Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами организации

Если невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить  размер ущерба на день его обнаружения. Если на время рассмотрения дела в  суде размер ущерба, причиненного работодателю утратой или порчей имущества, в связи с ростом или снижением рыночных цен изменится, суд не вправе удовлетворить требование работодателя о возмещении работником ущерба в большем размере либо требование работника о возмещении ущерба в меньшем размере, чем он был определен на день его причинения (обнаружения), поскольку ТК РФ такой возможности не предусматривает.

Данное разъяснение может быть весьма существенным в случае, если ущерб нанесен лицом, получившим под отчет валютные средства (например, при зарубежных командировках).

При осуществлении предпринимательской  деятельности хозяйствующими субъектами нередко возникает необходимость  направления работников организации  для выполнения тех или иных функций  за пределами местности, в которой  работник постоянно проживает и  выполняет функции, закрепленные трудовым договором.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы является служебной  командировкой. Служебные поездки  работников, постоянная работа которых  осуществляется в пути или имеет  разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются  в порядке, определяемом Правительством РФ. В настоящее время некоторые  особенности оплаты и документального  оформления командировок на уровне федерального законодательства установлены для  работников организаций, финансируемых  за счет средств федерального бюджета. В то же время для целей налогообложения  установлены определенные ограничения (в частности, по размеру суточных, принимаемых к налоговому учету  по налогу на прибыль, по размеру суточных, не облагаемых налогом на доходы физических лиц).

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении  работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места  работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В служебную командировку могут  направляться работники любых категорий (управленческий персонал, технические  и обслуживающие работники, рабочие) и профессий. Чаще всего в командировку направляются представители управленческих служб, а также при определенных условиях – рабочие и представители  обслуживающего персонала. Иными словами, при формировании себестоимости  продукции (работ, услуг) расходы, осуществленные во время командировки, могут быть отнесены на любой из счетов учета  производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91). Кроме того, если командировки непосредственно связаны с приобретением  материально-производственных запасов, объектов основных средств или иных активов, командировочные расходы  могут относиться на увеличение стоимости  приобретенного имущества.

Сумма выдачи на расходы, связанные  со служебными командировками, зависит  от срока командировки и ее места  назначения. Командированному работнику  выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Под служебной командировкой  понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы. При  этом ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным  нормативным актом (ст. 166, ст.167 ТК РФ).

Не могут быть направлены в командировку:

– беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);

– работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ). ТК РФ сделано исключение в отношении творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, телесъемочных и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;

– работники в период действия ученического договора – в служебные  командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ). Только с письменного  согласия могут быть направлены в  командировку:

– женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет. При этом женщины, имеющие  детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме  со своим правом отказаться от направления  в служебную командировку;

– матери и отцы, воспитывающие  без супруга (супруги) детей в  возрасте до пяти лет;

– работники, имеющие детей-инвалидов. В соответствии со ст. 264 ТК РФ гарантии и льготы, предоставляемые женщинам в связи с материнством (в частности, направление в служебные командировки), распространяются на отцов, воспитывающих  детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних;

– работники, осуществляющие уход за больными членами их семей  в соответствии с медицинским  заключением (ст. 259 ТК РФ).

2. Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с

подотчетными  лицами

Ведение бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами.

Основой законодательства о  бухгалтерском учете является Федеральный  закон от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ. На основании этого закона [3] разработаны Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, а также ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» [5], а также Трудовой кодекс РФ и Налоговый кодекс РФ.

При оформлении командировочных  расходов учитывают нормы Трудового  Кодекса РФ, который оговаривает  перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.

Нормы на командировочные  расходы, используемые при исчислении налога на прибыль не действует с 1 января 2009 года в связи с принятием Федерального закона от 22.07.2008 N 158-ФЗ, которым внесены изменения в подпункт 12 статьи 264, в подпункт 13 пункта 1 статьи 346.16, в подпункт 13 пункта 1 статьи 346.5 НК РФ, в соответствии с которыми с 1 января 2009 года отменяется нормирование суточных и полевого довольствия в целях исчисления налога на прибыль организаций, единого налога, уплачиваемого при применении упрощенной системы налогообложения, и единого сельскохозяйственного налога.

С 01.01.2009 в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ законодатель внес изменения, в соответствии с которыми суточные стали учитываться  в размере фактических затрат.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой  понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы. При  этом ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным  нормативным актом (ст. 167 ТК РФ).

В ТК РФ размер суточных не установлен, там говорится, что он регулируется коллективным договором или локальным  нормативным актом. В силу его  п. 11 дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Суточные не выплачиваются  при однодневной командировке по территории РФ. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника  из места командирования к месту  постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем  организации с учетом дальности  расстояния, условий транспортного  сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для  отдыха.

В случае загранкомандировки суточные выплачиваются в следующем  порядке:

- при проезде по территории  РФ - в порядке и размерах, определяемых  для командировок по России;

- при проезде по территории  иностранного государства в валюте - в порядке и размерах, определяемых  коллективным договором или локальным  нормативным актом для командировок  на территории иностранных государств.

При пересечении границы  расчет суточных производится в следующем  порядке: за день выезда с территории РФ - в валюте, а при возвращении - в рублях (п. 18 Положения о командировках) [6].

Работнику, выехавшему в  командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся  на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются  в размере 50% нормы расходов на выплату  суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным  актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения  о командировках).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета и т.д. от места постоянной работы командированного. При отправлении  транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются  текущие сутки, а с 00.00 и позднее - последующие сутки.

Если станция, пристань или  аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Электронные билеты прочно вошли в нашу жизнь, в связи  с чем в последнее время  часто возникают вопросы о  документальной подтвержденности оказанных  транспортных услуг, оформленных таким  способом. По этому поводу в Письме Минфина России от 04.02.2009 N 03-03-07/3 указано, что при приобретении работником электронного билета для поездок  в командировки на территории РФ и  за рубеж документами, подтверждающими  произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой  отчетности пассажирском билете, чек  или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный  на утвержденном бланке строгой отчетности.

Вместе с тем, по мнению Минфина, расходы при приобретении работником электронного авиа- или  железнодорожного билета также могут  быть приняты в уменьшение налоговой  базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, в частности при наличии: документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей; иных оправдательных документов, оформленных  унифицированными формами первичной  учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке; распечатки электронного билета или  посадочного талона с указанием  реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты поездки). Аналогичная точка зрения высказана  в Письме Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18.

Вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника  из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов. В случае продления срока командировки спорные суммы учитываются в расходах на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Затраты на бронирование и  наем жилого помещения подлежат возмещению в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным  актом (ст. 168 ТК РФ, п. 14 Положения о  командировках).

Если работник в командировке заболел, то предприятие также обязано  возместить расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда  командированный работник находится  на стационарном лечении) в течение  всего времени, пока он не имеет возможности  по состоянию здоровья приступить к  выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к  месту постоянного жительства (п. 25 Положения о командировках).

Обычно расчет на проживание производит сам работник выданными  ему подотчетными суммами или  с помощью платежной карты, в  этом случае по возвращении из командировки он должен представить чек ККТ  или бланк строгой отчетности (ст. 2 Закона о ККТ Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Правда, если гостиница переведена на ЕНВД (пп. 12 п. 2 ст. 346.26 НК РФ), ни тот, ни другой документ она выдавать не обязана, но по требованию клиента должна вручить документ, подтверждающий оплату (реквизиты документа указаны в п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ [7]).

Можно попросить гостиницу  выслать по факсу копии необходимой «первички». Проблема в том, что большинство специалистов по налогообложению полагают: факсимильная копия первичного учетного документа не может служить документом, подтверждающим произведенные расходы, поскольку в нем отсутствует такой реквизит, как подпись. В Письме от 25.01.2008 N 20-12/05968 столичные налоговики также говорят, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.