ООО  «Азимут». Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица.

Ознакомившись с содержанием  отчета, руководитель предприятия принимает  решение об утверждении величины произведенных расходов.

 

2.3. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Азимут»

 

Как было сказано выше, выдача наличных денежных средств под отчет  в ООО «Азимут» осуществляется на хозяйственные нужды и на служебные командировки работников вне места постоянной работы.

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных  товаров, комплектов бланков бухгалтерской  отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно - кассовых машин  и товарным чеком, дополнительно  содержащим отметку об оплате.

Выдача денежных средств  под отчет на хозяйственные нужды, предусмотренные сметой предприятия, производится по распоряжению директора  предприятия и оформляется расходным  кассовым ордером, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник  составляет авансовый отчет.

Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре, подписывается подотчетным  лицом, руководителем, главным бухгалтером  и сотрудником бухгалтерии, принявшим  этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, подтверждает свои расходы оправдательными документами. В данном случае это товарный и  кассовый чеки с АЗС.

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных  товаров представители организации  должны составить акт, фиксирующий  номенклатуру, количество приобретенных  товаров и цели их приобретения.

Таким образом, кассовый чек  фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным  лицом оплаченных товаров.

При отсутствии товарного  чека акт, составленный представителями  организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей  за наличный расчет, будет выполнять  функции товарного чека.

В бухгалтерском учете  ООО «Азимут» это отражается следующим образом (таблица 2.2).

Таблица 2.2

Журнал регистрации хозяйственных  операций расчетов с подотчетными лицами ООО «Азимут»

№ №п/п	Документ и содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
А	Б	1	2	3
1	Расходный кассовый ордер  № 18 от 23.03.10г. Выдано под отчет	71	50	1000

 

Окончание таблицы 2.2

А	Б	1	2	3
2	Авансовый отчет №13 от 23.03.10. Алабин В.В.: приобретение ГСМ	10.9	71	1000
3	Списаны закупленные ГСМ	44	10.9	1000

 

Кроме приобретения материалов, подотчетные лица приобретают различные  виды товаров у организаций розничной  торговли. Рассмотрим пример отражения  на счетах бухгалтерского учета данных операций.

Кладовщик ООО «Азимут» Кулигин К. Г. по разрешению руководителя организации по расходному кассовому ордеру № 52 от 31.03.10г. выдан аванс на приобретение техники для офиса, замок для дверей офиса и материалов для ремонта помещения в сумме 5000 руб.

Деньги выданы Кулигин  К. Г. сроком на 3 дня.

Задолженности по подотчетным  суммам на 31.03.10г. у Кулигина К. Г. нет.

Кулигин К. Г. представил в  бухгалтерию авансовый отчет  № 97 от 01.04.10г. об израсходованных суммах.

К авансовому отчету приложены  следующие оправдательные документы:

1) товарный чек № 375 от 31.03.10г. и кассовый чек магазина  розничной торговли «СТРОЙка»  на общую сумму 544 руб. 50 коп., в  том числе:

- Краска ОПТИМА-4 для полов  и стен (14кг.) – 1 шт. по цене 349 руб.;

- Эмаль «Рассвет» (2,9кг.) – 1 банка по цене 177 руб.;

- Уайт-спирит (0,5л) – 1 шт. по цене 18 руб. 50 коп.

2) товарный чек № 232 от 31.03.10г. и кассовый чек магазина  розничной торговли «Стройматериалы»  на общую сумму 4995 руб., в том  числе:

- принтер НР по цене 4979 руб.;

- кабель соединительный  по цене 16 руб.

3) счет фактура № 06/246 от 31.03.10г. и товарная накладная  № 06/240 от 31.03.10г. фирмы «АлтайАГР»  на замок врезной ЗВ4А1-1-19-02.2 по  цене 396 руб. 17 коп., в том числе  цена - 335 руб. 74 коп., НДС – 60 руб. 43 коп., полученных от Кулигина К. Г.

Авансовый отчет приняла  и проверила бухгалтер Безрукова  А. А., правильность оформления подтвердила  главный бухгалтер Сибирских  Н. М., утвердил отчет директор Сибирских  Н. М. 01.04.10г.

Перерасход подотчетных  сумм – 935 руб. 67 коп. выдан Кулигину К. Г. по расходному кассовому ордеру № 97 от 01.04.10г.

Сформулируем все хозяйственные  операции, возникающие в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские  проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных  операций (таблица 2.3).

Таблица 2.3

Журнал регистрации хозяйственных  операций

с подотчетными лицами ООО  «Азимут»

№ п/п	Документ и содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
А	Б	1	2	3
1	Расходный кассовый ордер  № 52 от 31.03.10г. Выдано под отчет	71	50	5000
2	Авансовый отчет №97 от 01.04.10г. Кулигина К. Г.:	10	71	5935,67
2а	Приобретены материалы розничной  торговли и оприходованы на склад	10	71	544,5
2б	Приобретен принтер, в  розничной торговли, и оприходован  на склад	08	71	4995
2в	Приобретен замок врезной  и оприходован на склад	10 19	71 71	335,74 60,43
3	Расходный кассовый ордер  № 97 от 01.04.10г. Выдан Кулигину К. Г. перерасход подотчетных сумм	71	50	935,67

 

В процессе деятельности у  ООО «Азимут» имеют место служебные  командировки.

Служебная командировка –  поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы.

Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную  командировку оформляется и расходным  кассовым ордером после расчета  бухгалтерией причитающихся сумм.

Сумма выдачи на расходы, связанные  со служебными командировками, зависит  от срока командировки и ее места  назначения. Командированному работнику  выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные  расходы включаются в себестоимость  услуг. В случае превышения фактических  расходов над нормой их полностью  включают в себестоимость. Однако для  целей налогообложения затраты  на командировки принимаются в установленных  пределах.

Менеджеру ООО «Азимут» Сергееву Сергею Геннадьевичу по приказу № 122 от 05.05.10г. руководителя о направлении  работника в командировку направлен  в служебную командировку за счет средств организации. Ему выдан  аванс в сумме 240 000 руб. по расходному кассовому ордеру № 164 от 05.05.10г. на командировку в г. Новосибирск сроком на 2 дня  с целью оплаты и доставки дизельного топлива. Для обоснования командировки Сергеева С. Г. имеются следующие  документы:

1) договор купли – продажи  с ОАО «Роснефть» Новосибирская  нефтебаза.

2) приказ руководителя  № 122 от 05.05.10г. о направлении  в командировку Сергеева С.  Г. сроком на 2 дня, с 06.05.10г.  по 08.05.10г. в г. Новосибирск с  разрешением выдачи суточных  в сумме 700 рублей в день.

3) командировочное удостоверение  Сергеева С. Г. подписанное  руководителем, главным бухгалтером  и заверенное печатью организации.

Определим все хозяйственные  операции, возникающие в данной ситуации, составим бухгалтерские проводки по ним и занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица  2.4).

 

 

 

Таблица 2.4

Журнал регистрации хозяйственных  операций

с подотчетными лицами ООО  «Азимут»

№ п\п	Документ и содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
А	Б	1	2	3
1	Расходный кассовый ордер  № 164 от 05.05.10г. Выдано Сергееву С. Г. подотчет на командировочные расходы	71	50	240000
2	Авансовый отчет № 111 от 08.05.10г. Сергеева С. Г.	44.1 60.1 70	71 71 71	700 238310,30 989,70

 

В течение трех дней по возвращении  из командировки или совершения расходов на хозяйственные нужды подотчетное  лицо отчитывается за полученные и  израсходованные суммы. С этой целью  им составляется авансовый отчет  на основе документов и прилагается  командировочное удостоверение. Сергеевым  С. Г. представлен в бухгалтерию  авансовый отчет № 111 от 08.05.10 г. об израсходованных средствах. К авансовому отчету приложено  командировочное  удостоверение Сергеева С. Г., отмеченное в ОАО «Роснефть» Новосибирская  нефтебаза. Все документы, удостоверяющие выше сказанное, представлены в приложении 4.

После проверки бухгалтером  авансового отчета и определения  суммы к отчету, последний утверждается директором ООО «Азимут» и принимается  к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом  в кассу по приходному кассовому  ордеру, а перерасход выдается из кассы  по расходному кассовому ордеру в  день сдачи авансового отчета.

Новые авансы подотчетному лицу ООО «Азимут» выдаются лишь при  условии полного расчета по ранее  выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных  сумм в установленные сроки или  не возвративших в кассу предприятия  остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной  заработной платы данную задолженность.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  расходы на ООО «Азимут» используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в ООО «Азимут» служат накопительная ведомость по счету 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами», сочетающие аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Основанием для заполнения ведомости по дебету счета 71 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые  приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. Схема  наиболее часто используемых в ООО  «Азимут» бухгалтерских проводок с  корреспонденцией счета 71.

Потоки денежных средств от текущей  деятельности являются, как правило, результатом хозяйственных операций, влияющих на определение чистой прибыли (убытка) организации. К ним в частности, относятся, возврат средств от подотчетных  лиц и выдача средств подотчетным  лицам и др.

В бухгалтерском балансе  ООО «Азимут» невозвращенные подотчетные  суммы отражается в составе дебиторской  задолженности, платежи по которой  ожидаются в течение 12 месяцев  после отчетной даты, по строке 240 «Дебиторская задолженность». Задолженности организации  подотчетным лицам нет.