Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами организации

Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - Кт 71 – на сумму оплаты страховых взносов наличными денежными средствами через подотчетных лиц, например взносов на обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств;

Дт 91 «Прочие доходы и расходы» - Кт 71 – на сумму прочих расходов, оплаченных наличными денежными средствами. Такими расходами могут быть расходы, связанные с прочей деятельностью (например, арендой объектов основных средств), суммы финансовых санкций за нарушение условий хозяйственных договоров и т.д.

Дт 50 - Кт 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Дт 50 - Кт 71 – отражено приобретение за наличный расчет денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов, путевок в дома отдыха и т.д.), а также выбытие денежных документов. Если денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: Дт 50, субсчет «Денежные документы», Кт 50;

Дт 51 - Кт 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

Дт 55 - Кт 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке. Такой же проводкой отражается возврат неиспользованного аккредитива;

Дт 70 - Кт 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, – при условии его согласия на удержание. Если же работник не согласен с удержанием (например в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема проводок:

Дт 94 - Кт 71 – на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

Дт 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», Кт 94 – на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

Дт 91 - Кт 94 – на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;

Дт 70 - Кт 73 – на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.

Подотчетные лица – это  работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств из кассы на предстоящие  административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список должностей и лиц, имеющих право получать в кассе наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные расходы, утверждается руководителем организации, а наличные суммы денежных средств на командировочные расходы выдаются на основе его приказа.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы  на мелкие хозяйственные расходы  и на расходы по командировкам. Порядок  выдачи денег под отчет, размер авансов  и сроки, на которые они могут  быть выданы, установлены правилами  ведения кассовых операций.

Ведение бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами.

Основой законодательства о  бухгалтерском учете является Федеральный  закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ. На основании этого закона разработаны Положение по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в РФ, а также ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», а  также Трудовой кодекс РФ и Налоговый  кодекс РФ.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и прочие расходы, Планом счетов предусмотрено  открытие и ведение счета 71.

 

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АЗИМУТ»

2.1. Краткая характеристика исследуемого объекта

 

Общество с ограниченной ответственностью «Азимут» его юридический  и фактический адресу с. Шипуново пер. Пионерский, 14.

Уставный капитал составляет 10000 рублей, внесен основным средством. Основным видом деятельности является оптовая торговля лесоматериалами. Организация занимается внешнеэкономической  деятельностью и реализацией  товаров внутри России.

Цель работы ООО «Азимут» получение прибыли.

Текущее руководство осуществляет генеральный директор ООО «Азимут».

Органы управления организации  следующие: общее собрание,  правление  организации, руководитель организации, наблюдательный совет.

Общее собрание организации  является высшим органом управления и полномочно решать любые вопросы, касающиеся деятельности организации.

Основными нормативными документами, которыми регулируется управление организацией, являются: Устав, должностные инструкции, Положение об учетной политике предприятия, Положение об оплате труда, Правила  внутреннего трудового распорядка, Положение о технике безопасности, Положения об основных службах конкретно  по каждой, планы, приказы и распоряжения руководства. В остальном, что не закреплено в актах организации, деятельность организации руководствуется  действующим законодательством.

Правовым нормативным  актом, регулирующим социально-трудовые отношения между работниками  и работодателями, является коллективный договор, заключенный между работниками  и администрацией ООО «Азимут» на 2007-2010 годы.

Генеральный директор организует всю работу общества и несет полную ответственность за ее состоянием и  деятельность перед государством и  трудовым коллективом. Представляет предприятие  во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом, заключает  договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством  принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

Главный бухгалтер обеспечивает организацию бухгалтерского учета  на предприятие  и контроль за рациональным, экономичным использованием всех видов  ресурсов, сохранностью собственности, активным воздействием на повышение  эффективности хозяйственной деятельности фирмы.

Бухгалтерия ООО «Азимут» осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Схема организационной структуры подразделения, ответственного за ведение бухгалтерского учета и подготовку бухгалтерской отчетности представлена на рис.1.

 

 

 

Рис.1. Структура бухгалтерского аппарата ООО «Азимут»

Бухгалтерский учет в организации  ведется в бухгалтерии под  руководством главного бухгалтера. Главный бухгалтер осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, обеспечивает контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых хозяйственных операций, предоставление оперативной информации, составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности, осуществление экономического анализа финансово - хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов.

Основные показатели работы предприятия приведены в табл.2.1

Таблица 2.1

Основные технико-экономические  показатели работы предприятия

ООО «Азимут» за 2008-2010 года по учету расчетов

с подотчетными лицами

№ п/п	Наименование показателей	Ед. изме-рения	2008 г.	2009 г.	2010 г.	Изменение за период (+, -)
А	1	2	3	4	5	6
1.	Выручка	тыс. руб.	16840	18059	28670	10611
2.	Среднесписочная численность  работников	чел.	36	38	40	2
3.	Общий фонд заработной платы	тыс. руб.	55	57	103	46
4.	Средняя заработная плата	тыс. руб.	0,1	0,1	0,2	0,1
5.	Затраты	тыс. руб.	6545	7285	55288	3287
6.	Валовая прибыль	тыс. руб.	121	3025	5053	2028

 

Как видно из табл. 2.1, выпуск продукции в 2010 году увеличилась на 10611 тыс. руб., также увеличился объем реализованной продукции на 10611 тыс. руб. Также произошло увеличение валовой прибыли на 2028 тыс. руб, которая в 2009 году составляла 3025 тыс. руб, а в 2010 году составила 5053 тыс. руб. Себестоимость реализованной продукции увеличилась на 8583 тыс. руб. Прибыль от реализации продукции так же увеличилась по сравнению с прошлым годом на 2028 тыс. руб. Увеличение прибыли предприятия объясняется тем, что в отчетном периоде предприятие выполнило план.

Финансовое состояние  предприятия характеризуется системой показателей, отражающих наличие, размещение, использование финансовых ресурсов предприятия и всю производственно-хозяйственную деятельность предприятия.

 

2.2. Документальное оформление операций по учету расчетов с подотчетными лицами

 

Денежные авансы, выдаваемые работникам ООО «Азимут» из кассы являются подотчетными суммами, которые выдаются на определенные нужды при соблюдении обязательных условий.

Во-первых, организация выдает своим сотрудникам наличные, когда  направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник ООО «Азимут» получит деньги, директор издает приказ о командировке. В нем указывают  фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой  целью, а также какая сумма  командировочных ему положена. Сумму  аванса, выдаваемого под отчет, бухгалтер  фирмы определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Во-вторых, средства под отчет  получают те сотрудники ООО «Азимут», которые расплачиваются наличными от имени фирмы с другими организациями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь канцелярские принадлежности, конверты, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя директора, в котором просит выдать необходимую сумму. Если директор согласен, он подписывает приказ. В нем указывается: кому, и на какие цели выдаются деньги.

Полученные деньги разрешается  расходовать подотчетными лицами только на те, цели на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.

Как любая другая хозяйственная  операция, расчеты с подотчетными лицами должны оформляться оправдательными  документами, которые служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Основными документами при  расчетах с подотчетными лицами в  ООО «Азимут» являются:

- авансовые отчеты;

- приказы о направлении  сотрудников в командировки;

- командировочные удостоверения; 

- оправдательные первичные  документы. 

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию ООО «Азимут» отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Если подотчетное лицо не предоставило: авансовый отчет и оправдательные документы в установленный срок и не возвратило в кассу остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерская служба вправе произвести удержания из сумм оплаты труда данного лица, в погашение начисленной за ним дебиторской задолженности.

Направление работников в  командировку оформляется первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата  РФ от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты». К числу таких  документов относятся:

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);

- приказ (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Командировочное удостоверение  выписывается, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в котором  он был командирован. При направлении  работника в командировку в пределах РФ, а так же за ее пределами, издание  соответствующего приказа руководителя является обязательным.

Направление в командировку работников, которые трудятся по гражданско-правовому  договору, то есть договору подряда, приказом руководителя не оформляются. Этим лицам  не выдается и командировочное удостоверение.

Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет  по унифицированной форме № АО-1.

Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в  бухгалтерию ООО «Азимут» в течение 3-х дней по возвращении из командировки. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы.