Проверку состояния ООО «Грань» начинают с установления соответствия данных бухгалтерского баланса, Главной книги, регистров синтетического и аналитического учета по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», актов сверки расчетов с данными по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетный счет». Перечень аудиторских процедур по объекту аудита «Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками» ООО «Грань» приведен ниже:

• Проверка полноты и точности раскрытия информации о расчетах с кредиторами в отчетности.
• Анализ зависимости между основными поставщиками и приобретаемыми МПЗ.
• Расшифровка просроченной кредиторской задолженности.
• Анализ изменения объемов кредиторской задолженности за отчетный период.
• Проверка на предмет точности и своевременности перечисления платежей поставщикам
• Обоснованность и правильность отражения в учете перемены лиц в обязательстве по кредиторской задолженности.
• Проверка обоснованности и своевременности списания кредиторской задолженности.
• Проверка операций по возврату поставщиками ранее перечисленных средств.
• Анализ структуры кредиторской задолженности по срокам возникновения.

      В основном оплата продукции и услуг  поставщиков в ООО «Грань» производится с применением безналичной формы на основании платежных поручений. Предприятие имеет расчетные счета в банке ОАО «Балтинвестбанк». Оплаченные счета-фактуры оформляются проводками:

     Д 60   К 51     если оплата счета-фактуры  через банк;

     Д 60   К 50     если оплата счета-фактуры  через кассу;

     Д 60   К 71     если оплата прошла через подотчетное лицо.

       Однако, в ходе внутреннего аудита выявлен  ряд недостатков в ведении бухгалтерского учета расчетов с покупателями и поставщиками:

     1. ООО «Грань» списало сумму дебиторской задолженности покупателя ООО «МСК» в размере 15 тыс.руб., по которой истек срок исковой давности. При этом, инвентаризация расчетов не проводилась, письменное обоснование и приказ (распоряжение) руководителя организации не оформлялись. При этом, сумма списанной дебиторской задолженности не была отражена за бухгалтерским балансом.

     2. В 1 квартале 2008 года ООО «Грань» не проводилась инвентаризация расчетов с дебиторами

     3. Учетной политикой в целях бухгалтерского учета организации предусмотрено формирования резерва по сомнительным долгам. При этом, сумма резерва, сформированного в 2006 году, не была использована в течение 2007 года. Сумма неиспользованного резерва в составе прочих операционных расходов за 2007 год не отражена.

     4. ООО «Грань» заключил договор поставки гравия с ООО «Оникс», при этом в тексте договора нет условий о периодах поставки.

     5. В сентябре 2008 года была проведена взаимозачетная операция с ЗАО «Янтарь». При этом акт о проведении зачета взаимных требований составлен не был.

3.2 Пути совершенствования  учета расчетов  в ООО «Грань»

       Для успешного функционирования ООО «Грань» в рыночных условиях появилась необходимость создания новой системы формирования информации для анализа и выбора управленческих решений. Таким образом, управленческий учет является логическим следствием развития бухгалтерского учета.

       Управленческий  учет – это подсистема бухгалтерского учета, которая обеспечивает руководство организации  информацией, необходимой для планирования, управления и контроля за ее хозяйственной деятельностью.

       Данные  управленческого учета позволяют  выявить наиболее «проблемные» места  в деятельности организации. Информация управленческого учета используется для определения наиболее рентабельного для данных условий ассортимента работ, цен и тарифов их продаж, для оценки эффективности дополнительных затрат и рациональности капитальных вложений.

       Все объекты управленческого учета  можно объединить в две группы:

• производственные ресурсы, обеспечивающие процесс хозяйственной деятельности строительной организации;
• хозяйственные процессы и их результаты, составляющие в совокупности производственную деятельность строительной организации.

       Расчеты с поставщиками и подрядчиками можно отнести и к первой, и ко второй группе, поскольку они влияют и на обеспеченность организации товарно-материальными ценностями, необходимыми для эффективной работы, и являются хозяйственной операцией, непосредственно относящейся к ее производственной деятельности.

       В управленческом учете все объекты  имеют специфическое отражение. Совокупность различных приемов  и способов, посредством которых  отражаются объекты управленческого  учета, называется методом управленческого  учета.

       В ООО «Грань» ситуация с организацией управленческого учета состоит таким образом, что информация, необходимая для эффективного управления организацией, предоставляется руководству не систематизировано.  Это не оказывает негативного влияния на работу организации, но, применительно к управлению расчетами, не дает возможности выявить те временные резервы, которые так важны при погашении обязательств.

         Поскольку в ООО «Грань» отсутствует управленческий учет расчетов, в частности расчетов с поставщиками и подрядчиками, целесообразно рассмотреть каждый элемент, из которого состоит метод управленческого учета, применительно к состоянию организации на данный момент и, если это необходимо, внести предложения по улучшению осуществления расчетов.

       Документация  – это первичные документы и машинные носители информации, обеспечивающие отражение данных о финансово-хозяйственной деятельности организации. К ним относятся договора на поставку товарно-материальных ценностей и выполнение подрядных работ, счета-фактуры, приходные ордера, акты приемки-сдачи выполненных работ, а так же стандартные отчеты 1С:Бухгалтерия. Поскольку на предприятии используется автоматизированная система учета, то трудностей в систематизации информации не возникает. Инвентаризация обязательств в ООО «Грань» проводится ежегодно, по состоянию на 1 декабря отчетного года, как и имущества. Этого вполне достаточно для получения своевременной информации об изменениях в расчетах.

       Группировка и обобщение, то есть накопление и  систематизирование информации об объектах учета по определенным признакам, в случае, если объектом являются расчеты с поставщиками и подрядчиками, предполагает разделение не только по субсчетам, поставщиками и подрядчикам в отдельности, но и по строительным объектам, видам выполняемых работ, ассортименту поставляемых материалов или величине обязательств. Одной из самых рациональных группировок в плане расчетов является группировка по срочности платежей. Такой подход позволит спланировать на ближайшее будущее денежные расходы.

       Следующий элемент – это планирование, то есть организация хозяйственной деятельности, связанная с решением будущих проблем и принятием решений в соответствии с реальными возможностями строительной организации. Планирование в основном базируется на анализе расходов хозяйственной деятельности. В нашем случае, это денежные расходы по погашению обязательств перед поставщиками и подрядчиками. При этом в процесс планирования целесообразно включить этап работы строительной организации еще до возникновения обязательств. Другими словами, перед подписанием договора на поставку материалов или на выполнение подрядных работ необходимо определить, есть ли у организации реальная возможность заключить договор и можно ли найти более выгодное предложение со стороны контрагента. Обращается внимание и на стоимость договора, и на сроки погашения обязательств, и на вероятность расчета авансом. Так же принимается во внимание репутация предприятия-контрагента.

       Еще одним из элементов управленческого  учета является нормирование. Нормативы  разрабатывает планово-экономический отдел организации и все они связаны преимущественно с производственной деятельностью. Нормативы по расчетам с поставщиками и подрядчиками в рыночных условиях бессмысленны.

       Анализ  также является элементом управленческого  учета. Анализу подвергается вся производственная деятельность организации, выраженная в экономических показателях. В анализе расчетов важное место занимает анализ дебиторской и кредиторской задолженности, под которой подразумевается не только задолженность поставщикам и подрядчикам, но и кредиты, займы, расчёты с бюджетом и прочие пассивы. В ООО «Грань» отсутствует финансовый отдел, который проводил бы анализ хозяйственной деятельности, в том числе анализ расчетов. Это существенный минус в работы организации.

       Завершает планирование и анализ процесс, направленный на обеспечение выполнения организацией установленных заданий, а именно контроль. Контроль в ООО «Грань» за его деятельностью осуществляется руководящим составом, во главе которого стоит Генеральный директор.

       Следует отметить, что управленческий учет в организации должен строиться таким образом, чтобы на разных уровнях ответственности издержки отражались только в той части, за которую могут реально отвечать соответствующие ответственные лица. Конечно, ООО «Грань» небольшая организация и нет смысла создавать отдельное рабочее место по контролю и управлению за расчетами, но тем не менее целесообразно  проводить анализ кредиторской задолженности и больше времени посвятить планированию предстоящих расходов.

3.3.Оценка дебиторской задолженности

      Когда речь заходит об оплате товара, то, как  правило, интересы продавца и покупателя расходятся. Продавец хочет взять  с покупателя деньги еще до того, как отгрузит товар, покупателю же, наоборот, удобнее сначала получить товар и только потом заплатить за него. Для поставщика поставка продукции с отсрочкой платежа является довольно рискованной формой расчетов. Ведь отгрузив продукцию, он вынужден ждать, когда покупатель ее оплатит. Тем не менее, поставщики часто отпускают продукцию, не получив за нее денег. В этом случае у них возникает дебиторская задолженность покупателя перед продавцом и начинает исчисляться исковая давность.

      Согласно  статье 195 Гражданского кодекса РФ, исковая давность - это период времени, в течение которого можно предъявить иск должнику из-за того, что он не выполнил свои обязательства по договору (например, не оплатил приобретенную продукцию). Общий срок исковой давности составляет три года. Отсчет срока начинается после того, как прошел период, установленный договором для исполнения обязательства. Если покупатель так и не перечислит деньги, то через 3 года продавец должен списать дебиторскую задолженность на убытки.

      Статьей 203 Гражданского кодекса РФ установлено, что срок исковой давности может  прерываться, а после перерыва он отсчитывается заново. Это происходит в тех случаях, когда:

• кредитор обращается с иском в суд (однако если суд оставляет иск без рассмотрения, то срок исковой давности по этому иску не прерывается);
• должник признает долг.

      Кредитор может сделать вывод, что должник признал свой долг в случае, если тот: частично оплатил задолженность; уплатил проценты за просрочку платежа; обратился к кредитору с просьбой об отсрочке платежа; подписал акт сверки задолженности; написал заявление о зачете взаимных требований. Таким образом, срок исковой давности можно продлевать на неопределенный период времени. Для этого нужно, чтобы должник хотя бы раз в три года признавал свой долг.

      Списанная задолженность не аннулируется. Ее сумма учитывается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет. Ведь если имущественное положение должника изменится, то, возможно, с него удастся взыскать задолженность. Списание дебиторской задолженности может отражаться в учете двумя способами в зависимости от того, создает организация резерв сомнительных долгов или нет.

      Если  резерв сомнительных долгов не создается, то списанная задолженность относится  на убытки. В учете это оформляется  следующими проводками:

      Д 91, субсчет «Прочие расходы» - К 62 - списана сумма дебиторской задолженности включая налог на добавленную стоимость) на убыток;

      Д 007 - учтена сумма списанной задолженности.

      В соответствии с НК РФ (статья 265 глава 25) убытки от списания дебиторской задолженности, по которой закончился срок исковой давности, относятся на внереализационные расходы и уменьшают налогооблагаемую прибыль. Но если операции по списанию дебиторской задолженности носят постоянный характер, то предприятие вправе создавать резервы сомнительных долгов. Резерв сомнительных долгов позволяет предприятию заранее уменьшить свою прибыль на сумму просроченной дебиторской задолженности, еще не списав ее. Проведя инвентаризацию обязательств, организация выявляет задолженность, не погашенную в срок и не обеспеченную гарантиями (залогом, поручительством, банковской гарантией).

      Такая задолженность считается сомнительной, и на ее сумму может быть создан резерв. При этом нужно помнить  о следующем: