Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами

      Действующими  правилами какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах запрещены. Если при заполнении кассового ордера допустили ошибку, то его оформляют заново. 

1.3. Анализ движения денежных средств.

      Одним из основных условий финансового  благополучия предприятия является приток денежных средств, обеспечивающий покрытие его обязательств. Отсутствие такого минимально необходимого запаса денежных средств свидетельствует о его серьезных финансовых затруднениях. Чрезмерная же величина денежных средств говорит о том, что реально предприятие терпит убытки, связанные, во-первых, с инфляцией и обесценением денег и, во- вторых, с упущенной возможностью их выгодного размещения и получения дополнительного дохода. В этой связи возникает необходимость оценить рациональность управления денежными средствами на предприятии.

      Существуют  различные способы такого анализа. В частности, своеобразным барометром возникновения финансовых затруднений  является тенденция сокращения доли денежных средств в составе текущих  активов предприятия при возрастающем объеме его текущих обязательств. Поэтому ежемесячный анализ соотношения  денежных средств и наиболее срочных  обязательств (срок которых заканчивается  в текущем месяце) может дать достаточно красноречивую картину избытка (недостатка) денежных средств на предприятии. Другой способ оценки достаточности денежных средств состоит в определении длительности периода оборота.

      Для расчета привлекаются внутренние учетные  данные о величине остатков на начало и конец периода (желательно, месяца) по счетам денежных средств (50"Касса", 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет", 55 "Специальные счета  в банках" и др.).

      Для исчисления величины среднего оборота  следует использовать кредитовый оборот, очищенный от внутренних оборотов за анализируемый период, по счету 51 "Расчетный  счет", имея в виду, что большинство  предприятий совершают безналичные расчеты со своими контрагентами, а выдача денежных средств через кассу (например, заработная плата работников или оплата хозяйственных расходов) предполагает их предварительное получение в банке. Открытие специальных счетов в банке и их использование (чековые книжки, аккредитивы) за счет собственных средств также связано с перечислением средств с расчетного счета на соответствующие специальные счета. В этих случаях использование для исчисления величины оборота суммы кредитовых оборотов по счетам 50, 52, 55 привело бы к двойному счету и в итоге к значительному искажению показателя оборачиваемости денежных средств на предприятии. Но если на предприятии существенная часть расчетов проходит через кассу (оплата продукции, услуг поставщиков и подрядчиков осуществляется за наличные средства) и (или) специальные счета формируются на заемной основе, т. е. суммы, проводимые по кредиту счетов 50 "Касса" и 55 "Специальные счета в банках", предварительно не отражаются на счете 51"Расчетный счет", то указанные расходы денежных средств должны быть прибавлены к сумме кредитового оборота по счету 51 "Расчетный счет". Если сформировать величину чистого оборота денежных средств затруднительно, можно рассчитать оборачиваемость по каждому счету учета денежных средств (50, 51, 52 и т. д.) в отдельности и по динамике данных показателей сделать выводы об изменении скорости оборота этих средств.

      Для того чтобы раскрыть реальное движение денежных средств на предприятии, оценить  синхронность поступления и расходования денежных средств, а также увязать  величину полученного финансового  результата с состоянием денежных средств, следует выделить и проанализировать все направления поступления (притока) денежных средств, а также их выбытия(оттока).

      Приток  денежных средств в рамках текущей  деятельности связан в первую очередь  с получением выручки от реализации продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также авансов от покупателей  и заказчиков; отток - с уплатой  по счетам поставщиков и прочих контрагентов, выплатой заработной платы работникам, производственными отчислениями в  фонды социального страхования  и обеспечения, расчетами с бюджетом по причитающимся к уплате налогам. С текущей деятельностью предприятия  связана также выплата (получение) процентов по кредитам.

      Движение  денежных средств в разрезе инвестиционной деятельности связано с приобретением (реализацией) имущества долгосрочного  пользования.В первую очередь это касается поступления (выбытия) основных средств и нематериальных активов. Финансовая деятельность предприятий связана в основном с притоком средств вследствие получения долгосрочных и краткосрочных кредитов и займов, эмиссии акций, а также с их оттоком в виде погашения задолженности по полученным ранее кредитам и выплаты дивидендов.

      В зарубежной практике составляется более  детализированный отчет о движении денежных потоков, согласно которому особо  выделяется движение денежных средств  в разрезе текущей деятельности, налогообложения (уплата налогов), обслуживания финансов (уплата и получение процентов, дивидендов), инвестиционной и собственно финансовой деятельности.

Анализ  движения денежных средств проводится прямым и косвенным методами. Анализ денежных средств прямым методом дает возможность оценить ликвидность предприятия, поскольку детально раскрывает движение денежных средств на его счетах и позволяет делать оперативные выводы относительно достаточности средств для платежей по текущим обязательствам, для инвестиционной деятельности и дополнительных выплат. В то же время этому методу присущ серьезный недостаток, поскольку он не раскрывает взаимосвязи полученного финансового результата и изменения денежных средств на счетах предприятия.

      Как было выяснено, величина притока денежных средств существенным образом отличается от суммы полученной прибыли, и тому есть несколько причин. Назовем основные из них.

1. Прибыль  (убыток), или финансовый результат,  отражаемый в отчете о финансовых  результатах и их использовании,  формируется в соответствии с  принципами бухгалтерского учета,  согласно которым расходы и  доходы признаются в том учетном  периоде, в котором они были  начислены (вне зависимости от  реального движения денежных  средств):

- учет  реализованной продукции по моменту  ее отгрузки (выставления расчетных  документов покупателям) связан  с расхождением величины отгрузки  и поступления денежных средств  от покупателей. Причина такого  расхождения

- изменение остатков дебиторской задолженности;

- наличие  расходов, имеющих отношение к  будущим периодам, приводит к  тому, что реальная сумма платежей  отличается от себестоимости  продукции, в которую, как известно, включаются расходы только отчетного  периода;

- наличие  отложенных платежей, т. е. начисленных,  но не произведенных в отчетном  периоде расходов, увеличивает себестоимость  продукции на указанные расходы,  а оттока денежных средств  не происходит;

- деление  расходов на капитальные и  текущие. Если текущие расходы  напрямую относятся на себестоимость  реализованной продукции, то капитальные  возмещаются в течение длительного  периода времени через амортизационные  отчисления. Однако именно капитальные  расходы сопровождаются зачастую  наиболее значительным оттоком  денежных средств.

2. Источником  увеличения денежных средств  не обязательно является прибыль(к  примеру, приток денежных средств  может быть обеспечен за счет  их привлечения на заемной  основе). Точно так же отток  денежных средств зачастую не  связан с уменьшением финансового  результата.

3. Приобретение  активов долгосрочного характера  и связанный с этим отток  денежных средств не отражаются  на величине прибыли, а их  реализация меняет совокупный  финансовый результат на сумму  результата от данной операции. Изменение денежных средств при  этом определяется суммой полученной  выручки от реализации.

4. На  величину финансовых результатов  оказывают влияние расходы, не  сопровождающиеся оттоком денежных  средств (например, амортизационные  отчисления), и доходы, не сопровождающиеся  их притоком (например, при учете  реализованной продукции по моменту  ее отгрузки).

5. На  расхождение финансового результата  и прибыли непосредственное воздействие  оказывают изменения в составе  собственного оборотного капитала. Увеличение остатков по статьям  текущих активов приводит к  дополнительному оттоку денежных  средств, сокращение - к их притоку. Деятельность предприятия, накапливающего запасы товарно-материальных ценностей, неизбежно сопровождается оттоком денежных средств; однако до того момента, пока запасы не будут отпущены в производство (реализованы), величина финансового результата не изменится.

6. Отток  денежных средств, связанный с  закупкой товарно-материальных ценностей,  определяется характером расчетов  с кредиторами. Наличие кредиторской задолженности позволяет предприятию использовать запасы, которые еще не оплачены. Следовательно, чем больше период погашения кредиторской задолженности, тем большая сумма неоплаченных запасов находится в обороте предприятия и тем значительней расхождения между объемом материальных ценностей, отпущенных в производство (себестоимостью реализованной продукции), и размером платежей кредиторам. Совокупный результат, характеризующий состояние денежных средств на предприятии, складывается из суммы результатов движения средств по каждому виду деятельности.

      При косвенном методе финансовый результат  преобразуется с помощью ряда корректировочных процедур в величину изменения денежных средств за период(разность сумм на начало и конец периода). В методических целях можно выделить определенную последовательность осуществления  таких корректировок. На первом этапе устанавливают соответствие между финансовым результатом и собственным оборотным капиталом. Для этого устраняют влияние на финансовый результат: операций начисления износа (как расходов, не сопровождающихся оттоком денежных средств) и операций, связанных с выбытием объектов долгосрочных активов. Бухгалтерские операции начисления износа заключаются, как известно, в отнесении на себестоимость продукции доли амортизационных отчислений.

 Поскольку  уменьшение прибыли вследствие  этих операций не ведет к  сокращению денежных средств,  для получения реальной величины  денежных средств суммы начисленного  износа (оборот по кредиту счетов 02 "Износ основных средств", 05 "Амортизация нематериальных активов", 13 "Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов") должны быть добавлены к чистой прибыли. Если такая информация оказывается недоступной (речь, разумеется, идет о внешних пользователях), в упрощенном расчете может быть использована величина изменений по соответствующим статьям бухгалтерского баланса.

      Выбытие объектов основных средств и прочих внеоборотных активов вызывает убыток в размере их остаточной стоимости, который фиксируется на счетах 47 "Реализация и прочее выбытие  основных средств" и 48 "Реализация прочих активов" и затем списывается  на уменьшение финансового результата в дебет счета 80 "Прибыли и  убытки" (за исключением случая безвозмездной  передачи объектов). Вполне понятно, что  никакого воздействия на величину денежных средств операции списания с баланса  остаточной стоимости имущества  не оказывают, поскольку связанный с ними отток средств произошел значительно раньше - в момент их приобретения. Следовательно, сумма убытка в размере недоамортизированной стоимости должна быть добавлена к величине чистой прибыли.

      Для того чтобы оценить реальный приток денежных средств на предприятие  от его покупателей, рассмотрим механизм отражения бухгалтерских операций на примере счета 62 "Расчеты с  покупателями и заказчиками". Сальдо этого счета представляет собой  задолженность покупателей на начало (конец) периода, оборот по дебету - возникновение (увеличение) задолженности, оборот по кредиту - ее погашение (с учетом того, что при расчетах на условиях предоплаты суммы, полученные от покупателей и  заказчиков, отражаются по кредиту  счета 64 "Расчеты по авансам полученным", оценка движения денежных средств на нем будет рассмотрена позднее).

      У операций, отражаемых на пассивных  счетах, механизм воздействия на движение денежных средств обратный. Если остаток  по счетам обязательств в отчетном периоде увеличивается, это означает, что по ним было заплачено меньше, чем показано в расходах (себестоимость  реализации завышена), и сумма увеличения должна быть прибавлена к чистой прибыли. Если сальдо уменьшается, следовательно, по обязательствам было заплачено больше, чем указано в отчете о финансовых результатах, и сумма уменьшения должна исключаться из величины чистой прибыли.

  До сих пор мы рассматривали операции, формирующие величину чистой прибыли. Между тем на большинстве предприятий отток денежных средств связан и с использованием чистой прибыли (штрафы, уплачиваемые из чистой прибыли, проценты за кредит, относимые и уплачиваемые за счет чистой прибыли, выплаты по фонду потребления, дивиденды и др.). Если такие расходы имели место, проводят дополнительные корректировочные процедуры (условно назовем их третьим этапом корректировки), связанные с исключением указанных сумм расходов из чистой прибыли.