Учет и аудит расчетов с поставщиками и покупателями

При  получении  товаров  от  поставщиков  возникают  транспортные  расходы  и  проблема  их  оплаты. Здесь  возможны  три  варианта: 

-       всё  оплачивает  поставщик; 

-       всё  оплачивает  покупатель; 

-       часть  расходов  оплачивает  поставщик; часть – покупатель. 

Доставка товаров  осуществляется поставщиком путем  отгрузки их транспортом, предусмотренным  договором поставки и  на определенных в договоре условиях. В случаях, когда  в договоре не определено, каким  видом транспорта или на каких  условиях осуществляется доставка, право  выбора вида транспорта или определения  условий доставки товаров принадлежит  поставщику. Договором может быть предусмотрено получение товаров  покупателем в месте нахождения поставщика (выборка товаров). 

В  основном  в  МУФП  «ЦГА»  поставщики  осуществляют  доставку  товаров  своим  транспортом, а  расходы  по  доставке  товара  включают  в  цену  доставляемого  товара.  

Для МУФП «ЦГА»  товарно-транспортные накладные и  счета на транспортные расходы обычно выписывают иногородние организации, когда доставка осуществляется поездом  или самолетом. К накладным и  счетам прикладываются документы, подтверждающие доставку товара.  

Например, был  выставлен счет-фактура за транспортные расходы от компании ОАО «Развитие» г. Москва на сумму 940 руб. Доставка осуществлена самолетом. Делается бухгалтерская  запись: 

Д 44/0.1    К 60   940 руб. 

В МУФП «ЦГА»  НДС по транспортным расходам не выделялся. Хотя в 2002 г., когда предприятие было на общей системе налогообложения, НДС должен был быть отражен отдельно: 

Д 44/0.1   К 60   783,33  транспортные расходы без  учета НДС; 

Д 19/6     К 60    156,67  НДС. 

На предъявленные  на оплату счета поставщиков кредитуют  счет 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками» и дебетуют соответствующие  материальные счета (10,41) или счета  по учету соответствующих расходов (20,44,97, др.). 

В  соответствии  с  Постановлением  №  914  от  29  июля  1996  г. [11]  все  хозяйственные  операции  должны  оформляться  счетами-фактурами  [Приложение 6], которые  должны  иметь  обязательные  реквизиты: порядковый  номер и  дата  составления  счёта-фактуры; наименование  и  идентификационный  номер  поставщика  товара; наименование  получателя  товара; наименование  товара; стоимость  (цена)  товара; сумма  налога  на  добавленную  стоимость  (НДС)  и  печать  организации.   Постановлением  определён  круг  лиц, имеющих  право  подписи  счёта-фактуры, к  числу  которых  относятся  руководитель  и  главный  бухгалтер  организации (или  иное  ответственное  лицо), лицо, ответственное  за  отпуск  товаров. Допускаемое  изменение  внешней  формы  счёта-фактуры  не  должно  нарушать  последовательности  расположения  и  количества  реквизитов, утверждённых  Постановлением, счета-фактуры, не  соответствующие  установленным  нормам  их  заполнения, не  могут  являться  основанием  для  зачёта  (возмещения)  покупателю  НДС  [11, п.8]. Оформление  счёта-фактуры  с  нарушением  требований  расценивается  как  отсутствие  НДС, оплаченного  поставщику. Предприятия  обязательно  должны  вести  журналы  учёта  счетов-фактур, книгу  продаж  и  книгу  покупок  по  установленным  формам  для  учёта  НДС. 

Сумма  НДС  включается  поставщиками  и  подрядчиками  в  счета  на  оплату  и  отражается  у  покупателя  по  дебету  счёта  19  «Налог  на  добавленную  стоимость  по  приобретённым  ценностям»  и  кредиту  счёта  60 «Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками». 

Например, был  выставлен  на  оплату  счёт  за  товар  от  компании  ЗАО  ЦВ  «Протек-25»  на  сумму  624-45  руб., в  т.ч.  НДС  104-07  руб. 

В связи с  тем, что в 2002 г. НДС не выделялся  в связи с переходом на ЕНВД, то была сделана запись по приходу  товаров: 

Д 41/2    К60   624,45  стоимость товара с учетом НДС. 

До 2002 г. предприятие  являлось плательщиком НДС, поэтому  он отражался отдельно. В этом случае была запись: 

Д 41/2    К 60   520,38      сумма  без НДС; 

Д 19/6    К 60   104,07      НДС. 

Если поставщики оказывают услуги (коммунальные, связи, другие), то расчет с поставщиками осуществляется с использованием счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».  Составляется запись: 

Д 44/0.4, 44/0.9, 97, другие    К 76. 

Если      услуги      предоставляются      для      производственно      отдела,  

изготавливающего  лекарственные средства, то проводки отражают в виде:  

Д 20/0.4, 20/0.9, другие    К 76. 

Хотя в Плане  счетов [15] не предусмотрено ведение  расчетов с поставщиками на счете 76, они должны отражаться на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». 

Счёт-фактура, включающая  НДС, является  основанием  для  зачёта  НДС, если  соблюдаются  условия: 

-       материальные  ценности  (работы, услуги)  получены  от  поставщиков   и  подрядчиков; 

-       материальные  ценности  (работы, услуги)  приобретены  для   производственных  целей; 

-       счёт-фактура  должен  быть  оплачен; 

-       НДС  выделен  отдельной   строкой. 

Если все условия  для зачета соблюдены, то он оформляется  записью: 

Д 68/7    К 19/6   зачтена сумма НДС. 

После поставки товаров, оказания услуг и выполненных  работ, они подлежат оплате с соблюдением  порядка и формы расчетов, предусмотренные  договором. 

В настоящее  время организации сами выбирают себе форму расчетов. Если соглашением  сторон порядок и форма расчетов не определены, то расчеты производятся платежными поручениями. 

При расчетах может  применяться наличная и безналичная  формы расчетов. МУФП «ЦГА» применяет  обе формы. 

Наличная форма  расчетов применяется в исключительных случаях. В 2002 г. такая форма применялась  только с двумя организациями: ОАО  «Владивостокской фармацевтической фабрикой», за спирт этиловый 95%, ООО «Гривимал» - за перевязочные средства. 

При выплате  поставщику за приобретенные товары наличных денежных средств, оформляется  расходный кассовый ордер. Обязательно  должно быть наличие доверенности от поставщика на получение денежных средств. 

При   оплате   счетов-фактур   поставщика за наличный расчет производят запись: Д 60    К 50. 

С остальными организациями  расчеты осуществляются в безналичной  форме. Без согласия предприятия  в безналичном порядке оплачиваются счета за отпущенную воду, вывоз  мусора, выписанные на основании показателей  измерительных   приборов   и   действующих  тарифов. Данными  поставщиками являются Водоканал, Спецавтохозяйство. 

Погашение задолженности  перед поставщиками и подрядчиками отражается по дебету счета 60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками»  и кредиту счетов учета денежных средств (50,51). 

Например, была  погашена  задолженность  за  товар  компании  ООО  «МТ-Фито»  в  сумме  3707-78  руб. Была  сделана  бухгалтерская  запись: 

Д  60   К  51         3707-78 руб. 

МУФП  «ЦГА»  является  клиентами  двух  банков: ФОАО  «Дальневосточный  банк»  и  ОАО  Сбербанк, в  связи  с  чем  имеет  два  расчётных  счёта, с  которых  производится  оплата. Поэтому  на  предприятии  счёт  51  имеет  субсчета: 51  и  51/1. По  счёту  51  отражаются  расчёты  через  ФОАО  «Дальневосточный  банк», а  по  счёту  51/1 – через  ОАО  Сбербанк. 

Помимо  указанных  расчётов  на  счёте  60  «Расчёты  с  поставщиками  и  подрядчиками»  отражают  выданные  авансы  под  поставку  товарно-материальных  ценностей, выполнение  предстоящих  работ. 

Выданные  авансы  учитывают  по  дебету  счёта  60  субсчёт  «Расчёты  по  авансам  выданным»  с  кредита  счетов  учёта  денежных  средств  (51,52  и  другие). В  дальнейшем  суммы  выданных  авансов, зачтённые  поставщиком  при  оплате  за  товар, подлежат  отражению  в  виде  записи: Д  60/1         К  60/2. 

МУФП  «ЦГА»  производит  авансы  под  поставку  товара, но  отдельно  эти  суммы  не  выделяются, как  аванс, а  проходят  как  обыкновенная  оплата. 

Например, был  сделан  аванс  ОАО  «Фармация»  на  сумму  30000  руб.  Была  сделана  запись: 

Д  60  К  51                   30000 руб. 

Счёт  60  в  МУФП  «ЦГА»  не  имеет  субсчетов. 

Авансы, перечисленные  в счет будущих поставок товаров  должны учитываться обособленно  от сумм, уплаченных при исполнении обязательств по счетам. Авансы не должны «тонуть» в общей сумме кредиторской задолженности, которая должна показывать реальную сумму обязательств перед  поставщиком, сумма должна быть развернутой. 

Иногда  бывают  ситуации, когда  поступают  материалы, по  которым  счета-фактуры  поставщиков  не  предъявлены  к  оплате, такие  поставки  называются  неотфактурованными. Материалы  приходуются, выписывается  приёмный  акт, который  поступает  в  бухгалтерию. 

При  наличии  неотфактурованных  поставок  в  бухгалтерском  учёте  производится  отражение  стоимости  материалов  в  условных  ценах. Есть  также  грузовые  документы, договор, в  учёте  не  отражается  только  счёт  19 «Налог на добавленную стоимость  по приобретенным ценностям».  Оплате  в  отчётном  месяце  неотфактурованные  поставки  не  подлежат,  так  как  основанием  для  оплаты  банком  являются  платёжные  документы (которые  отсутствуют), по  мере  поступления  платёжных  документов  на  эту  поставку, они  акцептуются  предприятием, оплачиваются  банком.  

Поступившие  документы  регистрируются, старая  запись, которая  была  сделана  по  учётным  ценам,  сторнируется, составляется  новая  проводка. 

При  обнаружении  недостач  или  порчи  по  поступившим  товарно-материальным  ценностям, несоответствия  цен, обусловленных  договором, и  арифметических  ошибок, счёт  60  кредитуют  на  соответствующую  сумму  в  корреспонденции  со  счётом  76  «Расчёты  с  разными  дебиторами  и  кредиторами»  субсчёт  «Расчёты  по  претензиям». Такая  запись  делается  на  недостачу  товаров,  если  деньги  поставщику  уже  перечислены. Эта  запись  делается  также, если  деньги  поставщику  ещё  не  перечислены, но  условиями  договора  отказ  от  оплаты  недостающих  (испорченных)  товаров  не  предусмотрен. 

Например,  была   обнаружена   недостача   при   приёмке  товара  от ЗАО  

«Россиб     Фармация»    на    сумму    48-62    руб.    [Приложение   4].    В   этом 

случае  делаем  бухгалтерскую  проводку: 

Д  76/2         К  60               48-62  руб. 

В  случае, когда  виновником  недостачи  (порчи)  товаров, выявленной  при  приёмке, является  транспортная  организация, указанная  запись  обязательна.   

Если  виновником  недостач  или  порчи  является  поставщик  и  условиями  договора  поставки  предусмотрен  отказ  от  оплаты  недостающих  (испорченных)  товаров, а  деньги  за  товары  поставщику  ещё  не  перечислены, то  покупатель  при  оплате  товаров  уменьшает  сумму  платежа  на  стоимость  этих  товаров. Запись  в  данном  случае  не  делается. 

Другими  причинами  недостач  могут  быть  естественная  убыль  товаров  при  их  перевозке,  нормируемые  потери  от  боя  товаров  в  стеклянной  посуде, хищения  в  пути  и  т.д. 

В  этом  случае  делается  бухгалтерская  запись: 

Д  41/2        К  60    на  сумму  фактически  полученного  товара; 

Д  76/2        К  60  на  сумму  претензии, предъявленной  поставщику; 

Д  19/3        К 60  на  сумму  НДС  по  фактически  полученному  товару; 

Д  91/2        К  60  на  сумму  естественной  убыли  (в  пределах  норм). 

В  МУФП  «ЦГА»  не  всегда  недостающий, бракованный  и  иной  товар, не  соответствующий  нормам  (истёк  срок  годности, бой  и  т.д.),  оформляют  претензией, В  некоторых  случаях  он  оформляется  как  возврат  товара,  и  фирма - поставщик  проводится  в  отчётах  как  покупатель. Оформляется  возврат  как  счёт-фактура  [Приложение  8]. В  данном  случае  уменьшается  оплата  товара  поставщику  на  сумму, указанную  в  счёте  на  возврат. 

Например, был  оформлен  возврат  товара  фирме  ЗАО  ЦВ  «Протек-25» на  сумму  197-65  руб. В  этом  случае  была  сделана  запись: 

Д  62/2        К90/1.1     197-65  руб. 

Д  60           К62/2                 197-65  руб. 

Учёт   расчётов   с   поставщиками   товарно-материальных   ценностей   и 

услуг  производится  на  счёте  60  «Расчёты  с  поставщиками  и  подрядчиками». Счёт  является  активно-пассивным. Сальдо  кредитовое  свидетельствует  о  сумме  задолженности  предприятия  поставщикам  и  подрядчикам  по  неоплаченным  счетам  и  неотфактурованным  поставкам.  Сальдо  дебетовое  показывает  сумму  задолженности  поставщиков  перед  организацией  за  полученные  авансы, предоплату  под  поставку  товаров. Оборот  по  дебету - суммы  оплат, списаний  и  зачётов  за  отчётный  месяц; оборот  по  кредиту – суммы  за  полученный  товар, услуги.