Учет движения товаров

     Таким образом, нормативно-правовое регулирование  учета движения товаров включает в себя большое количество законодательных  и нормативных актов. Постоянное совершенствование учетного процесса требует обновления нормативно-законодательных актов, что, в свою очередь, предъявляет высокие требования к изучению данных правовых актов в целях повышения своего профессионального уровня. 
 
 

     2 Учет движения  товаров 
 

     2.1 Документальное оформление движения товаров, отчетность материально-ответственных лиц 
 

     2.1.1 Документального оформление поступления товаров 
 

     2.1.1.1 Общий порядок  оформления поступления  товаров 
 
 

     Документальное  оформление поступления товаров  зависит от способа их доставки, вида используемого транспорта, места  их приемки, используемых форм расчетов и других условий хозяйственных  договоров.

     На  оптовый склад товары поступают  от организаций-изготовителей, посредников, зарубежных фирм. Доставка товаров  осуществляется железнодорожным и автомобильным транспортом. По договору поставщик может осуществлять централизованный завоз товаров на оптовый склад или транзитом покупателю. Организация оптовой торговли может осуществлять самовывоз товаров от поставщика своим или привлеченным транспортом.

     Порядок приемки товаров и его документальное оформление зависит от:

     1. места приемки: от перевозчика (на станции железной дороги, водной пристани), на складе поставщика или на складе получателя;

     2. вида и состояния тарных мест: в опломбированной, открытой, поврежденной таре;

     3. вида приемки: по количеству мест, по количеству товарных единиц, комплектности и качеству.

     Все первичные документы по сделке покупки (продажи) товаров можно сгруппировать по принципу исходящего документа с учетом их назначения и видов:

     а) документы, составляемые поставщиком при отправке (выдаче) груза:

     - товарные документы: товарная, товарно-транспортная накладная, авианакладная, коносаменты, спецификации и др.:

     -  документы, удостоверяющие качество  товаров: сертификат качества (соответствия), ветеринарное удостоверение и др.

     -  платежные документы: платежное требование (требование-поручение), коммерческий счет.

  б) документы, составляемые покупателем при получении груза:

доверенность  на получение товарно-материальных ценностей; платежное поручение.

     в) документы, составляемые по инициативе и (или) при участии третьих лиц (сторон) сделки: железнодорожная накладная; грузовая таможенная декларация; декларация «Паспорт сделки»; статистическая декларация; акт об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей; акт приемки продукции (товаров), поступивших без счета поставщика и др.

     За  качество и достоверность первичных  документов ответственность несут их составители.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.1.1.2 Документальное оформление приемки товаров на складе поставщика 
 
 

     Товар принимает экспедитор оптовой организации, с которым заключают договор о материальной ответственности. Экспедитору выдают доверенность [ПРИЛОЖЕНИЕ И] на получение товарно-материальных ценностей. Доверенность выписывает бухгалтер с полным и точным заполнением всех реквизитов. Доверенность подписывают руководитель и главный бухгалтер организации, их подписи заверяются печатью. Выдачу доверенностей регистрируют в специальном журнале учета выданных доверенностей [ПРИЛОЖЕНИЕ К] с последующей отметкой об использовании или возврате.

     Неиспользованные  доверенности по истечении срока  их действия экспедиторы возвращают в бухгалтерию, они аннулируются путем перечеркивания. В журнале учета выданных доверенностей бухгалтер делает отметку о возврате, а аннулированные доверенности подшивает в специальную папку, где их хранят в течение года. Лицам, не отчитавшимся за ранее выданные доверенности, новые доверенности не выдают.

     В обмен на доверенность поставщик  выписывает Товарную накладную формы ТН-2 [ПРИЛОЖЕНИЕ Л] либо Товарно-транспортную накладную формы ТТН-1. Экспедитор в присутствии представителя поставщика производит приемку товаров по количеству и качеству в соответствии с Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 3 сентября 2008 г. № 1290, ГОСТами, другими нормативными документами и договорами с поставщиками.

     Доставленные  экспедитором на склад торговой организации  товары, поставляемые поставщиком в закрытой исправной таре, материально-ответственное лицо принимает по количеству единиц, ассортименту и качеству. Приемка товаров на складе покупателя по качеству должна быть проведена не позднее 10 дней, а по скоропортящимся продуктам - в течение 24 часов. Приемка товаров на складе покупателя по количеству должна быть проведена при одногородних поставках не позднее 10 дней, при иногородних - не позднее 20 дней, а по скоропортящимся продуктам - в течение 24 часов [15].

     По  маркировке на ящиках, пачках, коробках материально ответственное лицо подсчитывает количество единиц, массу, проверяет сортность, комплектность продукции, отпускные цены на товары и сверяет их с данными товарной или товарно-транспортной накладной поставщика. В случае выявления несоответствия между фактическим количеством и качеством поступивших товаров с данными сопроводительных документов поставщика приемку товаров приостанавливают и возобновляют после создания комиссии.

     По  результатам приемки товаров  по количеству и качеству на выявленные расхождения комиссия составляет Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей в трех экземплярах. В акте подробно описывают выявленные дефекты и их причины, дают подробные выводы и предложения комиссии по выявленным недостачам и пересортицам, указывают приложения: упаковочные ярлыки тарных мест, пломбы тарных мест, транспортные документы и др. Дату и номер составленного акта указывают в товарной (товарно-транспортной) накладной поставщика. Первый экземпляр акта высылают поставщику, второй - прикладывают к отчету материально ответственного лица, третий - передают в бухгалтерию.

     На  основании надлежаще оформленных  и утвержденных руководителем организации актов об установленных расхождениях в количестве и качестве при приемке товаров на сумму причиненного ущерба торговая организация:

     - предъявляет поставщику претензию,  если ему была произведена  предварительная оплата;

     - заявляет частичный отказ от  оплаты за предъявление частично  бестоварного счета (отказ предъявляет в обслуживающее отделение банка);

     - при расчетах платежными требованиями-поручениями  оплачивают только за фактически поступившие товары.

     При отсутствии расхождений по количеству и качеству заведующий складом в получении груза расписывается в товарных документах поставщика, указывает на сумму принятых товаров и заверяет свою подпись штампом склада. Для формирования базы данных для натурально-стоимостного учета товаров на оптовых складах выписывают приходный ордер на поступившие товары [ПРИЛОЖЕНИЕ М] на оприходование фактически поступивших товаров.

     Поступившие от поставщиков документы подвергают всесторонней проверке: соответствие поставки условиям заключенного договора; правильность и обоснованность цен, оптовых надбавок, транспортных расходов; правильность подсчетов; после чего руководитель организации дает согласие на оплату счета, а при установлении ошибок, нарушений условий договора - на отказ от акцепта.

     Отказ от оплаты бывает полным и частичным. В обоих случаях он должен быть достаточно обоснованным. О мотивах отказа необходимо сообщить поставщику, а при расчетах платежными требованиями и банку. При необоснованном отказе от оплаты счета покупатель по решению хозяйственного суда несет материальную ответственность перед поставщиком.

     Полный  отказ от оплаты может иметь место: при нарушении условий договора, при отгрузке товаров по ненадлежащему адресу, при предъявлении счета к оплате повторно, при отсутствии согласованной цены на товары и в других случаях.

     Частичный отказ от оплаты допускается: при наличии в товарной (товарно-транспортной) накладной арифметической ошибки; при наличии произведенной частичной оплате за товары и в других случаях.

     Бухгалтер организации строго контролирует сроки  акцепта, предъявления в банк платежных требований-поручений, так как их задержка или невыполнение ведет к росту дебиторской задолженности, штрафным санкциям за просрочку платежа и соответственно к ухудшению финансового положения хозяйствующего субъекта. Проверенные и акцептованные документы бухгалтер передает заведующему складом для осуществления приемки поступивших товаров.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.1.1.3 Документальное оформление приемки товаров, поступивших в порядке централизованной доставки 
 
 

     Материально ответственное лицо поступившие  товары принимает от представителя поставщика по количеству мест или массы, сверяя фактическое наличие с данными первичных документов. При отсутствии расхождений материально ответственное лицо расписывается в получении груза во всех экземплярах товарно-транспортной накладной [ПРИЛОЖЕНИЕ Н], подтверждает время начала и окончания разгрузки товаров и заверяет свою подпись штампом склада, который заменяет доверенность на получение товаров от поставщика. Первый экземпляр товарно-транспортной накладной, предназначенной для оприходования поступивших товаров, оставляет у себя, второй возвращает поставщику, а третий и четвертый экземпляры возвращает перевозчику. Третий экземпляр служит основанием для расчетов за автоуслуги, поэтому перевозчик прилагает его к счету за перевозку груза и высылает заказчику, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета работы автомобильного транспорта и для начисления заработной платы водителю. Последующую приемку товаров по количеству и качеству заведующий складом проводит в установленные сроки. Приемку товаров, поступивших в открытой и поврежденной таре, заведующий складом производит по количеству и качеству в присутствии представителя поставщика. При установлении расхождений с данными документов поставщика приемку товаров осуществляет комиссия, в которую входит и представитель поставщика. На установленные расхождения по количеству и качеству комиссия составляет Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей в трех экземплярах. Один экземпляр акта передают представителю поставщика. Во всех экземплярах товарно-транспортной накладной указывают номер и дату составленного акта. На фактически поступившие товары заведующий складом выписывает свою товарно-транспортную накладную в двух экземплярах с передачей второго экземпляра представителю поставщика. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.1.1.4 Документальное оформление приемки товаров, поступивших без счета поставщика и незаказанных.  
 
 

     Если  от поставщика поступили товары без сопроводительных документов, то их приемку осуществляет сформированная комиссия, в которую включают представителей торговой организации, поставщика или незаинтересованной стороны и материально ответственное лицо. Комиссия по результатам приемки товаров составляет Акт на поступивший товар без счета поставщика в двух экземплярах. В акте отражают наименование товаров, их характеристику, отпускную цену, количество и стоимость. Один экземпляр акта направляют поставщику с просьбой немедленно выслать документы на отгруженные товары. Второй экземпляр акта служит основанием для оприходования товаров, поступивших без счета поставщика, на ответственное хранение. На ответственном хранении товары числятся до получения сопроводительных документов от поставщика.

     Поступившие от поставщика незаказанные товары, по которым оформлен отказ от оплаты, заведующий складом принимает на ответственное хранение на основании сопроводительных документов поставщика до получения распоряжения поставщика о возврате товаров, их переадресовке или реализации на более льготных условиях. По товарам, принятым на ответственное хранение, покупатель несет расходы по их хранению и реализации. По договоренности сторон поставщик возмещает покупателю эти расходы на основании предъявленного счета или предоставляет дополнительную скидку на переотправку груза.

     Таким образом, на всем пути движения товаров  от поставщика до покупателя независимо от способов доставки и видов используемого транспорта установлена и четко разграничена полная материальная ответственность конкретных субъектов хозяйствования и материально ответственных лиц. Обеспечению сохранности товаров способствует своевременное и качественное оформление первичных документов поступления товаров от поставщиков на оптовый склад торговой организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.1.1.5 Учет поступления товаров на оптовый склад 
 
 

     Учет  товаров и тары в оптовой торговле ведут на основном активном материальном счете 41 «Товары», субсчете 1 «Товары на складах» [ПРИЛОЖЕНИЕ П]. Дебетовое сальдо по субсчету показывает остаток товаров на складах, по дебету счета отражают поступление товаров, а по кредиту их выбытие. Приход и расход товаров под отчетом заведующего складом отражают на основании первичных товарных документов. При этом строго соблюдают принципы и методологические основы учета товаров, закрепленные в учетной политике организации [ПРИЛОЖЕНИЕ А].