Учет денежных средств и расчетов с подотчетными лицами

      При открытии счета и в любой момент после открытия счета организация  как клиент банка может потребовать  у банка предоставить информацию о наличии лицензии на осуществление  банковских операций, информацию о  финансовой отчетности - бухгалтерский  баланс, отчет о прибылях и убытках, аудиторское заключение по итогам года, а также ежемесячные бухгалтерские  балансы за текущий год.

      Одним из основных документов, регулирующих отношения между банком и клиентом при осуществлении операций по безналичному расчету, является договор между  банком и клиентом. В договоре может быть предусмотрено, в течение какого срока банк обязан осуществлять перечисление средств по поручению клиента. Если данный срок в договоре отсутствует, то, как установлено новой редакцией Закона РФ "О банках и банковской деятельности", банк обязан осуществить перечисление средств клиента и зачисление средств на его счет не позже следующего операционного дня после получения соответствующего платежного документа. Иной срок может быть установлен лишь Федеральным законом или указан в платежном документе.

      Списание  денежных средств со счета осуществляется банком на основании распоряжения клиента. Без распоряжения клиента списание денежных средств, находящихся на счете, может производиться только по решению  суда, а также в случаях, установленных  законом (например, при взыскании  финансовых санкций налоговым органом) или предусмотренных договором  между банком и клиентом.

  1.2.2. Учет денежных средств и краткосрочных финансовых вложений.

      Предприятия, осуществляя текущую, инвестиционную и финансовую деятельность, вступают во взаимоотношения с юридическими и физическими лицами, в том  числе с членами своего трудового  коллектива. Эти взаимоотношения  основаны на денежных расчетах. Большая часть расчетов по взаимным обязательствам проводится через учреждения банков, т. е. путем безналичных расчетов. Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами постановлением Совета Министров – Правительства Российской Федерации от 30 июня 1993 г. № 626 ограничены предельной суммой в 2000 тыс. руб. Все расчеты между юридическими лицами на сумму свыше 2000 тыс. руб. должны проводиться только в безналичном порядке.

      При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники  со значительным стажем работы (не говоря о начинающих) допускают грубые нарушения  действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций.

      При проведении расчетных операций банки  контролируют соблюдение предприятиями  платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов.

      Безналичные расчеты за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные  услуги предприятия ведут по акцептной  форме, аккредитивами, платежными поручениями, почтовыми и телеграфными переводами, чеками, векселями. Порядок и формы  расчетов между получателями и плательщиками  средств определяются договором.

      На  учреждения банков возложено и кассовое обслуживание предприятий. Банк выдает им наличные деньги для оплаты труда, выплат по временной нетрудоспособности, премий, на командировочные, представительские и хозяйственные расходы, приобретение горюче-смазочных материалов. Полученные из банка деньги должны расходоваться строго по целевому назначению. Не израсходованные по целевому назначению деньги предприятие обязано внести на свой счет в учреждение банка.

   Основные задачи учета денежных средств на предприятиях:

- учет  и выполнение операций с наличными  денежными средствами и расчеты  с юридическими и физическими  лицами в соответствии с требованиями  действующего законодательства  и установленными правилами;

- контроль  соблюдения кассовой и расчетной  дисциплины;

- своевременное  и правильное документальное  оформление операций по движению  денежных средств;

- строжайший  повседневный контроль сохранности  наличных денег, валюты и ценных  бумаг в кассе;

- своевременное  проведение инвентаризации денежных  средств.

      Предприятия ежеквартально вместе с балансом представляют пользователям отчет  по ф. "Движение денежных средств". Он заполняется нарастающим итогом с начала года на основании бухгалтерских  записей на счетах 50, 51, 52, 53, 56, 57. Сложности для заполнения эта форма не представляет, но здесь есть одна особенность. Предприятия, имеющие валютные счета в уполномоченных банках, предварительно заполняют ф. № 4 по каждому виду валютных счетов в соответствующей валюте также нарастающим итогом с начала года, после чего по курсу рубля на конец отчетного периода определяется рублевый эквивалент движения валютных средств (сальдо на начало года, поступление, выбытие, сальдо на конец отчетного периода) для включения в общую ф. № 4.

1.2.3. Учет кассовых операций.

      К кассовым относятся операции, связанные  с получением и расходованием  наличных денег непосредственно  из кассы предприятия. Эти действия предприятия регламентированы документом "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации 22 сентября 1993 г. № 40, в соответствии с которым наличные деньги предприятия хранятся в его кассе в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. Всю денежную наличность сверх установленных "лимитов предприятия обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживающим банком. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течение трех дней, включая день получения их в банке.

      Обеспечение сохранности денежных средств.

      Предприятие создает условия, необходимые для  обеспечения сохранности денежных средств в кассе, при доставке их из учреждения банка и при сдаче  в банк. Министерством внутренних дел Российской Федерации утверждены. Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке и Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий, которые подлежат исполнению и соблюдению на предприятиях всех организационно-правовых форм и видов деятельности.

      Для кассы выделяют особое помещение  и сейфы, которые по окончании  работы кассир закрывает ключом и  опечатывает сургучной печатью. Ключи от сейфов и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах - у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой  руководителем, результаты которой  фиксируют в акте. При утрате ключей руководитель информирует о происшествии органы внутренних дел. Не разрешается  хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие  предприятию, и входить в помещение  кассы лицам, не имеющим отношения  к ее работе.

Документальное  оформление поступления  наличных денег.

      Наличные  деньги поступают в кассу предприятия  с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и др. Поступление  денег в кассу оформляют по приходным кассовым ордерам, который выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное приказом (распоряжением) руководителя предприятия. К приходному ордеру выписывается квитанция, которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикалывается к выписке банка (при поступлении наличных из банка). До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных документов.

      Действующим правилом запрещено выдавать приходные  кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер  передают для исполнения непосредственно  в кассу, где кассир проверяет  правильность его оформления, наличие  и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает  приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимают  только в день их составления.

      При приемке наличных денег кассиры  должны руководствоваться документом "Признаки и правила определения платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет банка России". Этим документом определены: признаки платежеспособности, допустимые повреждения платежеспособных банкнот, порядок обмена банкнот и монет, порядок экспертизы денежных знаков.

Документальное  оформление выдачи наличных денег.

      Наличные  деньги выдают из кассы на основании  расходных кассовых ордеров (ф. КО-2) или других документов (платежных  ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный  штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Все документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем  предприятия и главным бухгалтером  или уполномоченными ими лицами. Если на документах, прилагаемых к  расходному кассовому ордеру, имеется  разрешительная надпись руководителя, то его подпись на ордере необязательна. Расходный кассовый ордер составляют в бухгалтерии, регистрируют в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров и передают кассиру  для исполнения. Выдача расходных  кассовых ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается.

      При выдаче денег отдельному лицу кассир требует предъявления паспорта или  иного документа, удостоверяющего  личность; записывает в расходный  кассовый ордер наименование и номер  документа, кем и когда он выдан  и отбирает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении  денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Лицам, не состоящим в списочном составе  предприятия, деньги выдают только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо, или по отдельной  ведомости на основании заключенных  договоров.

      Деньги  из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.).

      При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в ведомости  перед распиской получателя кассир делает надпись "По доверенности". Соответствующим образом оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оформление  выплат по оплате труда.

      Заработную  плату, пособия по временной нетрудоспособности и премии кассир выплачивает по платежным  ведомостям. На титульном (заглавном) листе  платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег  за подписями руководителя предприятия  и главного бухгалтера или лиц, ими  уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и их суммы прописью. Так же можно оформлять разовые  выдачи заработной платы или депонированных сумм нескольким лицам. Разовые выплаты  заработной платы отдельным лицам  оформляют, как правило, расходными кассовыми ордерами.

      По  истечении трех рабочих дней после  получения денег из учреждения банка  для оплаты труда, пособий по временной  нетрудоспособности, премий кассир в  платежной ведомости против фамилий  лиц, не получивших деньги, ставит штамп  или делает пометку от руки "Депонировано", затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных  и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. Если деньги по ведомости  выдавал не кассир, а другое лицо (раздатчик), то на ведомости дополнительно  делают соответствующую надпись, а  лицо, выдавшее деньги, ее подписывает. На выданную по платежной ведомости  сумму выписывают расходный кассовый ордер, или непосредственно на платежной  ведомости ставится штамп "Расходный  кассовый ордер №..".

      Документальное  оформление сдачи наличных денег  на расчетный счет предприятия. Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие обязано сдать в обслуживающее учреждение банка. Кассир предприятия выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств (выручка за работы и услуги, не выданная заработная плата и т. п.). Учреждение банка выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

Требования, предъявляемые к  оформлению кассовых ордеров.

      Кассовые  ордера должны быть четко заполнены  по всем реквизитам. В них указывается  основание для их составления  и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" – с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить возможность их повторного использования.