Учет и аудит расчетов с поставщиками и покупателями

При  журнально-ордерной  форме    учёт  расчётов  осуществляется  в  журнале-ордере  №  6. В  данном  журнале-ордере  синтетический  учёт  расчётов  с  поставщиками  сочетается  с  аналитическим  учётом. Открывается  этот  журнал-ордер  суммами  незаконченных  расчётов  с  поставщиками  на  начало  месяца  из  такого  же  реестра  за  предыдущий  месяц. 

Аналитический  учёт  расчётов  с  поставщиками  при  расчётах  и  порядке  плановых  платежей  ведут  в  ведомости  №  5, данные  которой  в  конце  месяца  включают  общими  итогами  по  корреспондирующим  счетам  в  журнал-ордер  №  6. В  дебетовой  ведомости  отражается  оплата  товаров, а  в  журнале-ордере –  оприходования  товаров. 

Так  как  в  МУФП  «ЦГА»  автоматизированная  форма  учёта  (программа  «ИНФИН Управление»), то  форма  журнала-ордера  немного  отличается  от  положенной  формы  [Приложение  9]. 

Аналитический  учёт  по  счёту  60  ведётся  по  каждому  предъявленному  счёту, расчеты  в  порядке  плановых  платежей отражаются  по  каждому  поставщику  [Приложение  10]. Построение  аналитического  учёта  должно  обеспечивать  получение  данных  о  задолженности  поставщику: по  расчётным  документам, срок  оплаты  которых  не  наступил; по  неоплаченным  в  срок  расчётным  документам; по  неотфактурованным  поставкам; авансам  выданным; по  выданным  векселям, срок  оплаты  которых  не  наступил; по  краткосрочным  векселям; по  полученному  коммерческому  кредиту  и  др. 

В    МУФП    «ЦГА»    осуществляется    автоматизированный    учёт,   где составляются  машинограммы - журнал-ордер, оборотная  ведомость  [Приложение  11], по  итоговым  данным  которых  делаются  записи  в  Главную  книгу. 

2.2 Учет расчетов  с покупателями и заказчиками 

Четкая организация  расчетов с покупателями и заказчиками  оказывает непосредственное влияние  на ускорение оборачиваемости оборотных  средств и своевременное поступление  денежных средств. 

Непоступление или несвоевременное поступление  выручки нарушает ритмичность хозяйственной  деятельности. Возникают  дебиторские  задолженности, часто влекущие за собой  финансовые потери и разрушения установившихся партнерских связей.  

Покупателями  и заказчиками являются юридические  и физические лица, приобретающие  товары (работы, услуги). 

Продажа товаров  осуществляется в соответствии с  заключенными договорами или же путем  свободной продажи через розничную  сеть. 

Основными покупателями МУФП «ЦГА» являются лечебно-профилактические учреждения, а также другие организации. С каждой организацией заключен договор, который регулирует отношения сторон по поставке товаров. 

Как и с покупателями, договоры заключены на разные сроки, в основном на год, но по некоторым  производится пролонгация. 

После приобретения товаров покупателями, у них возникают  обязательства по отношению к  МУФП «ЦГА», которые выражаются в  дебиторской задолженности. Обязательства  связаны с несовпадением сроков реализации товара и получения за него оплаты. 

Выручка от реализации лекарственных средств является основным доходом от деятельности. Организациям разрешается определять выручку от продажи  двумя  методами:  по  методу  оплаты,  либо  по  методу  начисления и  

предъявления  документов для оплаты покупателю. 

В МУФП «ЦГА»  в бухгалтерском учете товары считаются реализованными в момент их отгрузки, то есть в этот момент происходит   переходит право собственности  на товар к  покупателю. 

Независимо     от     метода    реализация    (включая    НДС)     отражается проводкой: 

Д 62    К 90/1. 

При продаже  товаров вся дебиторская задолженность  формируется на счете 62 «Расчеты с  покупателями и заказчиками». На сумму  реализованных товаров покупателям  выписываются платежные документы: счет-фактура, товарно-транспортная накладная. Все платежные  документы должны быть оформлены в соответствии с  законодательством, иметь все необходимые  реквизиты в соответствии с Постановлением «Об утверждении порядка ведения  журналов учета счетов-фактур при  расчетах по налогу на добавленную  стоимость» [11].  

В  счёте-фактуре  при  реализации  товаров  (работ, услуг)  указывается  цена  (тариф)  за  единицу  измерения  и  стоимость  всего  количества  товара  с  учётом  НДС, ставка  НДС. В  счёте-фактуре  должен  быть  указан  порядковый  номер. На  выписанные  счета  ведутся  журналы  учёта  счетов-фактур  и  книга  продаж  для  учёта  НДС. Регистрация  составленных  счетов-фактур  в  книге  продаж  производится  сразу  на  всю  сумму    отгрузки  по  этим  счетам-фактурам. 

При  наличии  большого  количества  покупателей   допускается  составление  счетов-фактур, ведения  книги  продаж  с  использованием  компьютера. 

При получении  товара, покупатель обязан проверить  количество и качество приобретаемого товара, его соответствие документам. При получении обязательно наличие  доверенности от покупателя, которая  не должна иметь исправлений и  помарок. 

МУФП    «ЦГА»    реализует   не   только   готовые   медикаменты,   но   и  

продукцию,       изготавливаемую      производственным      отделом,      поэтому  

реализация отражается записями: 

Д 62/2    К 90/1.1           на сумму реализованных товаров; 

Д 62/2    К 90/1.2           на сумму реализованной продукции. 

Покупатель производит оплату за товар с соблюдением  порядка и форм расчетов, предусмотренных  в договоре. Если соглашением сторон порядок и форма расчетов не определены, то они  производятся платежными поручениями. 

Оплата может  проводиться в наличной и безналичной  форме. При оплате за наличный расчет, при приеме денежных средств от покупателей, выписывается приходный кассовый ордер  и оформляется запись: 

Д 50   К 62/2. 

Если оплата производится путем перечисления задолженности  покупателем через банк, то составляется проводка: 

Д 51  К62/2. 

Помимо обычного погашения задолженности поступают  денежные средства из краевого бюджета  на финансирование ликвидаторов ЧАЭС, до 2003 г. эти поступления отражались как целевое финансирование на счете 86 «Целевое финансирование». Данная операция имела записи: 

Д 51     К 86/1; 

Д 86/1   К62/2. 

С 2003 г. счет 86 «Целевое финансирование» не используется, несмотря на то, что данные денежные средства не могут использоваться на финансирование других категорий больных. 

При  расчётах  с  покупателями  могут  применяться  авансовые  платежи. Суммы  полученных  авансов  и  предварительной  оплаты  учитываются  на  счёте  62  обособленно. 

В  подтверждение  своих  намерений  по  своевременному  расчёту  с  кредиторами  покупатели  и  заказчики  могут  перечислять  авансы  в  счёт  предстоящих   обязательств   по  поставкам. Их  получение  отражается  в  учёте 

записью:   Д  50,51, др.  К  62  субсчёт  «Расчёты  по  авансам полученным»    на всю  сумму, указанную  в  документах  по  полученным  авансам.    

В  МУФП  «ЦГА»  поступают  авансовые  платежи  от  покупателей, но  они  не  учитываются  и  не  выделяются  отдельно, а  проходят  как  обыкновенный  платёж  за  поставку  товара. 

С  полученных  сумм  аванса  организации  начисляют  НДС, который  подлежит  взносу  в  бюджет  (Д  62  К  68). 

При    отгрузке    товаров     покупателям     полученные   суммы      аванса засчитывают  в  уменьшение  задолженности  покупателей  и  заказчиков  и  относят  в  Д  62/1  и  К  62/2.  При  этом  на  сумму  НДС, ранее  начисленную  по  полученным  авансам, делают  восстановительную  запись  (Д  68  К  62). 

Невостребованные  авансы  списывают  с  Д  62  в  К  91/1. 

После приобретения медицинскими учреждениями медикаментов, изготовленных МУФП «ЦГА», производится возврат покупателем посуды многоразового  использования [Приложение 12], в результате происходит снижение дебиторской задолженности  и оформляется запись:  

Д 41/2    К62/2. 

На возвращенную посуду составляется ведомость на прием  посуды от лечебных учреждений. Каждому  покупателю выдается экземпляр ведомости  для отражения в учете. 

Прекращение обязательств с покупателями и заказчиками (помимо надлежащего исполнения) как и  при расчете с поставщиками и  подрядчиками, осуществляется в соответствии с Гражданским Кодексом РФ по основаниям: при зачете взаимных требований, новации, прощении долга, ликвидации юридического лица. 

Бывают     ситуации,     когда    возникают    взаимные    обязательства.   В основном они  появляются при расчетах с предприятиями  коммунальной сферы, которые оказывают  услуги МУФП «ЦГА». В данном случае эти предприятия приобретают  медикаменты и в счет оплаты предлагают провести зачет услугами, которые  осуществляют. 

Так   как   все   расчеты   с  поставщиками  услуг  учитывают  на  счете  76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», то составляют записи: 

Д 62/2        К 90/1.1   реализованы товары; 

Д 44/0.4      К 76       отражены приобретенные  услуги; 

Д 76           К62/2      зачет взаимных требований. 

При данной операции необходимо наличие письма от поставщика, с которым производится взаиморасчет, подписанного руководителем и главным  бухгалтером с прошением провести зачет взаимных требований, должны быть приложены      счета-фактуры,      которые       подтверждают    оказание     услуг предприятию. 

В соответствии с заключенным договором с  Краевым департаментом здравоохранения, МУФП «ЦГА» осуществляет реализацию медикаментов, которые были приобретены  департаментом у поставщиков  с целью обеспечения лекарственными средствами ветеранов и инвалидов  бесплатно или с частичной  оплатой. 

Принятые на комиссию товары учитываются на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», хотя в  соответствии с Планом счетов [15] товар  должен отражаться на счете 004 «Товары, принятые на комиссию». Проданные товары списывают со счета 002 на основании  составленных отчетов по движению товаров, принятых на комиссию.  

Отпуск медикаментов производится населению с использованием ККМ на основании рецептов врачей лечебных учреждений. При частичной  оплате за медикаменты производится запись: Д 50  К 76. В дальнейшем полученные  денежные средства перечисляются в  Краевой департамент здравоохранения.  

На  отпущенный товар составляется отчет для  департамента с указанием суммы  комиссионного вознаграждения, которое  причитается МУФП «ЦГА». Начисление комиссионного вознаграждение оформляется  записью: 

Д 62/2  К 90/1.3. 

Поступившие      денежные      средства     по    комиссионному вознаграждению  

отражаются проводкой: Д 51  К 62/2. Хотя в соответствии с  Планом счетов [15], комиссионное вознаграждение должно производиться записью:  

Д 76  К 90/1.3. 

В случае несоответствия товара, полученного от поставщика по каким-либо параметрам, согласно договору (бой, брак, нетоварный вид, другие причины), не всегда составляется претензия, иногда оформляют как возврат товара. Оформляется он так же, как и  обычная реализация медикаментов, кредитуется счет 90 «Продажи» и дебетуется счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».  

Впоследствии  с целью уменьшения  задолженности  перед поставщиком, производят зачет  требований: 

Д 60    К 62/2.