Учет и аудит расчетов с поставщиками и покупателями

Особой  проверке  подвергаются  расчёты  по  счёту  60  «Расчёты  с  поставщиками  и  подрядчиками», явившиеся  результатом  отклонений  от  нормальных  условий  при  выполнении  своих  обязательств  участниками  договора, например  при  наличии  неотфактурованных  поставок; оплаченных, но  не  полученных  товарно-материальных  ценностей  или  недопоставки  их; неотрегулированных  сумм  задолженности  по  недостачам  и        хищениям;     различных      видов       кредиторской      и      дебиторской задолженности  с  истёкшими  сроками  исковой  давности. 

Инвентаризация  текущих  обязательств,    как  правило, приурочивается  к  составлению  годовой  бухгалтерской  отчётности, что  не  исключает  её  проведения  и  в  другие  сроки, предусмотренные  действующим  законодательством. 

Инвентаризация  расчётов  с  покупателями, поставщиками  заключается  в  выявлении  по  документам  остатков  и  тщательной  проверке  обоснованности  сумм, числящихся  на  балансовых  счетах. Устанавливаются  даты  возникновения  задолженности, её  реальность  и  лиц, виновных  в  пропуске  сроков  исковой  давности. По  результатам  инвентаризации  текущих  обязательств  с  покупателями, поставщиками  составляется  акт  инвентаризации  с  их  участием  с  раздельным  отражением  состояния  расчётов  в  части  дебиторской  и  кредиторской  задолженности. В  акте  следует  перечислить  наименование  проверенных  счетов  и  указать  суммы  выявленной  несогласованной  дебиторской  и  кредиторской  задолженности, безнадёжных  долгов, по  которым  истекли  сроки  исковой  давности. Кроме  того, к  акту  прилагается  справка, указывающая  природу  возникновения  текущих  обязательств  по  каждому  дебитору  и  кредитору, адрес  дебиторов  и  кредиторов, наименование  документа, подтверждающего  наличие  задолженности,   сумму    задолженности,   за   что  числится, с  какого  времени она  числится  и  лицо, виновное  в  пропуске  срока  исковой  давности. 

В  отдельных  случаях, когда  числится  длительно  не  погашенная дебиторская   задолженность  на  значительные  суммы, целесообразно  провести  взаимную  сверку  расчётов.  

Особого  внимания  требует  проверка  невостребованной  кредиторской  задолженности, так  как  устанавливаются  факты, когда  дебиторскую  задолженность  списывают  за  счёт  первой, а  ценности, полученные  от  дебитора, присваивают. 

МУФП  «ЦГА»  имеет  большое  количество  поставщиков  и  покупателей  (около 100)  и  с  большинством  из  них  периодически  проводятся  сверки  расчётов, которые  оформляются  актами  сверок, несмотря  на  это,  предприятие  никогда не  производит  инвентаризацию  всех  текущих  расчётов, в  основном  это  связано  с  большими  объёмами  закупок  у  поставщиков  и  трудоёмкостью  работы  (составление  акта  сверки  по  некоторым  крупным  компаниям  занимает  более  1-2  месяцев). Акт  сверки  [Приложение  13]  составляется  для  сверки  расчётов  с  покупателями  или  поставщиками  на  определённую  дату, включает  в  себя  данные, которые  подтверждают  факты  получения, оплаты  товаров. Акт  сверки составляется по каждому структурному подразделению МУФП «ЦГА», подписывается  сторонами  и  скрепляется  печатями. Акт  сверки  необходим  для  подтверждения  правильности  расчётов  между  организациями. 

Методическими    указаниями   № 49  [28]   предусмотрены   формы   акта инвентаризации  и  справки. По  результатам  инвентаризации  участники  приводят  данные  в  отчётности  в  суммах, ими  согласованных. При  отсутствии  такой  согласованности  каждый  из  участников  показывает данные, вытекающие  из  его  текущего  учёта. 

Штрафы, пени, неустойки, признанные  должником, равно  как  и  решение  суда  об  их  удовлетворении, подлежат  отнесению  на внереализационные  результаты  организации:  

Д  91/2  К  76. 

Неудовлетворённые  претензии  по  истечении  срока  исковой  давности  также  отражаются  в  учёте  аналогичной  проводкой. Невостребованные  авансы, выявленные  по  результатам  инвентаризации, относятся  на  увеличение  внереализационных  доходов:  

Д  62/2  К  91/1. 

Дебиторская  и  кредиторская  задолженность  находит  отражение  в бухгалтерском  балансе  (ф.№1)  и  приложении  к  бухгалтерскому  балансу  (ф.№5) [Приложение 15]. 

Расчёты  с  покупателями  и  поставщиками  находят  отражение  как  в  активе, так  и  в  пассиве  бухгалтерского  баланса. В  активе  по  группе  статей  «Дебиторская  задолженность»  данные  о  дебиторской  задолженности, платежи  по  которой  ожидаются  более  чем  через  12  месяцев  после  отчётной  даты  и  о  дебиторской  задолженности, платежи  по  которой  ожидаются  в  течение  12  месяцев  после  отчётной  даты, показываются  раздельно. Дебиторская  задолженность  представляется  как  краткосрочная, если  срок  погашения  её  не  более  12  месяцев  после  отчётной  даты. Остальная  дебиторская  задолженность  представляется  как  долгосрочная. При  этом  исчисление  указанного  срока  осуществляется,  начиная  с  первого  числа  календарного  месяца, следующего  за  месяцем, в  котором  этот  актив  был  принят  к  бухгалтерскому  учёту. Дебиторская  задолженность, представляемая  в  бухгалтерском  балансе  как  долгосрочная  и  предполагаемая  к  погашению  в  отчётном  году, может  быть  представлена  на  начало  этого  отчётного  года  как  краткосрочная. Факт  представления  дебиторской  задолженности, учтённой  ранее,  как  долгосрочная, в  качестве  краткосрочной  необходимо  раскрыть  в  пояснениях  к  балансу. 

По  статье  «Покупатели  и  заказчики»  группы  статей  «Дебиторская  задолженность»  отражается  числящаяся  на  отчётную  дату  в  учёте  задолженность  покупателей  и  заказчиков  в  сумме  в  соответствии  с  условиями  договоров  за  проданные  им  товары, продукцию, выполненные  работы  и  оказанные  услуги  (с  учётом  скидок  (накидок), изменений  условий  договора  и  т.д.). Так, по  балансу  дебиторская  задолженность  покупателей  и  заказчиков  по  МУФП  «ЦГА»  на  1.01.2003  г.  составила  437  тыс.руб. (62,76) (строка  241). 

Дебиторская  задолженность  поставщиков  и  подрядчиков  учитывается  в  МУФП  «ЦГА»  в  составе  прочих  дебиторов  (строка  246). 

Числящаяся  в  бухгалтерском  учёте  задолженность  покупателей  и  заказчиков  и  других  дебиторов  по  проданным  им  товарам, продукции, выполненным  работам  и  оказанным  услугам, обеспеченная  векселями, отражается  по  статье  «Векселя  к  получению». Так  как  в  МУФП  «ЦГА»  не  производится  оплата  с  использованием  векселей, то  статья  эта  не  заполняется. 

В  пассиве  баланса  в  разделе  «Краткосрочные  обязательства»  по  статье  «Поставщики  и  подрядчики»  показывается  сумма  задолженности  поставщикам, подрядчикам  за  поступившие  материальные  ценности, выполненные  работы, оказанные  услуги. Так, по  балансу  МУФП  «ЦГА»  задолженность  организации  поставщикам  и  подрядчикам  на  1.01.2003  г.  составила  2151  тыс.руб.  (60,76) (строка  621). Задолженность  МУФП  «ЦГА»  перед  покупателями  отражается  в  составе  прочих  кредиторов  (строка  628). 

В  состав  бухгалтерской  отчётности  включается  Приложение  к  бухгалтерскому  балансу  (форма  №5)  по  образцу  формы, приложенному  к  Приказу  Минфина  РФ  №  67н  [14]. Приложение  составляется  по  итогам  отчётного  года. 

В  разделе  2  «Дебиторская  и  кредиторская  задолженность»  отражаются  данные  о  дебиторской  и  кредиторской  задолженности  организации, учитываемой  на  счетах  учёта  расчётов. Данные  о  дебиторской  и  кредиторской  задолженности  приводятся  с  подразделением  на  краткосрочную  и  долгосрочную. Из  данных  о  дебиторской  задолженности  выделяются  данные  о  задолженности, платежи  по  которой  ожидаются  более  чем  через  12  месяцев  после  отчётной  даты. 

К  Приложении  к  бухгалтерскому  балансу  необходимо  заполнить  справки  к  разделу  №  2  о  перечне  организаций-дебиторов   и  кредиторов, имеющих  наибольшую  задолженность. В  справке  также  необходимо  указать  расчётный  счёт, ИНН  предприятий-дебиторов  и  кредиторов, а  также  обслуживающий  их  банк. 

Расчеты     с    поставщиками   за  приобретенные  товары  отражаются  не только     во    внешней   отчетности.  В  МУФП  «ЦГА»  используется  также   и внутренняя форма отчетности. 

На основании  данных о поступлении товаров  от поставщиков заполняется журнал приобретения товаров от поставщиков [Приложение 16]. Ежемесячно руководителю МУФП «ЦГА» по данным бухгалтерского учета предоставляется информация о суммах приобретенных товаров  структурными подразделениями в  разрезе каждого поставщика. Помимо этого определяется рейтинг каждого  поставщика, его процентная доля от общей суммы закупок. Данные необходимы для проведения анализа о закупках товаров, а также сравнения рейтингов  и выявления причин их снижения или  увеличения с целью дальнейшего  сотрудничества с данными предприятиями. Информация за несколько периодов позволяет  проследить динамику закупки товаров  у поставщиков для последующей  работы предприятия. 

3 АУДИТ РАСЧЕТОВ  С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ, ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ 

3.1 Цели и методы  проверки, источники информации 

Основными целями аудиторской проверки расчетов с  поставщиками и подрядчиками,  покупателями и заказчиками является формирование мнения о достоверности показателей  бухгалтерской отчетности, отражающих дебиторскую и кредиторскую задолженность, о соответствии применяемой методики учета нормативным документам, ее соответствии учетной политике, а  также установление правильности ведения  расчетов с поставщиками и покупателями. От их реальности зависят результаты деятельности предприятия, его платежеспособность. Прежде всего, уверенность в достоверности  показателей о состоянии расчетов необходима для всех пользователей  отчетности, а также для самого предприятия с целью планирования дальнейшей своей деятельности, налаживания связей с поставщиками и покупателями. 

Проверка  по  счетам  расчётов  должна  осуществляться  по  следующим  основным  направлениям:  наличие  и  правильность  оформления  документов,  определяющих  права  и  обязанности  сторон  по  поставке  материальных  ценностей  (работ,  услуг);  правильность  оплаты  или  получения  сумм  за  отгруженные  материальные  ценности;  полнота  оприходования     и  списания  полученных  ценностей; своевременность  и  правильность  проведения    инвентаризации  финансовых  обязательств  предприятия  с  целью  выявления  их  реальности.  

В  соответствии  с  основной  целью необходимо  проверить  наличие  договоров  на  поставку,  отгрузку  товаров  и  правильность  их  оформления.  

 При  наличии   дебиторской  задолженности   при  расчётах  с  поставщиками  или  кредиторской  задолженности   при  расчётах  с  покупателями  необходимо  установить  дату  её  возникновения  и  причину   образования.  Особое  внимание  должно  быть  обращено  на  задолженность    с  истёкшими   сроками  исковой  давности.  Следует  при  этом  выявить   причины  её  образования   и  выяснить,  были  ли  предприняты   меры  к  взысканию. 

Основными  задачами  аудита  расчётов  являются:  проверка  достоверности  и  законности  учётных  данных  о  состоянии  расчётов,  соблюдение  расчётно–финансовой  дисциплины  и  её  влияние  на  платёжеспособность предприятия,  установление  реальности  задолженности.  

Источниками  информации  для  проведения  аудиторской  проверки   средств  в   расчетах  являются:  

-       приказ об учетной политике; 

-       договоры  купли-продажи, оказания  услуг, которые  составляются  на  поставку  товаров  или   оказание  услуг  и  являются  одним  из  основных  документов, регулирующих  взаимоотношения   поставщика  и  покупателя; 

-       счета-фактуры, товарно-транспортные  накладные,  на  основании  которых   производится  оприходование   или  реализация  товаров  (работ,  услуг); 

-       книга  покупок, где  регистрируются  счета-фактуры  для  учета   НДС  по  полученному  от  поставщика  товару; 

-       книга  продаж, которая служит  для  регистрации  счетов-фактур, учета  НДС  по  отгруженным   товарам (работам, услугам); 

-       аналитические  карточки  по  счетам  60, 62, 76 (при  автоматизированном  учете), в  которых  отражается  полная  информация  по  каждому   поставщику  или  покупателю  по  каждой  произведенной   операции. При ведении учета с  использованием компьютерной программы,  используются распечатки дебетовых  и кредитовых оборотов и сальдо  по счетам 60,62,76, оборотные ведомости,  аналитические карточки; 

-       журнал-ордер  № 6, 8, 11, ведомость   № 5 (при  журнально-ордерном  учете), где все  произведенные   операции   по  получению, продаже   товаров  или  оплате  счетов-фактур  накапливаются  в  регистре  бухгалтерского  учета, который   является  основанием  для   заполнения  Главной  книги   и  составления     оборотного    баланса.   В   МУФП   «ЦГА»   журналы-ордера  не  

имеют номеров  в связи с применением  автоматизированной формы учета. 

-       акты      претензий,    составляемые     в     том     случае,    если     качество 

поставляемого  товара  отличается  от  нормы, в  случае  брака  или  иных  отклонений; 

-       акты  инвентаризации (сверок)  расчетов, составляемые  для  проверки  расчетов  с  поставщиками, покупателями  с  целью  выявления  неточностей   в  учете  расчетов; 

-       бухгалтерская финансовая отчетность. По бухгалтерскому балансу (ф.№1) устанавливается состояние задолженности  по данным раздела 2 «Оборотные  активы» по статьям «Дебиторская  задолженность» и раздела 5 «Краткосрочные  обязательства» по статьям «Кредиторская  задолженность». По приложению к  бухгалтерскому балансу (ф.№5) в  разделе 2 «Дебиторская  и кредиторская  задолженность» выясняется состояние  (на начало и конец отчетного  периода) и движение краткосрочной  и долгосрочной задолженности  с выделением «просроченной», а  из нее – длительностью свыше  3 месяцев и более чем через  12 месяцев. По справкам к разделу  2 (ф.№5) устанавливается перечень  организаций – дебиторов и  кредиторов, имеющих наибольшую  задолженность.