Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами

1)   руководитель предприятия признал,  что перерасход оправдан, работнику  должны возместить разницу;

2)   руководитель решит, что работник  проявил излишнюю самостоятельность,  то сумму перерасхода ему не  компенсируют.

      Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению  по кредиту счета 71 в корреспонденции  со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

      В бухгалтерском балансе дебиторскую  задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».  

2.2. Расчеты с подотчетным  лицом.

      По  авансовому отчету у командировочного сотрудника может быть либо перерасход (он сдается в кассу), либо остаток  средств в иностранной валюте. Предприятие обязано вернуть  неизрасходованный остаток в  банк в течение 10 рабочих дней с  момента возвращения командируемым  лицом в кассу. Если сумма перерасхода  в иностранной валюте превышает  эквивалент 10 000 $ США по курсу ЦБ РФ на дату погашения указанной суммы, уполномоченный банк направляет извещение  в Минфин РФ (Положение, утвержденное ЦБ РФ 20.08.02 № 193-П).

      Задолженность командированного лица перед организацией может быть погашена путем внесения в кассу организации эквивалентной  суммы задолженности в рублях по курсу Центробанка., она также  сдается в банк.

      У командированного сотрудника может  возникнуть перерасход наличной иностранной  валюты по авансовому отчету. Такая  ситуация бывает, когда он расходует  во время командировки собственные  валютные средства, приобретенные от своего имени и за свой счет. В  этом случае для погашения перерасхода  банк запрашивает авансовый отчет  командируемого лица и документы, подтверждающие его расходы за пределами РФ. Организация  может погашать задолженность разными  способами: в наличной или безналичной  форме, в рублях или иностранной  валюте. Если организация не предъявила по требованию уполномоченного банка  авансовый отчет и подтверждающие документы, банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности  в наличной иностранной валюте или  в переводе на валютный счет командируемого лица.      

    

Представительские расходы организации

      Организация с целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами  и заключения новых хозяйственных  договоров осуществляет расходы, связанные  с приемом и обслуживанием  представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

      В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации. 

В настоящее  время организациям следует руководствоваться  перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.

Проводиться подобные мероприятия (официальный  обед, ужин и др.) могут либо непосредственно  в самой организации, либо с выездом  на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

Оформление  первичных документов

      Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий  в соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными  документами, которые служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

      Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается  только при наличии первичных  учетных документов, в которых  должны быть указаны дата и место  проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны  организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

      Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление  так называемых подготовительных  документов;

2) оформление  уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление  документов, подтверждающих фактическое  расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

      На  первом этапе в организации составляется и протоколом правления  утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

На этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

- перечень  официальных лиц организации,  имеющих право участвовать в  переговорах и, следовательно,  получать под отчет средства  на представительские расходы;

- порядок  выдачи подотчетных сумм на  представительские расходы;

- порядок  расходования средств на представительские  расходы;

- документальное  оформление представительских расходов;

- порядок  осуществления контроля над расходованием  и списанием средств на представительские  расходы;

- нормирование  отдельных видов представительских  расходов.

      На  втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно  связанные с проведением конкретного  представительского мероприятия. К  таким документам относятся:

- распоряжение  руководителя о назначении ответственного  за проведение официального мероприятия;

- распоряжение (решение правления Облпотребсоюза) о направлении приглашения на  деловую встречу, который должен  содержать цель прибытия представителей  сторонней организации;

- программа  проведения деловой встречи с  указанием даты, места и сроков  проведения деловой встречи, ФИО  участников со стороны организации  и со стороны приглашенных  и их должностей, утвержденной  сметы представительских расходов.

      На  третьем этапе ответственным  лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное  мероприятие:

-  отчет  о расходах на проведение деловой  встречи;

- авансовый  отчет с приложенными документами,  подтверждающими произведенные  расходы.

      Такими  документами являются: счета предприятий  общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг  переводчика и т. д.

Все первичные  документы должны соответствовать  требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ

Бухгалтерский учет.

      Документы, регулирующие порядок организации  и ведения бухгалтерского учета  в организации, не содержат понятия "представительские расходы". Но если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами (п.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99).

      При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы  согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются  в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным  видам деятельности. В бухгалтерском  учете представительские расходы  не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

      В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его  применению представительские расходы  отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные  расходы", 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами  раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

      Порядок включения затрат, произведенных  организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих в переговорах  в целях установления и (или) поддержания  взаимного сотрудничества,  состав представительских расходов определен  п.2 ст.264 НК РФ. Положения этого пункта применяются к официальным лицам  организации, представителям организаций-контрагентов и организаций - потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

      К представительским относятся расходы  организации:

1) на  проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного  мероприятия);

2) транспортное  обеспечение доставки принимаемых  лиц к месту проведения представительского  мероприятия и (или) заседания  руководящего органа и обратно;

3) буфетное  обслуживание во время переговоров;

4) оплата  услуг переводчиков, не состоящих  в штате организации, по обеспечению  перевода во время представительских  мероприятий.

      Не  относятся к представительским  расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения  заболеваний.

      Представительские расходы организации принимаются  в целях налогообложения прибыли  в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. "Сверхнормативные" суммы  представительских расходов согласно п.42 ст.270 НК РФ не уменьшают налоговую  базу по налогу на прибыль.

      В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся  к косвенным расходам, которые  в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода (п.1 ст.318 НК РФ). База при исчислении предельного размера представительских  расходов, учитываемых в целях  налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим  итогом с начала налогового периода. 

2.3. Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте.

      Подотчетными  лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы  денежных средств на предстоящие  административно-хозяйственные и  командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе  наличные деньги под отчет на хозяйственные  нужды, утверждается руководителем  предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

      Указанные суммы на командировочные расходы  называются нормированными и включаются в себестоимость работ, услуг, продукции. В случае превышения фактических  расходов над нормой разрешается  их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с  одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой начисленной  командируемому заработной платы для  определения подоходного налога.

      Целесообразность  произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или  служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета он утверждается руководителем предприятия и  принимается к учету. Остаток  неиспользованных сумм сдается подотчетным  лицом в кассу по приходному кассовому  ордеру, а перерасход выдается из кассы  по расходному кассовому ордеру в  день сдачи авансового отчета.