Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами организации

В отчете о движении денежных средств  ООО «Азимут» выданные в течение  года суммы подотчетных сумм отражаются в составе движения денежных средств  по основной деятельности по строке 190 «Прочие расходы».

В Приложении к бухгалтерскому балансу ООО «Азимут» в разделе  «Дебиторская и кредиторская задолженность» по строке «Прочие дебиторы» отражаются невозвращенные подотчетные суммы.

Таким образом, задолженность  по расчетам с подотчетными лицами находит отражение в бухгалтерской  отчетности организации.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность предоставляется в налоговую  инспекцию по квартально, а в конце  года сдается годовой отчет. Обязательные реквизиты бухгалтерской (финансовой) отчетности предусмотренных нормативно-правовыми  актами РФ в области бухгалтерского учета и отчетности заполняется  в полном объеме. В полном объеме отражены и основные и дополнительные показатели бухгалтерской (финансовой) отчетности.

 

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «АЗИМУТ»

3.1. Цели, участники и основные направления внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами

 

Внутренний контроль на предприятии  ООО «Азимут» осуществляет генеральный  директор и главный бухгалтер, так  как отдела внутреннего контроля нет.

Основным субъектом внутреннего  контроля является генеральный директор ООО «Азимут», обеспечивающий общее  руководство хозяйственно-финансовой деятельностью, он является организатором  и координатором контроля, обеспечивает его координацию, последовательность и регулярность.

Для получения необходимой  информации о структуре системы внутреннего контроля ООО «Азимут» и его слабых сторонах необходимо составить вопросник, где сформулированы вопросы о состоянии контрольной среды и основные направления контроля. Основная цель контроля расчетов с подотчетными лицами – установить законность, достоверность и целесообразность совершения операций с наличными денежными средствами, выданными под отчет работникам организации.

В ходе контроля расчетов с  подотчетными лицами решаются следующие  задачи:

- проверка правильности  оформления первичных документов  по выдаче и использованию  подотчетных средств;

- подтверждение достоверности  оформления и отражения на  счетах бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами.

В нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический  учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

В нарушение п. 11 Порядка  ведения кассовых операций в РФ на предприятии не определен перечень лиц, которым предоставлено право получения наличных денег под отчет на хозяйственно-операционные нужды.

Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под  отчет производится при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу, что не выполняется, например (таблица  3.5)

Таблица 3.5

Расшифровка авансов непогашенных сумм

ООО «Азимут»

Ф.И.О. п/о лица	Остаток п/о сумм		Выдано из кассы
	Дата	Сумма	Дата выдачи	№ РКО	сумма
А	1	2	3	4	5
Абрамов С. Д.	01.02.10	51 452	10.02.10	22	27652
Борисов А. В.	01.02.10	1 044	09.02.10	51	7044
Жуков А. Б.	01.05.10	27 981	12.05.10	159	32891
Жуков С. А.	01.06.10	8 080	02.06.10	328	7610
Пеньков А. В.	01.10.10	1 418	20.10.10	403	1891

 

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

- отсутствует журнал регистрации  авансовых отчетов;

- в авансовых отчетах  не указаны остатки на начало  и конец месяца (авансовый отчет  № 1 Пенькова А. В. в январе 2010 года);

- в авансовых отчетах  не указана сумма, полученная  из кассы (авансовый отчет Жукова  А.Б. в марте 2010 года);

- не во всех авансовых  отчетах указывается дата их  составления, что затрудняет оценку  своевременности предоставления  отчетов (авансовый отчет Жукова  С. А. в феврале 2010 года);

- на обратной стороне  авансовых отчетов не правильно  заполняется графа «кому, за  что и по какому документу  уплачено», не проставляется корреспонденция  счетов.

Не всегда своевременно отражаются в учете составленные авансовые  отчеты, например, авансовый отчет  № 37 от 03.03.10г. Абрамова С. Д. проведен в  феврале, авансовый отчет № 81 от 26.02.10г. Борисов А.В. проведен в апреле и др.

В организации приобретенные  некоторые основные средства учитывает  на счете 10 «Материалы», и, наоборот, материалы, запчасти, топливо – на счете 08 «Вложение  во внеоборотные активы». В результате неправильного отражения товарно  – материальные ценности в учете  не числятся.

В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций  к ПКО и др.):

- к авансовому отчету Кулигина К. Г. от 18.05.10г. приложен только товарный чек магазина «Электроника» на могитор «LG» на сумму 9735 руб;

- в январе согласно авансовому отчету Борискина С. Г. за январь и акту оприходования материалов от частного лица Ленькова А. С. межкомнатные двери на сумму 4500 руб. (Д-т 10 К-т 71). Документа, подтверждающего выплату денег Ленькова А. С., нет.

Согласно авансовому отчету Пенькова А. В. от 29.07.10г. приобретены  «комплектующие» на сумму 1058 руб. (Д-т 10 К-т 71). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных  лиц либо оплачены за счет прибыли  предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных  лиц.

В организации также допускается  передача подотчетных сумм одним  подотчетным лицом другому. Например:

- к авансовому отчету  №6 от 10.03.10г. Кирьянова С. М.  приложена квитанция к приходному  кассовому ордеру за проезд  через мост – 50 руб. – плательщиком  в квитанции указано другое  лицо;

- к авансовому отчету  Жуков А. Б. №9 от 03.04.10г. прилагается  квитанция к приходному кассовому  ордеру за автостоянку на сумму  40руб. – плательщик Кулигин  К. Г.;

- к авансовому отчету  Борисов А. В.№13 от 28.08.10г. приложена  квитанция к приходному кассовому  ордеру за справочник на сумму  90 руб. – плательщик Борискин С. Г.

К авансовым отчетам при  этом приложены квитанции к приходному кассовому ордеру, выписанные на другие лица, что свидетельствует незаконном использовании и о передачи подотчетных  сумм одним подотчетным лицом  другому.

Авансовый отчет Кулигина К. Г. б/н от 14.04.10г. на сумму 1025 рублей не нашел отражения в журнале-ордере и главной книге. Предлагаем предприятию  провести инвентаризацию расчетов с  подотчетными лицами.

Предприятием ошибочно отнесены на себестоимость:

- расходы по приобретению  проездных билетов согласно приказу  генерального директора от 24.01.10 №11 работникам ООО «Азимут» для  служебных поездок;

- расходы по оплате  проезда в городском транспорте (согласно маршрутным листам) и  пригородном (таблица 3.6).

Таблица 3.6

Направление расходования средств  в 2009году ООО «Азимут»

Ф.И.О. подот-четного лица	Назначение расходов	I Квартал	II Квартал	III Квартал	Итого
Кулигин К. Г.	проездные	6 270	4 560	14 220	25 050
Борискин С.Г.	проездные	-	2 280	-	2 280
Абрамов С.Д.	маршр. лист	41	787	960	1 788
Борисов А.В.	маршр. лист	150	-	-	150
Жуков А. Б.	маршр. лист	96	56	278	430
Жуков С.А.	маршр. лист	11	92	104	207
Пеньков А. В.	маршр. лист	137	134	168	439
ШошинА.А.	маршр. лист	50	66	-	116
Долгих Е.А.	маршр. лист	49	-	-	49
Всего		6 804	7 975	15 730	30 509

 

Таким образом, предприятием завышена себестоимость на 30509 рублей. Эти суммы следовало включить в совокупный доход работника  для удержания налога на доходы физических лиц и в облагаемую базу для  начисления взносов во внебюджетные фонды.

Для оплаты проезда в городском  транспорте рекомендуем установить работникам доплаты за разъездной характер работы, а при проезде в пригородном транспорте – оформлять командировки.

Затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость  того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени  оплаты. ООО «Азимут» данный пункт  не учитывает.

Эти расходы следовало  отразить по дебету счета 97 «Расходы будущих  периодов» и списывать на затраты  по мере использования на основании  актов.

Информационно - консультационные услуги, относимые на себестоимость  должны быть подтверждены договором  и актом выполненных работ. Этими  документами должен обосновываться производственный характер затрат. В  ООО «Азимут» эти документы отсутствуют. При условии оформления необходимых  документов эти суммы можно отнести  на себестоимость.

Кроме того, в некоторых  командировочных удостоверениях нет  отметки о выбытии из места  командировки или не приложено командировочное  удостоверение, а расходы включены в состав себестоимости. Таким образом, завышена себестоимость и излишне  возмещен НДС из бюджета.

Отмечен случай, когда авансовый  отчет и командировочное удостоверение, подтверждающие производственный характер поездки, отсутствуют. Таким образом, считаем, что завышена себестоимость  на 30 600 руб.

Согласно авансовому отчету №152 в мае 2010 года Борисов С.Г. оплачены расходы по оплате автостоянки автомобиля. Считаем, что расходы неправомерно отнесены на себестоимость, т.к. автомобиль на балансе либо в составе арендованных основных средств не числится. Следовало  расходы по оплате автостоянки данного  автомобиля в сумме 1500 руб. включить в совокупный доход работника  для удержания налога на доходы физических лиц.

В результате исследования состояния расчетов с подотчетными лицами выявлены ошибки. Предприятию  следует учесть вышеуказанные замечания,

провести инвентаризацию расчетов и внести необходимые исправления.

Основываясь на внешних и  внутренних данных, оперативно пополняющихся, он также дает возможность администрации  предприятия оперативно и с наилучшей  выгодой решать вопросы жизнедеятельности  ООО «Азимут».

 

3.2. Процедуры внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами

 

Типичными ошибками, которые  выявляются в ходе проверки учета  расчетных операций с подотчетными лицами, являются следующие:

1) аналитический учет  по счету ведется не по каждой  авансовой выдаче, а сгруппирован  по подотчетным лицам.